Objave

SPONZOR DOGAĐAJA: Podržali smo 7. Kongres hrvatskih arhivista u Puli

U Puli je u hotelu Park Plaza Histria svečano započeo 7. Kongres hrvatskih arhivista, stručni skup koji se ove godine održava pod geslom „Arhivi u digitalnome društvu” i traje do 24. listopada. Kao tvrtka koja već godinama aktivno doprinosi razvoju digitalnih rješenja za javni i poslovni sektor, Libusoft Cicom s ponosom je među sponzorima ovog važnog događaja.

Digitalizacija kao put prema očuvanju povijesti

Svečano otvaranje kongresa obilježio je govor Petera Galbraitha, bivšeg veleposlanika Sjedinjenih Američkih Država u Hrvatskoj, koji je istaknuo važnost očuvanja i dostupnosti povijesnih dokumenata. Galbraith je podsjetio kako je američko veleposlanstvo hrvatskim arhivima ustupilo više od 6 000 digitaliziranih fotografija, zapisnike mirovnih pregovora i druge dokumente koji, kako je rekao, mogu pomoći u pisanju objektivne povijesti za buduće generacije.

Predsjednica Hrvatskog arhivističkog društva Silvija Babić naglasila je važnost okupljanja arhivista i stručnjaka iz različitih zemalja te istaknula kako arhivi danas preuzimaju nove uloge u digitalnom društvu.

Libusoft Ciciom - 7. Kongres hrvatskih arhivista u Puli -

 

Umjetna inteligencija u arhivskoj struci

Tijekom narednih dana kongres donosi niz zanimljivih predavanja i rasprava o suvremenim izazovima arhivske profesije. Posebnu pozornost privlači tematski blok posvećen primjeni umjetne inteligencije u arhivskoj struci, gdje će biti predstavljeni primjeri uvođenja AI tehnologija u obradu i pretraživanje arhivskog gradiva te mogućnosti automatske ekstrakcije metapodataka iz slikovnih dokumenata.

Uz to, sudionici će se baviti i temom zaštite gradiva u novim okolnostima digitalnog poslovanja. Raspravljat će se o ulozi specijalnih knjižnica industrijskih subjekata, izazovima rada u Nacionalnom arhivskom informacijskom sustavu te o kibernetičkoj sigurnosti arhivske građe u digitalnom okruženju.

Digitalna transformacija i rješenja Libusoft Cicoma

Tema ovogodišnjeg kongresa digitalna transformacija arhivistike posebno je bliska našem poslovanju. U Libusoft Cicomu svakodnevno razvijamo i unapređujemo rješenja za uredsko poslovanje koja omogućuju sigurno i učinkovito upravljanje dokumentima kroz FINA kvalificirani potpis i integraciju s poštom.

Iako se u praksi često usredotočujemo na ugovore, račune i proračune, svaki od tih dokumenata ima i svoju povijesnu i trajnu vrijednost. Upravo zato vjerujemo da kvalitetna obrada, pohrana i čuvanje dokumentacije počinju već u trenutku njezina nastanka, osobito danas, kada sve veći dio poslovanja prelazi u digitalni oblik. S ponosom podržavamo struku koja čuva pisano nasljeđe i oblikuje temelje za digitalnu budućnost.

Više o samoj konferenciji možete pročitati klikom na stranice Hrvatskog arhivističkog društva.

ARHIVIRANJE E-RAČUNA U SPI SUSTAVU: Besplatno, sigurno i zakonski usklađeno

S prelaskom na elektroničko poslovanje, e-računi postaju standardni oblik dokumentacije u tvrtkama i javnim institucijama. No, njihovo sigurno pohranjivanje i arhiviranje nije samo praktična preporuka – to je zakonska obveza u Republici Hrvatskoj. Računovodstveni i porezni propisi jasno definiraju da sve poslovne isprave moraju biti neizmjenjive, čitljive tijekom cijelog propisanog razdoblja čuvanja, dostupne ovlaštenim osobama i pohranjene na način koji jamči njihovu vjerodostojnost i cjelovitost.

