„Želim upravu bez papira“ – riječi su bjelovarskog gradonačelnika Daria Hrebaka koje su odjeknule salom za sastanke kada se nedavno obraćao svojim djelatnicima, predstavnicima Hrvatske pošte i Libusoft Cicoma. Time je postavio vrlo konkretan i u vremenu opće digitalizacije u potpunosti opravdan zahtjev. Iza zahtjeva krio se niz izazova, no s vremenom smo ih uspjeli riješiti. U nastavku pročitajte kako smo u Bjelovaru zatvorili puni krug digitalizacije.

Kako kreirati digitalni dokument

Napisati dopis, ovjeriti ga kvalificiranim potpisom i dostaviti stranci se ne čini kao strašna stvar, no što kada se radi o izdavanju više stotina akata koje izravno utječu na gradski proračun?

Za takve situacije je prije svega potreban predan rad službenika u informacijskom sustavu i sustav koji može obuhvatiti sve elemente postupka i iz cijelog niza „sirovih“ podataka kreirati predložak akta. No, sadržajno savršen bez adekvatne ovjere akt nema pravni učinak, što nas je dovelo do idućeg izazova.

Kako kvalificiranim potpisom/pečatom ovjeriti stotine/tisuće dokumenata

U školskim primjerima postupka gdje imamo jedan zahtjev koji rezultira jednim aktom vrijeme potrebno da se kreira kvalificirani elektronički potpis/pečat ne čini se kao veliki problem.

No, ako ste čelnik/ca koji svakodnevno potpisuje brojne akte ili pak službenik/ca koji izdaje rješenja u masovnim postupcima, poput komunalne naknade ili uskoro poreza na nekretnine, pojedinačna elektronička ovjera akata postaje izvor frustracije i prirodno se vraćamo „klasičnoj ovjeri“. Stoga mogućnost da jedno potpisno rješenje omogući ovjeru jednog, deset ili deset tisuća dokumenata „jednim unosom pina“ nije komoditet nego akutna potreba te potpisna rješenja poput potpisa u oblaku imaju izniman pravni, tehnološki i operativan značaj u digitalizaciji javne uprave.

Upravo je tu do izražaja došao FINA potpis u oblaku koji omogućava ovjeru do 15.000 akata odjednom! I sada imamo digitalne akte kreirane i evidentirane prema svim standardima digitalnog izdavanja akata, no tu priči nije bio kraj i susreli smo se s novim izazovom.

Kako dostaviti akte građanima

Iako je digitalna dostava zakonski uređena za pravilnu provedbu digitalne dostave potreban je prije svega zahtjev ili izričiti pristanak stranke. Prikupljanje suglasnosti je izazov za sebe, no što ako stranka odbije dati suglasnost za digitalnu dostavu?

Kako bi mogli pružiti cjelovito rješenje okrenuli smo se dobroj praksi dostave sudskih pismena i sustavu ePošta Hrvatske pošte koji omogućava dostavu u korisnički pretinac Hrvatske pošte, ali i u slučaju da digitalna dostava nije moguća automatsku materijalizaciju (printanje i kuvertiranje putem partnerske print kuće) te fizičku dostavu akta!

Time smo omogućili u potpunosti digitalno izdavanje, ovjeru i dostavu akata čak i kada komunikacija prema strankama u digitalnom obliku nije moguća.

Kako bismo omogućili što veću razinu automatizacije uhvatili smo se u koštac i s posljednjim izazovom.

Kako evidentirati dostavu

U upravnom postupku datum dostave stranci je podatak s dalekosežnim posljedicama. O njemu ovisi pravomoćnost, izvršnost, rokovi dospijeća i izračun kamata, ako se radi o utvrđenju obveza… Ukratko bez njega iz akta ne proizlaze pravni učinci i daljnja automatizacija postupka nije moguća.

Kako digitalizacija ne bi ovisila o ručnom unosu tog važnog podatka integrirali smo se sa sustavom za praćenje pošiljki Hrvatske pošte i povezali podatak na relevantne dijelove sustava kako bi omogućili potpunu automatizaciju postupka.

Zaključno

Iako digitalizacija naoko izgleda kao relativno lagan i prirodan proces, samo u ovom primjeru potrebna je potpuna usklađenost sustava FINE, Hrvatske pošte, partnerske print kuće i Libusoft Cicoma, te naravno sve oplemenjeno i s elementima državne informacijske infrastrukture. No, najvažniji element u cijeloj priči je svakako vizija, volja i predanost Grada Bjelovara da digitalnim alatima pruži bolju uslugu građanima.

Vedran Padovan, voditelj Odjela uredskog poslovanja i Platforme Otvoreno

Želite li, poput Grada Bjelovara, zatvoriti puni krug digitalizacije obratite nam se na e-mail: marketing@spi.hr