Objave

POTPIS NA DLANU: Što kvalificirani elektronički potpis zaista znači i kako ga primijeniti u javnoj upravi?

Digitalni potpis danas predstavlja jedan od ključnih alata za zakonito, sigurno i učinkovito poslovanje, osobito u javnom sektoru. Iako je njegova primjena sve šira, u praksi i dalje postoje nedoumice oko njegove pravne valjanosti i pravilne uporabe. Za osobe odgovorne za usklađenost poslovanja, poput pročelnika i ravnatelja, razumijevanje ove teme više nije opcija, već nužnost.

 

Razlika između elektroničkog i kvalificiranog potpisa

Kako bi se pravilno procijenila pravna valjanost digitalnog potpisa, potrebno je razlikovati njegove vrste. Elektronički potpis predstavlja širi pojam i obuhvaća različite načine potvrđivanja identiteta u digitalnom okruženju. To može uključivati umetnutu sliku potpisa u dokumentu, slanje e-maila s imenom i prezimenom ili klik na gumb za potvrdu. Međutim, takvi oblici potpisa ne pružaju nužno pravnu sigurnost. Jedini oblik potpisa koji ima istu pravnu snagu kao vlastoručni potpis jest kvalificirani elektronički potpis. Riječ je o potpisu koji je temeljen na kvalificiranom certifikatu i izdan od strane ovlaštenog pružatelja usluga povjerenja, uz visoku razinu sigurnosti i pouzdanosti.

 

Pravna osnova u Europskoj uniji

Pravni okvir za elektroničke potpise na razini Europske unije definiran je eIDAS uredbom (Uredba (EU) br. 910/2014). Ova uredba jasno propisuje da kvalificirani elektronički potpis ima jednak pravni učinak kao vlastoručni potpis te mora biti priznat u svim državama članicama. To u praksi znači da dokument potpisan kvalificiranim elektroničkim potpisom u Hrvatskoj ima pravnu valjanost i u drugim državama članicama Europske unije. Osim toga, takav potpis osigurava identitet potpisnika, jamči integritet dokumenta i omogućuje provjeru eventualnih izmjena, što je ključno za pravnu sigurnost. U Republici Hrvatskoj eIDAS uredba primjenjuje se izravno, a dodatno je razrađena kroz Zakon o provedbi eIDAS uredbe. U skladu s tim propisima, dokumenti potpisani kvalificiranim elektroničkim potpisom imaju istu pravnu snagu kao i dokumenti potpisani vlastoručno. Za tijela javne vlasti to znači da su obvezna prihvaćati takve potpise u upravnim postupcima. Digitalni potpis tako postaje temelj digitalizacije uprave i modernizacije poslovnih procesa.

Za pročelnike, ravnatelje i druge odgovorne osobe, digitalni potpis ima važnu ulogu u osiguravanju usklađenosti poslovanja. Njegova pravilna primjena omogućuje kontrolu nad procesima, smanjuje pravne rizike i osigurava transparentnost. Istovremeno, nepravilna primjena može ukazivati na slabosti u sustavu upravljanja i internih kontrola. Upravo zato edukacija zaposlenika i jasno definirane procedure postaju ključni elementi uspješne implementacije.

Primjeri iz prakse

U svakodnevnom radu jedinica lokalne i područne samouprave, kao i javnih ustanova, digitalni potpis se sve češće koristi u različitim situacijama. Primjerice, pročelnik može kvalificiranim elektroničkim potpisom potpisati upravno rješenje koje se zatim elektroničkim putem dostavlja stranci. Takvo rješenje ima jednaku pravnu snagu kao i ono potpisano ručno i dostavljeno u papirnatom obliku. Ravnatelj ustanove može potpisivati ugovore s dobavljačima koristeći kvalificirani elektronički potpis, čime se ubrzava postupak sklapanja ugovora i smanjuje potreba za fizičkom razmjenom dokumentacije. U području komunalnih djelatnosti, odluke, suglasnosti i interni akti mogu se potpisivati digitalno, čime se osigurava brža obrada i bolja sljedivost dokumenata. U kontekstu EU projekata, gdje je suradnja s partnerima iz drugih država česta, kvalificirani elektronički potpis omogućuje pravno valjano potpisivanje dokumentacije bez potrebe za fizičkom prisutnošću.

