S prelaskom na elektroničko poslovanje, e-računi postaju standardni oblik dokumentacije u tvrtkama i javnim institucijama. No, njihovo sigurno pohranjivanje i arhiviranje nije samo praktična preporuka – to je zakonska obveza u Republici Hrvatskoj. Računovodstveni i porezni propisi jasno definiraju da sve poslovne isprave moraju biti neizmjenjive, čitljive tijekom cijelog propisanog razdoblja čuvanja, dostupne ovlaštenim osobama i pohranjene na način koji jamči njihovu vjerodostojnost i cjelovitost.
Zakonski okvir arhiviranja e-računa u Hrvatskoj
U Hrvatskoj je arhiviranje e-računa postalo zakonska obveza u sklopu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, koji je stupio na snagu 1. srpnja 2019. godine. Taj zakon propisuje obvezu izdavanja i zaprimanja e-računa u svim postupcima javne nabave, a od tada nije dopušteno razmjenjivati papirnate račune u tim postupcima. Prema Zakonu o računovodstvu, svi e-računi moraju se čuvati najmanje 11 godina, neovisno o tome jesu li izdani u postupcima javne nabave ili u redovnom poslovanju. Od 1. siječnja 2026. godine, elektronička razmjena računa postat će obavezna za sve porezne obveznike u Hrvatskoj, uključujući i poslovanje između poduzetnika (B2B), što dodatno potiče digitalizaciju i smanjuje administrativne troškove. Za e-račune to znači da moraju sadržavati sve podatke o podrijetlu, tvorcu, vremenu zaprimanja i elektroničkom potpisu, a ti se podaci moraju trajno čuvati. Samo tako mogu služiti kao dokaz u poreznoj kontroli ili reviziji te osigurati da su svi poslovni procesi u skladu s propisima. U praksi, nepohranjeni ili nepravilno arhivirani e-računi mogu dovesti do problema s dokazivanjem ispravnosti računa, što može imati financijske i pravne posljedice za tvrtke i institucije.
Prednosti sigurnog arhiviranja e-računa
Sigurno arhiviranje štiti račune od neovlaštenih izmjena ili brisanja i olakšava svakodnevni rad. Omogućuje jednostavan i brz uvid u sve pohranjene račune, omogućuje ispis i provjeru elektroničkog potpisa te trajno čuva podatke o ovjeri računa. Također, pravilno arhivirani računi osiguravaju da prethodni e-računi ostanu dostupni, što je posebno važno prilikom revizija, interne kontrole i upravljanja financijama. Na taj način organizacije imaju pouzdan uvid u cjelokupnu financijsku dokumentaciju, mogu pravovremeno reagirati na upite ili provjere nadležnih tijela i značajno smanjuju rizik od pogrešaka ili gubitka podataka.
Arhiviranje e-računa unutar SPI sustava
Arhiviranje e-Računa unutar SPI sustava pruža korisnicima sveobuhvatno i sigurno rješenje za pohranu elektroničkih računa, u skladu sa zakonima Republike Hrvatske. Elektroničke isprave čuvaju se u izvornom obliku (XML), bez ikakvih izmjena sadržaja, i cijelo vrijeme su čitljive te dostupne ovlaštenim osobama. Sustav jamči vjerodostojnost i cjelovitost računa, sprječava neovlaštene izmjene ili brisanje dokumenata i omogućuje trajno pohranjivanje podataka o elektroničkom potpisu i njegovoj ovjeri, čime se potvrđuje autentičnost svake isprave. Modul e-Arhiv pruža i detaljnu evidenciju za svaki račun – moguće je pratiti podrijetlo dokumenta, njegovog stvaratelja, vrijeme, način i oblik zaprimanja u sustav. Korisnici mogu u svakom trenutku provjeriti i ispisati elektronički potpis te ovjeru računa, uključujući sve pripadajuće napomene. Time se osigurava potpuni uvid u pohranjenu dokumentaciju, što je posebno važno prilikom revizija, interne kontrole i svakodnevnog upravljanja financijama.
Sigurno pohranjivanje originalnih računa omogućava i integraciju prethodnih e-računa, što znači da su sve vaše arhive računa, uključujući starije dokumente, pouzdano pohranjene unutar sustava. Korisnici SPI e-Računa zadovoljavaju uvjete arhiviranja, dok korisnici SPI Uredskog poslovanja imaju i mogućnost računanja roka čuvanja, čime se dodatno osigurava usklađenost s propisima.
Preduvjeti arhiviranja e-računa u SPI sustavu
Da bi se osigurala potpuna funkcionalnost usluge, postoje određeni preduvjeti za korištenje modula e-Arhiv. Usluga se odnosi isključivo na e-račune preuzete unutar SPI sustava; računi preuzeti u drugom sustavu ili nepreuzeti računi nisu uključeni u arhivu. Također, za e-račune koji nisu preuzeti kroz LC SPI sustav od početka zakonske obveze, već naknadno, arhiviranje nije moguće jer ti računi nisu evidentirani u sustavu. Ključni preduvjet je da svi računi moraju proći cjelokupni proces od preuzimanja do digitalne ovjere, čime se potvrđuje pravovaljanost ovjere. Ovjera izvršena izvan LC SPI sustava, poput ručne ovjere ili ovjere kroz drugi sustav, dokazuje se u sustavu ili načinu u kojem je ovjera izvršena.
Arhiviranje e-računa: zakonska obveza i garancija sigurnosti
Arhiviranje e-računa nije samo tehnički detalj, nego zakonska obveza i sigurnosna mjera. Korištenjem sustava koji zadovoljava sve propisane uvjete, tvrtke i institucije mogu mirno poslovati, smanjiti rizik od pogrešaka i osigurati da njihovi računi budu vjerodostojni, cjeloviti i spremni za bilo kakvu provjeru. Za više informacija, preuzmite brošuru ili nam se javite na marketing@spi.hr
