Način rada danas više nije vezan uz jedno mjesto. Službenici i odgovorne osobe svakodnevno sudjeluju na sastancima, odlaze na teren, putuju ili rade izvan ureda, dok poslovni procesi moraju nesmetano teći. Dokument spreman za potpis zato ne bi trebao čekati da se potpisnik vrati za računalo. Upravo tu digitalno potpisivanje dokumenata na mobitelu donosi novu razinu fleksibilnosti. Omogućuje da se dokument pregleda i potpiše kada je potrebno, neovisno o tome gdje se potpisnik u tom trenutku nalazi.
Kada dokument ne može čekati
U administrativnim procesima brzina donošenja odluka često ovisi o dostupnosti osobe koja treba odobriti ili potpisati dokument. U tradicionalnom načinu rada to može značiti čekanje na povratak u ured, odgađanje postupka ili dodatnu organizaciju dostave dokumentacije. Pojedinačno takva čekanja možda ne djeluju značajno, ali kada se ponavljaju iz dana u dan, mogu usporiti cijeli proces. Mobilno elektroničko potpisivanje omogućuje da se jedan od koraka u tom procesu obavi odmah, bez obzira na lokaciju potpisnika. O tome koliko vremena i resursa klasični proces potpisivanja može zahtijevati više smo pisali u članku Papir ili digitalni potpis – koliko vremena i resursa trošimo na klasične procese?.
Mobilni telefon kao alat za digitalno potpisivanje
Mobitel je već postao alat za komunikaciju, pristup informacijama i organizaciju svakodnevnih obveza. Logičan je korak omogućiti da se putem njega obavljaju i službeni procesi koji zahtijevaju brzinu, sigurnost i pravnu valjanost. Uz rješenje za potpisivanje dokumenata na mobitelu, korisnik može pregledati dokument i potpisati ga u trenutku kada je to potrebno – u uredu, na sastanku, na terenu ili izvan radnog mjesta. Time se smanjuje potreba za ispisivanjem dokumenata, ručnim potpisivanjem, skeniranjem i naknadnim slanjem dokumentacije.
Kako izgleda mobilno potpisivanje uz Potpis na dlanu?
Potpis na dlanu omogućuje kvalificirano elektroničko potpisivanje dokumenata putem mobilnog uređaja. Korisnik zaprima dokument, pregledava njegov sadržaj i provodi elektroničko potpisivanje, nakon čega dokument nastavlja svoj tijek unutar poslovnog procesa. Cijeli postupak odvija se digitalno, bez potrebe za ispisom i skeniranjem dokumenta. Osim jednostavnijeg procesa, takav način rada omogućuje i bolju sljedivost dokumentacije te evidenciju provedenog potpisa.
Je li digitalni potpis na mobitelu siguran?
Kod službenih dokumenata mobilnost ne smije značiti kompromis kada je riječ o sigurnosti. Važno je da elektronički potpis, osim praktičnosti, pruža odgovarajuću razinu zaštite i pravne valjanosti. Potpis na dlanu koristi kvalificirani elektronički potpis usklađen s eIDAS regulativom, čime se osigurava pravna valjanost potpisanog dokumenta. Više o tome što kvalificirani elektronički potpis znači u praksi i kako se primjenjuje u javnoj upravi pročitajte u članku Što kvalificirani elektronički potpis zaista znači i kako ga primijeniti u javnoj upravi?. Mobilno potpisivanje tako povezuje dostupnost i fleksibilnost s razinom sigurnosti potrebnom za službene poslovne procese.
Prednosti potpisivanja dokumenata na mobitelu
Digitalno potpisivanje putem mobilnog uređaja može pojednostaviti svakodnevne administrativne procese i smanjiti vrijeme potrebno za obradu dokumentacije. Među ključnim prednostima su:
- potpisivanje bez obzira na lokaciju – dokument ne mora čekati povratak potpisnika u ured
- brži tijek dokumentacije – smanjuje se vrijeme čekanja na potpis
- manje papira i ručnih koraka – nema potrebe za ispisom, skeniranjem i fizičkom dostavom
- sigurnost i pravna valjanost – kvalificirani elektronički potpis usklađen s eIDAS regulativom
- jednostavniji rad na terenu – službeni procesi mogu se nastaviti i izvan ureda.
Ured u džepu – odluke bez čekanja
Mobilno potpisivanje omogućuje da administrativni procesi prate način rada današnjih organizacija. Dokumenti više ne moraju čekati povratak u ured, a odluke se mogu donositi brže i uz manje nepotrebnih koraka. Uz Potpis na dlanu, službeni potpis dostupan je tamo gdje je potreban – sigurno, jednostavno i bez nepotrebnih zastoja. Jer kada je dokument spreman za potpis, nije presudno gdje se nalazi potpisnik, već koliko brzo proces može biti nastavljen.