 

Libusoft Cicom - Potpis na dlanu - Što kvalificirani elektronički potpis zaista znači i kako ga primijeniti u javnoj upravi

Najčešće pogreške i rizici

Unatoč prednostima, u praksi se i dalje javljaju pogreške koje mogu imati ozbiljne posljedice. Jedna od najčešćih je korištenje skeniranog potpisa kao zamjene za kvalificirani elektronički potpis. Takav dokument u pravilu nema istu pravnu snagu i može biti osporen. Problem može nastati i ako se koristi certifikat koji nije izdan od ovlaštenog pružatelja ili ako nije moguće dokazati identitet potpisnika. Dodatno, nepravilna pohrana i arhiviranje digitalno potpisanih dokumenata može dovesti do gubitka njihove pravne valjanosti kroz vrijeme. Za odgovorne osobe to predstavlja značajan rizik jer može rezultirati poništavanjem odluka, nevaljanim ugovorima ili pravnim sporovima.

 

Digitalni potpis u praksi: od pravne valjanosti do stvarne primjene

Iako je pravni okvir jasno definiran, u praksi se često postavlja pitanje kako digitalni potpis učinkovito implementirati u svakodnevni rad. Mnoge organizacije svjesne su njegovih prednosti, no izazov nastaje u operativnoj primjeni – kako osigurati da potpisivanje bude jednako jednostavno kao i ono na papiru, a pritom pravno valjano i sigurno. U tom kontekstu razvijena su rješenja koja omogućuju jednostavno korištenje kvalificiranog elektroničkog potpisa u svakodnevnim poslovnim procesima. Jedno od takvih rješenja je Potpis na dlanu, mobilna aplikacija koja omogućuje brzo, sigurno i pravno valjano potpisivanje dokumenata s bilo koje lokacije. Za razliku od tradicionalnih procesa, koji uključuju ispis, ručno potpisivanje, skeniranje i ponovno slanje dokumentacije, digitalni pristup omogućuje da se cijeli postupak odvija unutar nekoliko minuta. Dokument se zaprima u digitalnom obliku, pregledava i potpisuje izravno putem mobilnog uređaja, bez potrebe za fizičkom prisutnošću ili dodatnim administrativnim koracima. Posebna vrijednost ovakvih rješenja leži u tome što koriste kvalificirani elektronički potpis usklađen s eIDAS uredbom, čime se osigurava puna pravna valjanost svakog potpisanog dokumenta. Drugim riječima, dokument potpisan na ovaj način ima jednaku pravnu snagu kao i vlastoručno potpisan dokument, uz dodatnu razinu sigurnosti i sljedivosti. U kontekstu rada lokalne uprave i javnih institucija, ovakav način potpisivanja donosi konkretne koristi. Pročelnik koji treba potpisati upravno rješenje više ne mora biti fizički prisutan u uredu, već dokument može pregledati i potpisati odmah, neovisno o lokaciji. Time se izbjegavaju zastoje u postupcima i ubrzava donošenje odluka. Ravnatelj može potpisivati ugovore ili financijske dokumente i tijekom službenog puta, čime se osigurava kontinuitet poslovanja. Odluke, suglasnosti i interni akti potpisuju se bez odgode, a cijeli sustav postaje učinkovitiji i pregledniji. Dodatna prednost je povezanost s informacijskim sustavima, koja omogućuje automatsku pohranu i evidenciju dokumenata, čime se osigurava potpuna sljedivost i usklađenost s propisima.

 

Temelj moderne i odgovorne uprave

Digitalni potpis danas predstavlja više od tehničkog rješenja – on je temelj pravne sigurnosti u digitalnom okruženju. Njegova pravilna primjena omogućuje učinkovitije poslovanje, smanjenje administrativnog opterećenja i veću sigurnost u donošenju odluka. Kada se poveže s praktičnim alatima i rješenjima koja olakšavaju njegovu svakodnevnu primjenu, digitalni potpis prestaje biti apstraktan pravni koncept i postaje konkretan alat za modernu, učinkovitu i odgovornu javnu upravu. Za više informacija o Potpisu na dlanu, javite nam se na marketing@spi.hr.

POTPIS NA DLANU: Kako digitalni potpis štiti lokalne uprave od administrativnih pogrešaka i sigurnosnih rizika

U javnoj upravi sigurnost dokumenata i pravna valjanost potpisa ključni su za pouzdan rad i usklađenost s propisima. Tradicionalni papirnati procesi, iako dobro poznati, često stvaraju rizike koji mogu ugroziti integritet službenih akata. Digitalno rješenje poput Potpisa na dlanu nudi sigurnu i pravno valjanu alternativu koja značajno smanjuje rizike i omogućuje potpuni nadzor nad procesom potpisivanja, osiguravajući da dokumenti ostanu sigurni i lako provjerljivi.

