Objavljeno 02.07.2019.
Dana 19. lipnja 2019. na portalu e-Savjetovanja osvanuo je prijedlog očekivane nove Uredbe o uredskom poslovanju (dalje u tekstu: Prijedlog), a isti se u bitnome može svesti na jednu sintagmu – potpuna digitalna transformacija uredskog poslovanja za sve obveznike primjene. Što to znači? Ukratko, pokušajmo umjesto dobro poznatih omota spisa koji katkada sadrže svega nekoliko listova formata A4, a katkada mogu biti uvezani i sadržavati kilograme različitih projektnih dokumentacija, zamisliti digitalne datoteke kojima pristupamo te koje obrađujemo i otpremamo (gotovo) isključivo putem računala, odnosno računalne aplikacije.
Možda i zvuči relativno razumno na prvo promišljajne, ali dotaknemo li samo površinski neke radnje koje predstavljaju nužan preduvjet za takvo postupanje, ipak se čini da je priča o digitalnom uredskom poslovanju prilično kompleksne naravi. Primjera radi, zamislimo komunikaciju s korisnicima i drugim javnopravnim tijelima različitih razina isključivo digitalnim putem, a koja komunikacija podrazumijeva automatski primitak, pregled, evidentiranje, obradu i razvrstavanje niza različitih podnesaka i akata. Nadalje, akte je potrebno administrativno tehnički obraditi, dostaviti u rad i otpremiti u okviru i putem informacijskog sustava koji mora podržavati, između ostaloga, evidentiranje načina i točnog vremena otpreme akta, evidentiranje potvrde primitka, automatsku klasifikaciju predmeta, dostavljanje i evidentiranje dostave predmeta i pismena iz pisarnice u nadležnu ustrojstvenu jedinicu, pregled i ispis popisa pismena za dostavu, pretraživanje popisa pismena prema različitim kriterijima, kao i brojne druge radnje koje je potrebno prethodno poduzeti kako bismo uopće mogli pristupiti rješavanju merituma upravne ili neupravne stvari u kojoj postupamo.
Naravno, sve akte je potrebno pravilno i zakonito uputiti adresatima istih, što podrazumijeva detaljno ustrojeni proces otpreme akta, koji u bitnome podrazumijeva evidentiranje načina i točnog vremena otpreme akta, evidentiranje potvrde primitka, pregled i ispis popisa pismena za dostavu, pretraživanje popisa pismena prema različitim kriterijima te ispis omotnica s adresama adresata.
Za kraj u ovom uvodnom dijelu, svi predmete valja pripremiti za pismohranu i arhivu koja podrazumijeva automatsko dodavanje datuma predaje predmeta u pismohranu i roku čuvanja predmeta te formiranje popisa predmeta, evidenciju pismena unutar predmeta po redoslijedu nastanka ili primitka, kao i pretraživanje pohranjenih predmeta.
Nova načela uredskog poslovanja
Iako načela uredskog poslovanja nisu detaljnije definirana i obrađena kao samostalna cjelina u smislu metodološko-nomotehničkih pravila za izradu akata, u članku 3. Prijedloga određeno je kako javnopravna tijela međusobno, kao i s fizičkim i pravnim osobama, komuniciraju po načelu „prvo digitalno“, dok su javnopravna tijela dužna međusobno povezati svoje informacijske sustave uredskog poslovanja i službene evidencije radi osiguranja primjene načela samo jednom i interoperabilnost kao standard. Obzirom da u Prijedlogu nije razvidno obrazloženje uz navedena načela, autor ovog teksta se usuđuje pretpostaviti da je riječ o ciljevima i standardima za postupanje javne uprave utvrđene u Talinskoj deklaraciji, potpisanoj u listopadu 2017. godine.
U bitnome, ovdje valja naglasiti kako je težnja u svim članicama Europske unije na svim razinama javne uprave osigurati građanima i poslovnim subjektima mogućnost digitalne interakcije s javnom upravom, smanjenje administrativnog opterećenja izgradnjom digitalnih javnih usluga te dostavljanje istih podataka od strane građana i poslovnih subjekata javnim službama samo jednom.
U konačnici, neki dobro poznati pojmovi i načela uredskog poslovanja, srećom, ostaju nepromijenjeni, ali se nedvojbeno može zaključiti kako je fokus ove intervencije u sve dinamičniji normativni okvir uredskog poslovanja upravo u transformaciji iz postojećeg, u potpuno digitalno uredsko poslovanje u svim javnopravnim tijelima.
Informacijski sustav uredskog poslovanja
Nastavno na navedeno, a obzirom na već opisanu naglašenu težnju za digitalizacijom uredskog poslovanja, intenzivnije ćemo se baviti pojmom informacijski sustav uredskog poslovanja kako bismo što bezbolnije proveli tranziciju iz uhodanog i dobro poznatog, u potpuno novi i još prilično nedorečeni novi sustav digitalnog uredskog poslovanja.
Iz formulacije sadržane u čl. 4. st. 1. t. 6. Prijedloga tako proizlazi kako je riječ o informacijskom sustavu pomoću kojeg se upravlja dokumentima, pripadnim poslovnim procesima i radnim tokovima, uključujući izradu dokumenata, njihovo nastajanje, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, a sve u okviru obavljanja poslova u nadležnosti različitih javnopravnih tijela.
Također, takav informacijski sustav mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u digitalnom obliku i mora imati mogućnost povezivanja i razmjene podataka s drugim informacijskim sustavima koji se zasebno vode za određena upravna područja u skladu s propisom kojim se uređuju organizacijski i tehnički standardi povezivanja na državnu informacijsku infrastrukturu.
