Od kada su zajednice suvlasnika počele dobivati vlastiti OIB, mnogi su dobavljači zaključili kako su zgrade automatski postale obveznici zaprimanja eRačuna. Posljednjih mjeseci upravitelji se zato susreću sa eRačunima koji su poslani na njihovu pristupnu točku, a odnose se na neku zgradu. Istina je da je dodjela OIB-a prvi put omogućila da zajednica suvlasnika tehnički može biti primatelj eRačuna. No u međuvremenu se promijenila i sama uloga eRačuna. On više nije samo elektronička verzija računa, nego je postao sastavni dio sustava Fiskalizacije 2.0. Upravo tu nastaje nesporazum. Prema dosadašnjim tumačenjima Porezne uprave, zajednice suvlasnika koje ne obavljaju gospodarsku djelatnost niti su porezni obveznici, a takvih je velika većina, nisu obveznici Fiskalizacije 2.0. Samim time nisu ni obvezni primatelji eRačuna. Drugim riječima, sama činjenica da zgrada ima dodijeljen OIB ne znači da mora otvoriti digitalnu pristupnu točku niti zaprimati račune putem sustava za razmjenu eRačuna jer da bi postojala obveza razmjene eRačuna, obje strane, izdavatelj i primatelj, moraju biti obveznici fiskalizacije.
Zašto nastaje zabuna?
Problem se najčešće pojavljuje kada dobavljač izda eRačun upravitelju, ali u opisu računa navede da se račun odnosi na određenu zgradu. Na prvi pogled čini se da je riječ o računu za zajednicu suvlasnika. Međutim, digitalni sustav ne promatra opis računa nego digitalne podatke o primatelju. Ako je eRačun poslan na digitalnu pristupnu točku upravitelja, u svim sustavima kroz koje prolazi, od izdavatelja, preko informacijskog posrednika do Fine, smatra se da je izdan upravo upravitelju. To može stvoriti probleme u evidencijama, ali i dodatne administrativne obveze koje zapravo nisu ni bile namijenjene upravitelju.
Tehnički postoji rješenje, ali ono ne uklanja glavni problem
Kada bi zajednica suvlasnika željela samostalno zaprimati eRačune, morala bi imati vlastitu digitalnu pristupnu točku. U praksi bi to značilo otvaranje posebne pristupne točke za svaku pojedinu zgradu, što je za upravitelje koji upravljaju većim brojem nekretnina teško provedivo. Zbog toga su informacijski posrednici omogućili drugačiji model. Zajednica suvlasnika može ovlastiti upravitelja da eRačune izdane na njezin OIB zaprima putem upraviteljeve pristupne točke. To se ovlaštenje (punomoć) dostavlja posredniku koji preusmjerava dostavu. Na taj način sustav evidentira da je račun izdan zajednici suvlasnika, dok ga u završnoj fazi zaprima upravitelj kao njezin ovlašteni zastupnik. Ipak, ni takav model ne rješava osnovnu dilemu. Budući da je eRačun danas dio procesa fiskalizacije, ostaje otvoreno pitanje njegove primjene na zajednice suvlasnika koje nisu obveznici Fiskalizacije 2.0.
Kako dobavljači mogu dostavljati račune?
Za svakodnevno poslovanje zajednica suvlasnika ništa se bitno nije promijenilo. Računi se i dalje mogu dostavljati elektroničkom poštom u PDF obliku, putem korisničkih portala dobavljača ili u papirnatom obliku. Važno je naglasiti da PDF račun poslan elektroničkom poštom nije eRačun u smislu Zakona o fiskalizaciji. Njegovo zaprimanje ne pokreće obveze koje proizlaze iz sustava Fiskalizacije 2.0.
Koje eRačune upravitelj smije zaprimiti?
Upravitelj može zaprimati isključivo eRačune koji su izdani njemu kao poslovnom subjektu. Ako je eRačun formalno izdan upravitelju, a odnosi se na trošak zajednice suvlasnika, takav način izdavanja nije ispravan te račun treba odbiti i zatražiti dostavu na drugi način.
Što mogu učiniti upravitelji?
Dok se ne objave dodatna službena tumačenja i ne ujednači praksa, upraviteljima se preporučuje da provjere podatke svih zajednica suvlasnika kojima upravljaju, posebno one vezane uz OIB, te da dobavljače pravodobno obavijeste na koji način trebaju izdavati i dostavljati račune, a sa informacijskim posrednikom (ako ga imaju) provjere mogućnost preusmjeravanja eRačuna izdanih zgradama na njihovu pristupnu točku na osnovu punomoći koje zgrada daje upravitelju. Jednako je važno uspostaviti jasna interna pravila za zaprimanje i kontrolu računa kako bi se izbjegla odbijanja, naknadna usklađenja i nepotrebni administrativni troškovi. U tome mogu pomoći i specijalizirana softverska rješenja. Primjerice, LC SPI omogućuje vođenje evidencije zajednica suvlasnika i njihovih OIB-a te olakšava kontrolu zaprimljenih računa, što upraviteljima pojednostavljuje prilagodbu novim zakonskim i poreznim pravilima.