 

Rizici bez digitalnog potpisa

Bez digitalnog potpisa lokalne uprave suočavaju se s nekoliko ključnih izazova. Fizički dokumenti lako se mogu izgubiti, oštetiti ili biti pogrešno pohranjeni, što može usporiti donošenje odluka i dovesti do pravnih komplikacija. Ručni potpisi ne jamče identitet osobe koja potpisuje dokument, što otvara prostor za administrativne pogreške ili neautorizirana odobrenja. Konačno, kada dokumenti putuju kroz različite odjele i rukovoditelje, teško je pratiti tko je i kada odobrio dokument, što smanjuje transparentnost i otežava reviziju i kontrolu. Ovi rizici mogu dovesti do nepotrebnih zastoja, pogrešaka u procesima i dodatnog opterećenja za zaposlenike, ali i do potencijalnih pravnih problema za cijelu upravu.

 

POTPIS NA DLANU Kako digitalni potpis štiti lokalne uprave od administrativnih pogrešaka i sigurnosnih rizika-

 

Rješenje za smanjenje rizika

Potpis na dlanu rješava ove probleme primjenom kvalificiranog elektroničkog potpisa u skladu s eIDAS standardom Europske unije, čime se jamči puna pravna snaga dokumenta jednaka vlastoručnom potpisu. Svaki potpis automatski se bilježi u audit trailu, što znači da je uvijek jasno tko je i kada odobrio dokument, a svi materijali pohranjeni su u sigurnu digitalnu arhivu integriranu sa SPI aplikacijama. Ovakva kombinacija sigurnosti i sljedivosti omogućuje lokalnim upravama da upravljaju dokumentima brzo, pouzdano i pravno valjano, smanjujući rizik od administrativnih pogrešaka i osiguravajući usklađenost sa zakonskim normama. Transparentnost i digitalna evidencija svakog koraka također olakšavaju reviziju, kontrolu i koordinaciju među odjelima, što čini rad u upravi učinkovitijim i sigurnijim.

 

Digitalni potpis kao ključna mjera sigurnosti i compliance-a

Digitalno potpisivanje s Potpisom na dlanu nije samo praktično rješenje, već ono predstavlja kritičnu mjeru sigurnosti i usklađenosti u lokalnoj upravi. Uklanjanjem rizika povezanih s papirom, neautoriziranim potpisima i zastarjelom arhivom, ovaj alat omogućuje službenicima da fokus prebace s kontrole dokumentacije na donošenje odluka i kvalitetniji rad. Na taj način lokalne uprave dobivaju ne samo alat za digitalizaciju dokumenata, već i instrument koji unaprjeđuje cjelokupnu organizaciju rada, povećava transparentnost i olakšava svakodnevne administrativne procese. Potpis na dlanu stoga postaje nezaobilazni element moderne i učinkovite javne uprave.

KVALIFICIRANI ELEKTRONIČKI POTPIS U PRAKSI: Sigurnost, sljedivost i učinkovitost 

Digitalizacija javne uprave ne završava uvođenjem elektroničke komunikacije – njezin stvarni učinak vidi se tek kada su svi koraci postupka pravno ispravni, sljedivi i standardizirani. U tom kontekstu, digitalni potpis i pečat postaju ključni elementi koji ne služe samo ovjeri dokumenta, već osiguravaju formalnu ispravnost cijelog postupka. 

Nakon što smo u prethodnom članku objasnili što je kvalificirani elektronički potpis i zašto ima jednaku pravnu snagu kao vlastoručni, u ovom tekstu fokus stavljamo na njegovu ulogu u informacijskim sustavima uredskog poslovanja, odabir certifikata te potrebu za masovnim potpisivanjem u praksi javne uprave. 

 

Informacijski sustav uredskog poslovanja kao „pravni pomoćnik“ 

Prema Uredbi o uredskom poslovanju, informacijski sustav uredskog poslovanja nadilazi puku evidenciju pismena. Njegova je svrha automatizirano i standardizirano vođenje dokumenata, izrada propisanih izvještaja te usklađena komunikacija s drugim državnim informacijskim sustavima, uključujući sustav za nadzor primjene Zakona o općem upravnom postupku (ZUPIT). 