Osobito je zanimljiva odredba čl. 65. Prijedloga prema kojem su standardne tehničke specifikacije informacijskog sustava uredskog poslovanja u prilogu te čine sastavni dio nove Uredbe o uredskom poslovanju. Nažalost, budući iste specifikacije nisu objavljene u okviru ovog savjetovanja, a uvažavajući okolnost kako se iste mogu smatrati ključnim dijelom predmetnog propisa, nestrpljivo i željno očekujemo objavu istih kako bismo mogli pravodobno prilagoditi i u konačnici implementirati naše IT rješenje sa svim predviđenim funkcionalnostima u prethodno naznačenom smislu.
Za kraj u ovom dijelu, ali ništa manje važno, držimo važnim naglasiti kako informacijska oprema za skeniranje i spremanje skeniranih dokumenata mora omogućiti nepromjenjivost i cjelovitost skeniranog dokumenta i evidentirati podatke o vremenu i načinu skeniranja, kao i službenoj osobi koja je izvršila skeniranje.
Važnost pravilnog i zakonitog uredskog poslovanja
Uredsko poslovanje se u bitnome odnosi na skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu. Navedeno se, na temelju još uvijek važeće Uredbom o uredskom poslovanju (NN 7/09), u postojećem obliku primjenjuje od 1. siječnja 2010. godine u tijelima državne uprave, zatim tijelima i službama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, odnosno, u najširem smislu, u svim pravnim osobama koje imaju javne ovlasti.
Složenost i važnost urednog uredskog poslovanja možda najbolje odražava okolnost kako isto često predstavlja nužan preduvjet kako bi se zakonito i pravilno provodili upravni postupci u nadležnosti svih tijela s javnim ovlastima, bez obzira je li riječ o pravima i obvezama u području nadležnosti Porezne uprave, zatim postupanju nadležnih tijela koji odlučuju u upravnom području socijalne skrbi te zdravstvenog ili mirovinskog osiguranja, kao i kompleksnom sustavu utvrđivanja i naplate niza različitih javnih davanja u nadležnosti upravnih tijela naših gradova i općina.
Dodamo li navedenome nužnost omogućavanja otpreme i zaprimanja pismena, akata i spisa između različitih upravnih i pravosudnih tijela različitih razina i ovlasti, kvalitetno i zakonito uredsko poslovanje može se smatrati svojevrsnim conditio sine qua non ne samo postupanju u pojedinačnim predmetima, već funkcioniranju javnopravnih tijela kako bi uopće mogla obavljati svrhe radi kojih su ustrojena.
Pokriva li nova Uredba čitavo područje uredskog poslovanja?
Na ovo pitanje ne može se dati jednostavan odgovor. Naime, uzmemo li u obzir da je postupanje u upravnim postupcima uređeno brojnim materijalnopravnim propisima, a koji pak mogu upućivati na primjenu različitih postupovnih propisa ili pravnih instituta, može se zaključiti kako vjerojatno neće biti moguće uspostaviti univerzalnu primjenu uredskog poslovanja u svakom upravnom području. Obzirom na obuhvat različitih upravnih područja u okviru svojih nadležnosti, potonje se osobito odnosi na jedinice lokalne samouprave pa ćemo, ilustracije radi, u nastavku samo dotaknuti institut dostave rješenje o utvrđenju komunalne naknade. Intencija zakonodavca je da se na postupak naplate i utvrđenja komunalne naknade primjenjuje zakon kojim se uređuje porezni postupak. Dakle, valja primijeniti odredbe o dostavi važećeg Općeg poreznog zakona. Međutim, odlučimo li se za sastav, izradu ili potpis rješenja digitalnim putem, potrebno je, pored odredbi citiranog propisa, primijeniti i odredbe važećeg Pravilnika o provedbi Općeg poreznog zakona.
Nadalje, uredsko poslovanje jednostavno nije moguće promatrati ni tumačiti bez poznavanja propisa kojima se uređuje postupanje s arhivskom građom, a kako bismo udahnuli novu dimenziju kompleksnosti predmetne problematike u odnosu na informacijske sustave, u nastavku ovog članka ćemo samo diskretno spomenuti četiri slova – GDPR.
Zaključno promišljanje
Uvažavajući sve navedeno, ovim tekstom samo smo površinski dotakli sve složenije područje uredskog poslovanja. Bez obzira na eventualne poteškoće koje nam predstoje u ovom procesu te gotovo opipljivi izostanak sklonosti javnog sektora na tektonske promjene u dobro uhodanim rutinama poslovanja, ipak se usuđujemo izvesti zaključak kako će digitalizacija i interoperabilnost u poslovanju javnopravnih tijela svih razina s vremenom pojednostavniti neke nepotrebno kompleksne radnje i aktivnosti te ostaviti više vremena kako bi se što učinkovitije obavljali oni poslovi radi kojih su sva javnopravna tijela ustrojena.
Pred nama u LC je vruće i radno ljeto kako bismo detaljno obradili sva relevantna područja u doticaju s uredskim poslovanjem te kako bismo svim našim korisnicima pružili, prije svega, pravovremene i potpune informacije o predstojećim obvezama, odnosno kako bismo zajednički implementirali predstojeća nova rješenja u svakodnevnu poslovnu rutinu putem naše već dobro poznate aplikacije 223.
Za kraj bismo prokomentirali kako je u čl. 67. Prijedloga određeno kako su sva javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav u skladu s odredbama predmetne Uredbe, dužna isti uspostaviti najkasnije do 1. siječnja 2021. godine. Dakle, iako je ostavljeno prazno polje u tekstu u vezi stupanja na snagu nove Uredbe, nadamo se da neće biti stavljena van snage i ostaviti nepotrebnu pravnu prazninu i prostor za različite logičke akrobacije i tumačenja.
Vedran Vukobrat, dipl. iur.
LIBUSOFT CICOM d.o.o.
