Postupanje s arhivskim gradivom, bez obzira na izostanak unificiranosti u poprilično nepreglednom i vrlo dinamičnom sustavu naše javne uprave u najširem smislu, u pravilu možemo podvesti pod izrazito obuhvatno područje uredskog poslovanja i općih poslova u okviru tijela javne vlasti. Naravno, s obzirom na naše uže područje poslovanja, prije svega se obraćamo kolegicama i kolegama u lokalnoj i područnoj samoupravi, kao i zaposlenima u još širem krugu proračunskih korisnika kojima su iste osnivači, ne ulazeći u posebna upravna područja radi kojih su osnovani. Kako bilo, potpuno bi pogrešno bilo krenuti s premise kako poslovi postupanja s arhivskim gradivom predstavljaju novinu za velik broj nadležnih službenika koji, uvažavajući sve različitosti i specifičnosti svakog pojedinog subjekta, obavljaju širok spektar radnih zadataka u navedenom području, ali nećemo pogriješiti ako kažemo kako promjena koja nam slijedi ima gotovo tektonski značaj u prilično statičnom i promjenama nesklonom stručnom i operativnom području uredskog poslovanja.
U bitnome i vrlo pojednostavljeno, navedena se promjena odnosi na usvajanje pravila i postupaka nastajanja izvornog javnog dokumentarnoga gradiva u digitalnom obliku, kao i usporedno osiguravanje pretvorbe arhivskoga gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik. Navedeno s jedne strane implicira stjecanje novih te produbljivanje postojećih znanja i vještina svih ljudskih kapaciteta koji po prirodi svojih nadležnosti i ovlasti sudjeluju u radu tijela javne vlasti različitih razina, ali i nužno usvajanje novih tehnologija kako bi se osigurala glatka, sigurna i prije svega zakonita tranzicija s postojećeg i dobro poznatog oblika, odnosno preciznije rečeno iz analognog i fizičkog u dugo očekivani digitalni oblik.
Normativni okvir
Središnje mjesto normativnog okvira koji uređuje područje arhiva i arhivske građe svakako predstavlja propis relativno novijeg izdanja, točnije Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18 i 98/19, dalje u tekstu: Zakon), kojim je prestao važiti prilično dugovječni Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97, 64/00, 65/09, 125/11 i 46/17). Kako je to već uobičajeno u praksi naših donositelja propisa, citirani je Zakon kao samostalna cjelina operativno (gotovo) potpuno neprovediv i vrlo ograničeno uporabljiv, slijedom čega je u tu svrhu zakonodavac predvidio donošenje niza različitih provedbenih propisa kojima će se konkretizirati postojeće zakonske odredbe. Tako je na temelju odredbe članka 53. stavka 1. Zakona ministar nadležan za kulturu, u roku od dvanaest mjeseci od dana stupanja na snagu istog Zakona, bio dužan donijeti različite provedbene propise, od kojih su do danas svjetlo dana ugledali sljedeći pravilnici:
- Pravilnik o korištenju javnog arhivskog gradiva (NN 121/19)
- Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva te broju i strukturi stručnog osoblja arhiva (NN 121/19)
- Pravilnik o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja (NN 104/19) i
- Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20).
Upravo posljednje doneseni Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20, dalje u tekstu: Pravilnik) uređuje temeljna pitanja u smislu naslovne teme za sve subjekte na koje se odnosi, a njime se uređuju, točnije, tek bi se trebala urediti, sva pitanja u smislu uvjeta i načina stvaranja, čuvanja i zaštite, obrade, vrednovanja, odabiranja, pretvorbe, korištenja i izlučivanja dokumentarnog gradiva, kao i predaje arhivskog gradiva nadležnom arhivu te propisana stručna osposobljenost za obavljanje poslova u upravljanju dokumentarnim gradivom.