Drugim riječima, sustav uredskog poslovanja postaje svojevrsni pravni pomoćnik službenicima – vodi ih kroz postupak i osigurava da su svi propisani koraci ispunjeni. Proces izrade akta započinje odabirom vrste postupka i dodjelom odgovarajućih brojčanih oznaka (klasa, urudžbeni broj, jedinstvena oznaka pismena). Te se radnje automatski evidentiraju sukladno važećim propisima i pravilnicima o upravljanju dokumentarnim gradivom, čime se osigurava potpuna sljedivost i formalna ispravnost dokumentacije. 

 

Potpis kao završna potvrda ispravnog postupanja 

Potpisivanje akta predstavlja završni korak u procesu njegove izrade. Kada službenik potpisuje akt unutar informacijskog sustava uredskog poslovanja ili ga putem sustava upućuje nadređenoj osobi na potpis – time se implicitno potvrđuje da je postupak proveden u skladu s propisima. Digitalni potpis u tom smislu nije samo tehnička radnja, već dokaz da je postupak vođen pravilno, uz poštivanje Uredbe o uredskom poslovanju i drugih relevantnih propisa o službenim evidencijama. Upravo zato digitalni potpis i pečat imaju ključnu ulogu u osiguravanju pravne sigurnosti javnopravnih tijela. 

 

KVALIFICIRANI ELEKTRONIČKI POTPIS U PRAKSI Sigurnost, sljedivost i učinkovitost-

 

Koji certifikat odabrati? 

U praksi javne uprave danas se koriste dvije osnovne vrste certifikata za kvalificirani elektronički potpis, a razlika među njima ne leži u pravnom učinku, već u načinu korištenja i operativnoj prilagodbi potrebama potpisnika. 

 

Certifikati pohranjeni na kriptografskim uređajima (QSCD) 

Certifikati pohranjeni na kriptografskim uređajima (QSCD) omogućuju izradu kvalificiranog elektroničkog potpisa koji je u potpunosti izjednačen s vlastoručnim potpisom. Certifikat se nalazi na fizičkom uređaju, poput USB tokena ili pametne kartice, zbog čega je za njegovo korištenje potreban čitač kartica ili USB priključak, kao i instalacija dodatnog softvera na svakom računalu s kojeg se potpisuje. Preuzimanje takvog uređaja u pravilu se obavlja osobno, a samo potpisivanje vezano je isključivo uz rad na računalu. Zbog navedenih karakteristika, ova vrsta certifikata najčešće se koristi u situacijama kada je riječ o pojedinačnom potpisivanju dokumenata. 

 

Certifikati za udaljeno potpisivanje, odnosno potpisivanje „u oblaku“ 

S druge strane, certifikati za udaljeno potpisivanje, odnosno potpisivanje „u oblaku“, također omogućuju izradu kvalificiranog elektroničkog potpisa s punom pravnom snagom. Razlika je u tome što se certifikat fizički ne nalazi kod potpisnika, već je pohranjen u sigurnom okruženju izdavatelja certifikata, poput Fine ili AKD-a. Autentifikacija se provodi putem mobilne aplikacije, pri čemu mobilni uređaj u potpunosti zamjenjuje klasični kriptografski uređaj. Preuzimanje certifikata moguće je online, bez potrebe za dolaskom u poslovnicu, a potpisivanje se može obavljati s različitih uređaja – računala, mobitela ili tableta. Osim za pojedinačno potpisivanje, ovakvi certifikati osobito su pogodni i za masovno potpisivanje većeg broja dokumenata. 

Neovisno o vrsti certifikata, pravni učinak kvalificiranog elektroničkog potpisa ostaje jednak. Razlike se očituju prvenstveno u razini fleksibilnosti, jednostavnosti korištenja i prilagođenosti stvarnim operativnim potrebama javnopravnih tijela i njihovih službenika. 

 

Zašto je masovno potpisivanje nužnost, a ne luksuz? 

Kvalificirani elektronički potpis i pečat donose brojne prednosti: sigurnost, pravnu valjanost na razini Europske unije i standardizaciju postupanja javnopravnih tijela. Ipak, u praksi se često susrećemo s otporom prema njihovoj primjeni, osobito kod velikog broja dokumenata. 

U jednostavnim postupcima, gdje jedan zahtjev rezultira jednim aktom, vrijeme potrebno za elektroničko potpisivanje ne predstavlja značajan izazov. No u masovnim postupcima – poput izdavanja rješenja za komunalnu naknadu ili porez na nekretnine – pojedinačno potpisivanje može postati ozbiljno operativno opterećenje. 

