Uvođenje digitalnih rješenja u rad lokalnih uprava nije više budućnost – to je svakodnevica. Jedno od takvih rješenja je Potpis na dlanu, mobilna aplikacija koja omogućuje kvalificirano digitalno potpisivanje i ovjeravanje dokumenata, brzo, sigurno i s bilo kojeg mjesta.
Brzina i praktičnost na dohvat ruke
U tradicionalnim procesima ovjere dokumenata svaki je korak zahtijevao vrijeme, fizičku prisutnost i niz nepotrebnih radnji. Dokument je trebalo ispisati, potpisati rukom, skenirati i ponovno slati putem e-pošte ili internog sustava. Često se događalo da dokumenti čekaju na potpis danima, a svaki propust, pogreška ili kašnjenje dodatno je usporavalo cijeli proces. Zvuči poznato? Takav način rada troši ne samo dragocjeno vrijeme, već i materijalne resurse – papir, tintu, energiju i prostor za pohranu.
Potpis na dlanu otklanja sve te prepreke. Umjesto fizičkog papira, službenici primaju dokument izravno na svoj mobilni uređaj gdje ga mogu pregledati, potpisati i ovjeriti u svega nekoliko klikova. Nema potrebe za ispisom, povratnim slanjem ni čekanjem u redovima za potpis. Bez obzira nalaze li se u uredu, kod kuće ili na terenu, korisnici mogu dokument potpisati odmah kad god i gdje god je to potrebno. Time se odluke donose brže, postupci postaju učinkovitiji, a cijeli proces administracije prelazi na novu razinu digitalne agilnosti i organizacijske učinkovitosti.
Sigurnost i pravna valjanost
Kada je riječ o službenim dokumentima, sigurnost i pravna valjanost potpisa imaju presudnu važnost. Upravo zato Potpis na dlanu koristi kvalificirani elektronički potpis koji je u potpunosti usklađen s eIDAS regulativom Europske unije – zakonskim okvirom koji definira pravnu valjanost digitalnih potpisa u državama članicama EU. To znači da svaki dokument potpisan putem ovog rješenja ima istu pravnu snagu kao i vlastoručni potpis na papiru. Korisnici mogu biti sigurni da su svi dokumenti autentični, nepromijenjeni i provjerljivo potpisani, čime se štiti integritet i vjerodostojnost cijelog procesa.
Osim toga, Potpis na dlanu je potpuno integriran sa SPI aplikacijama, što dodatno pojednostavljuje obradu, ovjeru i arhiviranje dokumenata. Svi potpisani materijali automatski se pohranjuju i evidentiraju unutar sustava, osiguravajući transparentnost, sljedivost i potpunu usklađenost s propisima. Na taj način lokalne uprave dobivaju rješenje koje je ne samo brzo i praktično, već i pouzdano, sigurno i u potpunosti usklađeno sa zakonom – temelj za modernu, digitalno odgovornu administraciju.
Ušteda resursa i automatizacija
Digitalno potpisivanje ne donosi samo bržu obradu dokumenata, već i značajnu uštedu resursa. Uvođenjem rješenja Potpis na dlanu eliminira se potreba za papirnatim dokumentima, tonerima, pisačima, skenerima i drugim fizičkim uređajima koji su dugo bili neizostavan dio administrativnog procesa. Svaki potpis obavlja se elektronički, čime se smanjuju troškovi materijala, održavanja i logistike, ali i količina otpada koju stvaraju tradicionalni uredi.
Uz to, svaka radnja u sustavu odvija se digitalno i automatski – bez ručnog prepisivanja, ponovnog unosa podataka ili traženja dokumenata u arhivama. Potpisani dokumenti i e-računi automatski se sinkroniziraju sa SPI sustavom, što omogućuje trenutnu pohranu, lak pristup i potpunu evidenciju svih postupaka. Time se osigurava digitalna sljedivost, odnosno mogućnost uvida u svaki korak – od kreiranja do arhiviranja dokumenta. Prednost takvog pristupa nije samo u uštedi vremena i novca, nego i u održivosti poslovanja. Manje papira znači manju potrošnju prirodnih resursa i manji ekološki otisak, što lokalne uprave čini odgovornijima prema okolišu i zajednici.
Tko sve može koristiti Potpis na dlanu?
Rješenje Potpis na dlanu osmišljeno je s ciljem da olakša svakodnevni rad svim odgovornim osobama u sustavu lokalne i javne uprave koje redovito potpisuju službene dokumente. Idealno je za načelnike, gradonačelnike, ravnatelje, pročelnike, ali i za voditelje odjela, tajnike, računovođe te sve one koji su uključeni u procese odobravanja i ovjere dokumenata.
U praksi to znači da se širok spektar dokumenata, od akreditacija, financijskih izvješća i odluka o nabavi, pa sve do internih akata, rješenja i dopisa, može potpisati brzo, sigurno i bez potrebe za fizičkim prisustvom. Bez obzira nalazi li se potpisnik u uredu, na sastanku ili službenom putu, svaki dokument dostupan je u digitalnom obliku i spreman za potpis u svega nekoliko trenutaka. Takva fleksibilnost znatno olakšava svakodnevni rad rukovoditeljima i službenicima, a istovremeno doprinosi bržem donošenju odluka i boljoj organizaciji rada. Potpis na dlanu omogućuje potpisivanje dokumenata u stvarnom vremenu, čime se ubrzava tijek informacija i smanjuju zastoji u procesima.
Korak prema modernoj i učinkovitijoj upravi
Uvođenjem rješenja Potpis na dlanu, lokalne uprave mogu značajno ubrzati svoje procese, smanjiti administrativni teret i uštedjeti vrijedne resurse. Digitalno potpisivanje više nije daleka budućnost ni privilegija velikih institucija – danas je to standardna praksa koja omogućuje rad bez papira, uz potpunu sigurnost, jednostavnost i dostupnost s bilo kojeg mjesta. Potpis na dlanu mijenja način na koji se dokumenti potpisuju i ovjeravaju – brzo, sigurno i u potpunosti digitalno. Riječ je o rješenju koje povezuje ljude, ubrzava procese i donosi stvarne rezultate u svakodnevnom radu lokalne samouprave. Pridružite se brojnim lokalnim upravama koje su već digitalizirale svoje poslovanje. Saznajte kako Potpis na dlanu može unaprijediti učinkovitost vaše organizacije i pojednostaviti radne procese. Kontaktirajte nas i otkrijte prednosti digitalnog potpisivanja: marketing@spi.hr