Nažalost, iako je rok od dvanaest mjeseci odavno za nama, provedbeni propis kojim bi se trebali urediti uvjeti korištenja gradiva u državnim arhivima i arhivima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, još uvijek nije donesen, a njegovo donošenje željno očekujemo kako bismo mogli intenzivirati i precizno usmjeriti sve aktivnosti nužne za pozicioniranje arhivske građe u odnosu na, također, željno očekivane izmjene u sustavu uredskog poslovanja.
Izazovi digitalizacije arhiva u užem smislu
U prethodnom smo odlomku samo naveli normativni okvir i neke bitne okolnosti uz isti, a u nastavku, ne ulazeći u detalje složenih i tek djelomično reguliranih te još uvijek nedovoljno strukturiranih konkretnih obveza i aktivnosti, koje su adresati dužni usvojiti i implementirati u svoj svakodnevni rad, navodimo samo neke ključne komponente ovog izrazito složenog procesa koje će trebati uzeti u obzir.
Prije svega, sva tijela javne vlasti obuhvaćena objašnjenjem pojmova u smislu članka 3. Zakona, dužna su donijeti općenormativne akte kojima će se urediti niz pitanja u smislu upravljanja arhivskim gradivom u najširem smislu. Tako su tijela javne vlasti i druge osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u nadležnosti arhiva dužni izraditi pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom, kojima se uređuju sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva, infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju, vanjskim uslugama te s njima upoznati zaposlenike koji sudjeluju u obradi gradiva. Također, posebno ističemo obvezu odrediti rok čuvanja za sve vrste gradiva te takav popis javnog dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje, o čemu će, s obzirom na složenost i raznolikost primjenjivog normativnog okvira, svakako biti riječi u neposrednoj budućnosti, odnosno kada to postane de iure moguće[1].
Nadalje, izričitim odredbama članka 10. Pravilnika propisano je kako se sve jedinice dokumentarnog gradiva u posjedu stvaratelja moraju nalaziti u uređenom informacijskom sustavu za upravljanje gradivom, biti identificirane u njemu te dostupne osobama koje imaju pravo pristupa podacima koje gradivo sadrži. Kako bilo, susrećemo se u okviru predmetnog područja s relativno novom sintagmom naziva informacijski sustav za upravljanje gradivom, a čije značenje je pobliže određeno u članku 3. stavku 1. točki j) citiranog Pravilnika. Ovdje valja dodati kako je pojam informacijski sustav definiran i odredbama članka 3. stavka 1. točke m) Zakona, uz napomenu kako isti pojmovi nemaju podudarno značenje[2].
U konačnici, citiranim su propisima utvrđene brojne operativne obveze koje će nadležni službenici i djelatnici u tijelima javne vlasti morati savladati u okviru obavljanja svojih redovnih radnih zadataka, a koje će vrlo izgledno predstavljati veliki iskorak u odnosu na godinama stvaranu te vrlo dobro uhodanu i poznatu metodologiju postupanja s arhivskim gradivom u užem, odnosno postupanja u okviru poslova uredskog poslovanja u širem smislu. Kako bilo, prema skromnom mišljenju autora ovih redaka, ljudski resursi bit će suočeni s ovom vrlo intenzivnom i sadržajnom promjenom i upravo oni će biti nositelji svih promjena u smislu digitalizacije uredskog poslovanja. U bitnome, razviju li donositelji odluka na svim razinama javne vlasti svijest o značaju, obuhvatu i dosegu predstojećih promjena i omoguće svojim službenicima i radnicima dovoljno prostora za, kako teorijsko, tako i praktično svladavanje ovog naoko jednostavnog i sporednog, a suštinski izrazito kompleksnog i multidisciplinarnog područja, mišljenja smo kako će se digitalizacija uredskog poslovanja provesti učinkovito i zakonito. Izostane li, s druge strane, takvo razumijevanje, odnosno prevlada li površan pristup navedenoj problematici, potencijalne štetne posljedice mogle bi imati puno snažniji, dublji i dalekosežniji učinak nego što se na prvi pogled može pretpostaviti.