Upravo zato mogućnost da se jednim unosom PIN-a potpiše jedan, deset ili deset tisuća dokumenata nije pitanje komfora, već realna potreba. Rješenja za potpisivanje u oblaku u tom kontekstu imaju izniman pravni, tehnološki i operativni značaj te predstavljaju ključni korak u učinkovitoj digitalizaciji javne uprave. 

 

Kvalificirani elektronički potpis u praksi: Potpis na dlanu 

Potpisivanje se provodi putem mobilne aplikacije, uz pouzdanu autentifikaciju korisnika i potpunu usklađenost s eIDAS regulativom. Time se kvalificirani elektronički potpis približava korisniku i uklanja potreba za dodatnim uređajima, složenim instalacijama ili fizičkom prisutnošću na određenoj lokaciji. 

Svaki potpis evidentira se automatski unutar sustava, čime se osigurava cjelovitost i vjerodostojnost dokumenta tijekom cijelog njegovog životnog ciklusa. Dokumenti ostaju nepromjenjivi nakon potpisivanja, a svi koraci potpisnog procesa transparentni su i sljedivi, uz sigurnu pohranu i arhiviranje unutar SPI sustava. Takav pristup omogućuje javnopravnim tijelima da zadrže punu pravnu sigurnost, a istodobno značajno ubrzaju administrativne postupke. Uklanjanjem potrebe za fizičkim potpisivanjem i ručnom dostavom dokumenata, digitalno potpisivanje postaje prirodan dio učinkovitog i modernog poslovanja. 

Kvalificirani elektronički potpis, kada je implementiran kroz rješenje poput Potpisa na dlanu, prestaje biti apstraktan pravni pojam i postaje konkretan alat koji podržava transparentno, odgovorno i zakonski usklađeno digitalno upravljanje. Za više informacija o rješenju Potpis na dlanu obratite nam se na: marketing@spi.hr

Što je kvalificirani elektronički potpis i kako „Potpis na dlanu“ osigurava pravnu snagu i sigurnost dokumenta

Digitalna transformacija lokalne i javne uprave donosi ne samo brže i učinkovitije procese, već i potrebu za potpunom pravnom valjanosti svih elektroničkih radnji. U tom kontekstu, kvalificirani elektronički potpis predstavlja ključnu inovaciju – digitalni ekvivalent vlastoručnog potpisa, koji osigurava punu pravnu snagu u svim državama članicama Europske unije. Iako digitalizacija, elektronička komunikacija i elektronička ovjera sve više postaju standard u poslovanju javnopravnih tijela, njihova primjena nije uvijek jednostavna. Kompleksnost sustava, sigurnosni zahtjevi i pravna nedorečenost često smanjuju povjerenje u ove alate, što može usporiti njihovo uvođenje. Upravo zato je ključno razumjeti kako kvalificirani elektronički potpis ne samo da ubrzava procese, već i pruža sigurnost i pravnu zaštitu u svakodnevnom radu uprave.

 

Što je točno digitalizacija?

Strategija digitalne Hrvatske za razdoblje do 2032. godine definira digitalizaciju kao pojam koji opisuje proces korištenja digitalnih, odnosno informacijskih i komunikacijskih tehnologija (kako bi se pružile brže, jeftinije, sigurnije i kvalitetnije usluge/proizvodi). No Strategija digitalne Hrvatske dio je puno višeg cilja i Europska unija u Uredbi eIDAS kaže da:

 

„Izgradnja povjerenja u online okruženje ključna je za gospodarski i socijalni razvoj. Zbog nedostatka povjerenja, posebno zbog osjećaja pravne nesigurnosti, potrošači, poduzeća i tijela javne vlasti oklijevaju provoditi transakcije elektroničkim putem te koristiti odnosno uvoditi nove usluge.“. Navedeno ističe nužnost uspostave pravno-tehnološkog okvira, prvenstveno javne uprave, koji bi u svojem temeljnom cilju imao brzinu, ekonomičnost, sigurnost i kvalitetu.“ º

 

Ako pogledamo usluge povjerenja (elektronički potpisi, elektronički pečati, elektronički vremenski žigovi, elektroničke dokumenti, usluge elektroničke preporučene dostave i usluge certificiranja za autentikaciju mrežnih stranica), elektronički potpisi su najosobniji i samim time trebaju uživati i najveće povjerenje te pružiti najveće benefite potpisniku, kao i tijelu koje ga je ovlastilo.