 

Zakonski okvir arhiviranja e-računa u Hrvatskoj

U Hrvatskoj je arhiviranje e-računa postalo zakonska obveza u sklopu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, koji je stupio na snagu 1. srpnja 2019. godine. Taj zakon propisuje obvezu izdavanja i zaprimanja e-računa u svim postupcima javne nabave, a od tada nije dopušteno razmjenjivati papirnate račune u tim postupcima. Prema Zakonu o računovodstvu, svi e-računi moraju se čuvati najmanje 11 godina, neovisno o tome jesu li izdani u postupcima javne nabave ili u redovnom poslovanju. Od 1. siječnja 2026. godine, elektronička razmjena računa postat će obavezna za sve porezne obveznike u Hrvatskoj, uključujući i poslovanje između poduzetnika (B2B), što dodatno potiče digitalizaciju i smanjuje administrativne troškove. Za e-račune to znači da moraju sadržavati sve podatke o podrijetlu, tvorcu, vremenu zaprimanja i elektroničkom potpisu, a ti se podaci moraju trajno čuvati. Samo tako mogu služiti kao dokaz u poreznoj kontroli ili reviziji te osigurati da su svi poslovni procesi u skladu s propisima. U praksi, nepohranjeni ili nepravilno arhivirani e-računi mogu dovesti do problema s dokazivanjem ispravnosti računa, što može imati financijske i pravne posljedice za tvrtke i institucije.

 

Prednosti sigurnog arhiviranja e-računa

Sigurno arhiviranje štiti račune od neovlaštenih izmjena ili brisanja i olakšava svakodnevni rad. Omogućuje jednostavan i brz uvid u sve pohranjene račune, omogućuje ispis i provjeru elektroničkog potpisa te trajno čuva podatke o ovjeri računa. Također, pravilno arhivirani računi osiguravaju da prethodni e-računi ostanu dostupni, što je posebno važno prilikom revizija, interne kontrole i upravljanja financijama. Na taj način organizacije imaju pouzdan uvid u cjelokupnu financijsku dokumentaciju, mogu pravovremeno reagirati na upite ili provjere nadležnih tijela i značajno smanjuju rizik od pogrešaka ili gubitka podataka.

 

Libusoft Cicom - e-arhiv - elektroničko arhiviranje

 

Arhiviranje e-računa unutar SPI sustava

Arhiviranje e-Računa unutar SPI sustava pruža korisnicima sveobuhvatno i sigurno rješenje za pohranu elektroničkih računa, u skladu sa zakonima Republike Hrvatske. Elektroničke isprave čuvaju se u izvornom obliku (XML), bez ikakvih izmjena sadržaja, i cijelo vrijeme su čitljive te dostupne ovlaštenim osobama. Sustav jamči vjerodostojnost i cjelovitost računa, sprječava neovlaštene izmjene ili brisanje dokumenata i omogućuje trajno pohranjivanje podataka o elektroničkom potpisu i njegovoj ovjeri, čime se potvrđuje autentičnost svake isprave. Modul e-Arhiv pruža i detaljnu evidenciju za svaki račun – moguće je pratiti podrijetlo dokumenta, njegovog stvaratelja, vrijeme, način i oblik zaprimanja u sustav. Korisnici mogu u svakom trenutku provjeriti i ispisati elektronički potpis te ovjeru računa, uključujući sve pripadajuće napomene. Time se osigurava potpuni uvid u pohranjenu dokumentaciju, što je posebno važno prilikom revizija, interne kontrole i svakodnevnog upravljanja financijama.

Sigurno pohranjivanje originalnih računa omogućava i integraciju prethodnih e-računa, što znači da su sve vaše arhive računa, uključujući starije dokumente, pouzdano pohranjene unutar sustava. Korisnici SPI e-Računa zadovoljavaju uvjete arhiviranja, dok korisnici SPI Uredskog poslovanja imaju i mogućnost računanja roka čuvanja, čime se dodatno osigurava usklađenost s propisima.