Izazovi digitalizacije arhiva u širem smislu
Pristupimo li području arhiviranja kao samostalnom području rada, predstojeće promjene predstavljaju više nego dovoljan stručni i operativni izazov za sve stvaratelje arhivskog gradiva. Međutim, uvažavajući okolnost kako je u najavi, a što se može zaključiti s osnova činjenice da je u vezi uvođenja iste prošle godine održano javno savjetovanje, donošenje nove uredbe kojom bi se trebalo urediti područje uredskog poslovanja, nameće se neizbježan zaključak kako je riječ o suštinski potpuno međuovisnim područjima koja je gotovo nemoguće promatrati kao samostalne i nepovezane cjeline. Nadalje, slojevitost javne uprave i različite nadležnosti na različitim razinama javne vlasti u Republici Hrvatskoj uvjetuju različite pristupke u vezi broja i veličine rješenja koja je potrebno implementirati u redovno poslovanje brojnih javnopravnih subjekata, tako da je lako zaključiti kako postoje značajne razlike između vrste i količine gradiva koje isti stvaraju i obrađuju. Primjera radi, razumno je pretpostaviti kako su izazovi uredskog poslovanja i postupanja s arhivskim gradivom u određenim ustanovama u području kulture i obrazovanja, ne umanjujući nikako pritom njihov značaj i ulogu u društvu, ipak manje slojeviti i intenzivni u odnosu na izazove koji će biti u tom smislu stavljeni pred jedinice lokalne i područne samouprave.
Također, novo uredsko poslovanje, a tako i postupanje s arhivskim gradivom, trebalo bi primarno biti u digitalnom obliku, što, uza sve sukcesivne i međuovisne radne procese i aktivnosti operativne naravi, implicira i brigu o zakonitosti svih akata i pismena koji nastaju u radu javnopravnih tijela. Slikovitije rečeno, postupovni propisi koji uređuju upravni i porezni postupak de lege lata ne uređuju na jedinstven način pretpostavke valjanosti akata donesenih u digitalnom obliku, dok su pretpostavke digitalne komunikacije s pravosudnim tijelima uređene posebnim propisima koje će također trebati poštivati u svakodnevnom radu. U bitnome, a gdje je tako nešto pravno i stvarno moguće, odnosno izričito propisano, izvornici akata i dokumenata različite naravi i pravne osnove trebali bi biti u primarno digitalnom obliku, uz mogućnost zakonite pretvorbe u fizički, odnosno papirnati oblik.
Izrazito bitna komponenta, koja u dosadašnjem diskursu rada javnopravnih tijela nije zauzimala značajno mjesto, a koju je jednostavno nužno i neizbježno uzeti u obzir u ovom smislu, odnosi se na ispunjavanje sve kompleksnijih zahtjeva u vezi s hardverskom podrškom za sve relevantne procese rada. Ne ulazeći u širinu, valja naglasiti kako je nužno uspostaviti informacijske sustave uredskog poslovanja koji će imati dovoljne podatkovne kapacitete za prijam i pohranu (u ovom trenutku teško predvidive) značajne količine podataka, a koji će istovremeno biti dostupni službenicima u svakodnevnom radu te udovoljavati sve strožim kriterijima u kontekstu informacijske sigurnosti.
Dodamo li svemu prethodno navedenome nužnost međusobnog povezivanja hardverskih komponenata unutar jednog subjekta, odnosno nužnosti uspostave komunikacijskih kanala putem informacijskih sustava različitih javnopravnih tijela, čini se kako se naš javni sektor, a osobito jedinice lokalne i područne samouprave, nalaze pred jednom od najznačajnijih i najobuhvatnijih reformi koja, s obzirom na svoj značaj i utjecaj na ukupnost poslovanja, jednostavno ne dobiva potrebnu pozornost u ovom trenutku.
Zaključno promišljanje
Željeni učinak ovog članka ne odnosi se na dubinsku analizu svih novina u navedenom smislu, već isključivo na stvaranje i razvijanje svijesti o tome koliko su sva spomenuta područja međusobno ovisna, zatim tehnički i stručno isprepletena te kako je, prije poduzimanja bilo kakvih konkretnih radnji i zahvata u kontekstu usvajanja i implementacije bilo kakvih stručnih i tehničkih rješenja, nužno razumjeti i usvojiti svu širinu, doseg i obuhvat ovog izrazito multidisciplinarnog područja.