 

Što je kvalificirani elektronički potpis?

Kvalificirani elektronički potpis (QES – Qualified Electronic Signature) najviša je razina elektroničkog potpisa propisana eIDAS regulativom (EU br. 910/2014). On jamči autentičnost potpisnika, cjelovitost dokumenta i njegovu nepromjenjivost nakon potpisivanja. Da bi potpis bio kvalificiran, mora biti izrađen pomoću kvalificiranog certifikata i sigurnog uređaja za stvaranje potpisa, koje izdaje ovlašteni pružatelj usluge povjerenja. Drugim riječima, takav potpis nedvojbeno potvrđuje identitet osobe i ne može biti izmijenjen ili krivotvoren bez traga.

 

Primjena elektroničkog potpisa u praksi

Primjena elektroničkog potpisa u postupcima koji se vode kod javnopravnih tijela već je gotovo sveprisutna. Uzmemo li u obzir tri najčešće primjenjivana propisa, možemo uvidjeti da primjena elektroničkog potpisa polako postaje imperativ i nužan alat u svakodnevnom radu. Uredba o uredskom poslovanju kaže:

 

„ Na akte se stavlja kvalificirani elektronički potpis kvalificiranog pružatelja usluge povjerenja ili elektronički pečat u skladu s člankom 33. stavcima 5. i 6. ove Uredbe.“¹

Opći porezni zakon navodi: „Porezno rješenje mora sadržavati 1. naziv poreznog tijela, broj i datum rješenja, 2. uvod, izreku i obrazloženje, 3. uputu o pravnom lijeku, 4. potpis ovlaštene osobe i otisak pečata ili elektronički potpis ili elektronički pečat poreznog tijela.”²

Zakon o općem upravnom postupku navodi: „Rješenje se sastoji od zaglavlja, uvoda, izreke, obrazloženja, upute o pravnom lijeku te vlastoručnog potpisa ovlaštene službene osobe i otiska službenog pečata javnopravnog tijela ili kvalificiranog elektroničkog potpisa ovlaštene službene osobe ili kvalificiranog elektroničkog pečata javnopravnog tijela.“³

 

Također, valja obratiti pažnju i na članak 75. st. 1. 2. Zakona o općem upravnom postupku koji kaže:

 

„1. Javnopravna tijela i stranke te druge osobe koje sudjeluju u postupku primarno komuniciraju elektroničnim putem i pomoću sustava državne informacijske infrastrukture.

2. Podnesci dostavljeni u elektroničkom obliku s kvalificiranim elektroničkim potpisom sukladno posebnim propisima smatrat će se vlastoručno potpisanim.“

 

Iz navedenog možemo zaključiti kako je uz činjenicu da je elektronička komunikacija primarna u pogledu poslovanja javnopravnih tijela za puni pravni učinak i njezino izjednačavanje s klasičnom dostavom nužno korištenje kvalificiranog elektroničkog potpisa.

Valja istaknuti da jedna od najvećih prednosti kvalificiranog elektroničkog potpisa leži u njegovoj internacionalnoj valjanosti. Uredba eIDAS govori o pravnim učincima elektroničkih potpisa u okviru Europske unije:

  1. Elektroničkom potpisu se kao dokazu u sudskim postupcima ne smiju uskratiti pravni učinak i dopuštenost samo zbog toga što je on u elektroničkom obliku ili zbog toga što ne ispunjava sve zahtjeve za kvalificirani elektronički potpis.
  2. Kvalificirani elektronički potpis ima jednak pravni učinak kao vlastoručni potpis.
  3. Kvalificirani elektronički potpis koji se temelji na kvalificiranom certifikatu izdanom u jednoj državi članici priznaje se kao kvalificirani elektronički potpis u svim ostalim državama članicama.

Sveprisutnost u nacionalnim propisima, njegova nužnost u valjanoj elektroničkoj komunikaciji i valjanost na području cijele Europske unije čine kvalificirani elektronički potpis osnovnim i nezaobilaznim alatom moderne javne uprave.

 

Kako Potpis na dlanu koristi kvalificirani elektronički potpis

Rješenje Potpis na dlanu koristi upravo kvalificirani elektronički potpis u skladu s eIDAS regulativom. Potpisivanje se obavlja putem mobilne aplikacije, jednostavno i sigurno, uz potpunu autentifikaciju korisnika.