 

Preduvjeti arhiviranja e-računa u SPI sustavu

Da bi se osigurala potpuna funkcionalnost usluge, postoje određeni preduvjeti za korištenje modula e-Arhiv. Usluga se odnosi isključivo na e-račune preuzete unutar SPI sustava; računi preuzeti u drugom sustavu ili nepreuzeti računi nisu uključeni u arhivu. Također, za e-račune koji nisu preuzeti kroz LC SPI sustav od početka zakonske obveze, već naknadno, arhiviranje nije moguće jer ti računi nisu evidentirani u sustavu. Ključni preduvjet je da svi računi moraju proći cjelokupni proces od preuzimanja do digitalne ovjere, čime se potvrđuje pravovaljanost ovjere. Ovjera izvršena izvan LC SPI sustava, poput ručne ovjere ili ovjere kroz drugi sustav, dokazuje se u sustavu ili načinu u kojem je ovjera izvršena.

 

Arhiviranje e-računa: zakonska obveza i garancija sigurnosti

Arhiviranje e-računa nije samo tehnički detalj, nego zakonska obveza i sigurnosna mjera. Korištenjem sustava koji zadovoljava sve propisane uvjete, tvrtke i institucije mogu mirno poslovati, smanjiti rizik od pogrešaka i osigurati da njihovi računi budu vjerodostojni, cjeloviti i spremni za bilo kakvu provjeru. Za više informacija, preuzmite brošuru ili nam se javite na marketing@spi.hr

 

NOVI MODUL: Arhiviranje e-Računa unutar SPI sustava — bez naknade

 

Unutar SPI sustava dostupan je novi modul „Arhiviranje e-Računa“, koji omogućuje sigurno pohranjivanje i čuvanje elektroničkih računa u skladu s računovodstvenim i poreznim propisima Republike Hrvatske.

Ovu uslugu za sve korisnike SPI aplikacije osiguravamo bez ikakve naknade.

 

Što vam omogućuje modul Arhiviranje e-Računa?

 

  • Automatsko arhiviranje originalnih e-Računa (XML) u SPI sustavu pri svakom preuzimanju.
  • Neizmjenjivost dokumenata uz zaštitu od neovlaštenih izmjena ili brisanja.
  • Trajnu pohranu podataka o elektroničkom potpisu i njegovoj ovjeri.
  • Evidencija dokumenata — podatke o podrijetlu, stvaratelju i vremenu zaprimanja svakog dokumenta.
  • Stalan uvid i mogućnost ispisa elektroničkog potpisa i ovjere.

 

Libusoft Cicom - e-arhiv

 

Preduvjeti za korištenje usluge

 

Usluga arhiviranja odnosi se isključivo na e-Račune koji su:

  • Uslugom e-Arhiv obuhvaćeni su isključivo računi preuzeti u SPI sustavu, te ne obuhvaća e-račune preuzete u drugom sustavu ili nepreuzete eračune.
  • U slučaju da eračuni nisu preuzeti kroz LC SPI sustav od početka zakonske obveze nego naknadno, isti nisu pohranjeni u e-Arhiv jer nisu u LC SPI sustavu.
  • Za potpunu funkcionalnost usluge e-Arhiv svi e-računi trebali su proći kroz cjelokupni proces, od preuzimanja do digitalne ovjere, kako bi se utvrdila pravovaljanost ovjere.
  • Ovjera izvan LC SPI sustava (npr. ručna ovjera ili ovjera kroz drugi sustav) dokazuje se u sustavu ili načinu gdje je ovjera napravljena.

 

Računi koji nisu preuzeti kroz SPI sustav ili nisu prošli potpunu digitalnu likvidaturu ne ulaze u ovu arhivu. Detalje o preduvjetima i dodatna pojašnjenja možete pronaći u brošuri i uputama ili se obratite našem timu marketing@spi.hr.