Iako se nalazimo tek u početnoj fazi ovog tranzicijskog procesa, prema mišljenju autora ovog teksta, normativni okvir, pored toga što je još uvijek nepotpun, ne uređuje sva bitna pitanja na dosljedan i jasan način te ostavlja previše prostora za različita tumačenja. Također, okolnost kako je predlaganje zakonskih tekstova, kao i provedbenih propisa za područje uredskog poslovanja i postupanja s arhivskim gradivom u nadležnosti različitih tijela državne uprave, ostavlja, nažalost, prostora za bojazan kako ova dva područja, iako sadržajno, praktično i operativno izrazito usko povezana (čak i neodvojiva), neće biti uređena na jedinstven način.
Za kraj, u prilog prethodno navedenome, ukratko analiziramo jednu praktičnu (i pomalo paradoksalnu) situaciju. Sva tijela javne vlasti, a tako i jedinice lokalne i područne samouprave bili su dužni, u skladu s člankom 52. Zakona, u roku od 90 dana od stupanja na snagu Pravilnika[3] svoje opće akte, kojima se uređuju pitanja od značenja za upravljanje javnim dokumentarnim i arhivskim gradivom, uskladiti s odredbama istoga Zakona. Nadalje, pored navedene obveze, odredbama članka 47. Pravilnika propisano je kako su ista tijela dužna su u roku od 90 dana od dana stupanja na snagu ovoga Pravilnika uskladiti svoje opće akte, kojima se uređuju pitanja od značenja za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom, s odredbama Pravilnika.
Međutim, kako bi uopće mogla donijeti svoje opće akte, tijela javne vlasti su, između ostaloga, dužna za sve vrste gradiva koja nastaju (ili bi mogla nastati) njihovom djelatnošću odrediti rok čuvanja te takav popis javnog dokumentarnoga gradiva dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje[4]. S obzirom na to da je navedene rokove čuvanja trebalo donijeti prema oglednim popisima gradiva s rokovima čuvanja i uputama Hrvatskog državnog arhiva, a koji ogledni popisi do dana nastanka ovog teksta nisu doneseni ni objavljeni, izvršavanje obveze tijela javnih vlasti u navedenom smislu nije samo upitno, već i potpuno onemogućeno u pravnom smislu.
Kako bilo, u LC-u budno pratimo sve navedene normativne aktivnosti u predmetnim područjima kako bismo mogli svim našim korisnicima pružiti točne i potpune informacije o njihovim pravima i obvezama, ali i pravovremeno prepoznati eventualne poteškoće i nepravilnosti s ciljem njihovog učinkovitog i zakonitog rješavanja i nadilaženja.
Vedran Vukobrat, LIBUSOFT CICOM d.o.o.
[1] Hrvatski državni arhiv donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama ogledne popise s rokovima čuvanja dokumentarnog gradiva za pojedina područja djelatnosti ili pojedine vrste poslova koje obavljaju stvaratelji gradiva, uz napomenu kako je na internetskim stranicama navedene javne ustanove dostupan Opći popis gradiva s rokovima čuvanja iz 2012. godine, iz čega proizlazi kako je prethodno spomenute ogledne popise tek potrebno donijeti i objaviti
[2] Dana 19. lipnja 2019. na portalu e-Savjetovanja objavljen je Prijedlog nove Uredbe o uredskom poslovanju koji također uvodi pojam informacijski sustav uredskog poslovanja, a koji pojam u svom značenju i obuhvatu također nije podudaran s navedenim pojmovima
[3] Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20)objavljen je u NN dana 25. rujna 2020.
[4] Odredbe članka 10. stavka 1. Zakona i članka 7. stavka 1. Pravilnika su gotovo identične u sadržajnom smislu.