Svaki potpis automatski se evidentira, ovjerava i pohranjuje u sustavu, čime se osigurava:

  • nepromjenjivost i vjerodostojnost dokumenta,
  • puna zakonska usklađenost,
  • transparentnost i praćenje svakog potpisa,
  • sigurna pohrana i arhiviranje u SPI sustavu.

Korisnici tako mogu biti sigurni da dokument potpisan putem aplikacije ima istu pravnu snagu kao da je potpisan ručno uz dodatnu prednost digitalne sigurnosti i jednostavnosti. Primjena kvalificiranog elektroničkog potpisa u okviru rješenja Potpis na dlanu omogućuje lokalnim upravama da ubrzaju i pojednostave administrativne procese, uklone potrebu za fizičkim potpisivanjem i dostavom dokumenata te osiguraju potpunu pravnu valjanost i transparentnost poslovanja. Time se lokalne jedinice približavaju europskim standardima digitalnog upravljanja efikasno, odgovorno i u potpunosti usklađeno sa zakonom.

 

potpis na dlanu

 

Pouzdano i pravno valjano digitalno potpisivanje

Kvalificirani elektronički potpis nije samo tehnološka inovacija – on je pravni temelj digitalnog povjerenja. Uz rješenje Potpis na dlanu, lokalne uprave dobivaju pouzdan, siguran i zakonski priznat način potpisivanja dokumenata, bez papira i bez kašnjenja. Digitalna sigurnost, pravna valjanost i brzina sve to sada doslovno stane na dlan. Za više informacija o rješenju Potpis na dlanu kontaktirajte nas na: marketing@spi.hr

 

0 t.1Uredbe (EU) br. 910/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. srpnja 2014. o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu i stavljanju izvan snage Direktive 1999/93/EZ
1 čl. 45. st. 5 Uredbe o uredskom poslovanju (N.N. 75/2021)
2 Čl. 98. st. 2 Općeg poreznog zakona (NN 115/16, 106/18, 121/19, 32/20, 42/20, 114/22)
3 čl. 98. st. 1. Zakona o općem upravnom postupku (N.N. 47/09 i 110/21)

POTPIS NA DLANU: Kako digitalni potpis štedi vrijeme i pojednostavljuje rad lokalne uprave

Uvođenje digitalnih rješenja u rad lokalnih uprava nije više budućnost – to je svakodnevica. Jedno od takvih rješenja je Potpis na dlanu, mobilna aplikacija koja omogućuje kvalificirano digitalno potpisivanje i ovjeravanje dokumenata, brzo, sigurno i s bilo kojeg mjesta.

 

Brzina i praktičnost na dohvat ruke

 

U tradicionalnim procesima ovjere dokumenata svaki je korak zahtijevao vrijeme, fizičku prisutnost i niz nepotrebnih radnji. Dokument je trebalo ispisati, potpisati rukom, skenirati i ponovno slati putem e-pošte ili internog sustava. Često se događalo da dokumenti čekaju na potpis danima, a svaki propust, pogreška ili kašnjenje dodatno je usporavalo cijeli proces. Zvuči poznato? Takav način rada troši ne samo dragocjeno vrijeme, već i materijalne resurse – papir, tintu, energiju i prostor za pohranu.

Potpis na dlanu otklanja sve te prepreke. Umjesto fizičkog papira, službenici primaju dokument izravno na svoj mobilni uređaj gdje ga mogu pregledati, potpisati i ovjeriti u svega nekoliko klikova. Nema potrebe za ispisom, povratnim slanjem ni čekanjem u redovima za potpis. Bez obzira nalaze li se u uredu, kod kuće ili na terenu, korisnici mogu dokument potpisati odmah kad god i gdje god je to potrebno. Time se odluke donose brže, postupci postaju učinkovitiji, a cijeli proces administracije prelazi na novu razinu digitalne agilnosti i organizacijske učinkovitosti.

 

Sigurnost i pravna valjanost

 

Kada je riječ o službenim dokumentima, sigurnost i pravna valjanost potpisa imaju presudnu važnost. Upravo zato Potpis na dlanu koristi kvalificirani elektronički potpis koji je u potpunosti usklađen s eIDAS regulativom Europske unije – zakonskim okvirom koji definira pravnu valjanost digitalnih potpisa u državama članicama EU. To znači da svaki dokument potpisan putem ovog rješenja ima istu pravnu snagu kao i vlastoručni potpis na papiru. Korisnici mogu biti sigurni da su svi dokumenti autentični, nepromijenjeni i provjerljivo potpisani, čime se štiti integritet i vjerodostojnost cijelog procesa.

Osim toga, Potpis na dlanu je potpuno integriran sa SPI aplikacijama, što dodatno pojednostavljuje obradu, ovjeru i arhiviranje dokumenata. Svi potpisani materijali automatski se pohranjuju i evidentiraju unutar sustava, osiguravajući transparentnost, sljedivost i potpunu usklađenost s propisima. Na taj način lokalne uprave dobivaju rješenje koje je ne samo brzo i praktično, već i pouzdano, sigurno i u potpunosti usklađeno sa zakonom – temelj za modernu, digitalno odgovornu administraciju.

 

potpis na dlanu

 

Ušteda resursa i automatizacija

 

Digitalno potpisivanje ne donosi samo bržu obradu dokumenata, već i značajnu uštedu resursa. Uvođenjem rješenja Potpis na dlanu eliminira se potreba za papirnatim dokumentima, tonerima, pisačima, skenerima i drugim fizičkim uređajima koji su dugo bili neizostavan dio administrativnog procesa. Svaki potpis obavlja se elektronički, čime se smanjuju troškovi materijala, održavanja i logistike, ali i količina otpada koju stvaraju tradicionalni uredi.

Uz to, svaka radnja u sustavu odvija se digitalno i automatski – bez ručnog prepisivanja, ponovnog unosa podataka ili traženja dokumenata u arhivama. Potpisani dokumenti i e-računi automatski se sinkroniziraju sa SPI sustavom, što omogućuje trenutnu pohranu, lak pristup i potpunu evidenciju svih postupaka. Time se osigurava digitalna sljedivost, odnosno mogućnost uvida u svaki korak – od kreiranja do arhiviranja dokumenta. Prednost takvog pristupa nije samo u uštedi vremena i novca, nego i u održivosti poslovanja. Manje papira znači manju potrošnju prirodnih resursa i manji ekološki otisak, što lokalne uprave čini odgovornijima prema okolišu i zajednici.

 

Tko sve može koristiti Potpis na dlanu?

 

Rješenje Potpis na dlanu osmišljeno je s ciljem da olakša svakodnevni rad svim odgovornim osobama u sustavu lokalne i javne uprave koje redovito potpisuju službene dokumente. Idealno je za načelnike, gradonačelnike, ravnatelje, pročelnike, ali i za voditelje odjela, tajnike, računovođe te sve one koji su uključeni u procese odobravanja i ovjere dokumenata.

U praksi to znači da se širok spektar dokumenata, od akreditacija, financijskih izvješća i odluka o nabavi, pa sve do internih akata, rješenja i dopisa,  može potpisati brzo, sigurno i bez potrebe za fizičkim prisustvom. Bez obzira nalazi li se potpisnik u uredu, na sastanku ili službenom putu, svaki dokument dostupan je u digitalnom obliku i spreman za potpis u svega nekoliko trenutaka. Takva fleksibilnost znatno olakšava svakodnevni rad rukovoditeljima i službenicima, a istovremeno doprinosi bržem donošenju odluka i boljoj organizaciji rada. Potpis na dlanu omogućuje potpisivanje dokumenata u stvarnom vremenu, čime se ubrzava tijek informacija i smanjuju zastoji u procesima.

 

Korak prema modernoj i učinkovitijoj upravi

 

Uvođenjem rješenja Potpis na dlanu, lokalne uprave mogu značajno ubrzati svoje procese, smanjiti administrativni teret i uštedjeti vrijedne resurse. Digitalno potpisivanje više nije daleka budućnost ni privilegija velikih institucija – danas je to standardna praksa koja omogućuje rad bez papira, uz potpunu sigurnost, jednostavnost i dostupnost s bilo kojeg mjesta. Potpis na dlanu mijenja način na koji se dokumenti potpisuju i ovjeravaju – brzo, sigurno i u potpunosti digitalno. Riječ je o rješenju koje povezuje ljude, ubrzava procese i donosi stvarne rezultate u svakodnevnom radu lokalne samouprave. Pridružite se brojnim lokalnim upravama koje su već digitalizirale svoje poslovanje. Saznajte kako Potpis na dlanu može unaprijediti učinkovitost vaše organizacije i pojednostaviti radne procese. Kontaktirajte nas i otkrijte prednosti digitalnog potpisivanja: marketing@spi.hr