Objave

ISKUSTVO BJELOVARA S ePOŠTOM: ‘Izuzetno smo zadovoljni, otpremili smo više od 42.000 dokumenata’

,

Nešto više od dva mjeseca prošlo je od kako je Grad Bjelovar u svoj sustav uveo u potpunosti digitalnu pisarnicu i novi način komunikacije s građanima. Riječ je o sustavu koji su ugradili zahvaljujući našem modulu HP servis (ePošta) koji se nalazi u sustavu Uredskog poslovanja i koji je spojen na sustav Hrvatske pošte.

“Izuzetno smo zadovoljni funkcionalnošću ePošte i cjelokupnim projektom integracije u naš ERP sustav. Sustav radi stabilno, omogućuje jednostavnu i brzu otpremu pismena”, poručuju iz Gradske uprave dodajući kako ovo “inovativno rješenje svakodnevno dokazuje svoju vrijednost.”

Dokaz je i činjenica da su u protekla dva mjeseca kroz novi sustav otpremili više od 42 tisuće pismena, od kojih se otprilike polovica odnosi na upravne i porezne postupke, dok drugu polovicu čini ostala službena pošta.

Kako točno funkcionira sustav preko našeg modula?

Podsjetimo, naš modul omogućava digitalnu otpremu jednog ili tisuće različitih dokumenata istovremeno izravno iz Uredskog poslovanja. Dokumenti se otpremaju u sustav Hrvatske pošte gdje se pošiljke pregledavaju i ovisno o dostupnosti korisnika, nadalje dostavljaju digitalno ili ispisuju i otpremaju u fizičkom obliku. Cijeli proces dostave korisnik prati u realnom vremenu i zaprima digitalnu povratnicu koji status pošiljke ažurira izravno u SPI sustavu.

Zaposlenici Grada Bjelovara hvale jednostavnu integraciju sustava, brzu komunikaciju i smanjenje papirnate dokumentacije. “Novi sustav omogućio im je više vremena za složenije zadatke, što direktno poboljšava kvalitetu usluga građanima”, navode te dodaju da su i reakcije građana uglavnom pozitivne, ali i da očekuju još bolji odjek nakon što građani kroz komunikacijsku kampanju otvore svoje ePoštanske pretince.

Uštede su već vidljive

Na pitanje jesu li već sada vidljive i uštede u novom načinu rada navode: “Ušteda vremena je evidentna – zahvaljujući ePošti, službenici manje vremena troše na administrativne postupke i više se fokusiraju na složenije zadatke. Troškovi su također nešto niži, međutim glavni motiv za korištenje ove usluge nije bila financijska ušteda, već povećanje učinkovitosti, brže komuniciranje i moderan pristup koji olakšava rad i građanima i službenicima. Važno je naglasiti da usluga nije poskupjela u odnosu na prijašnji način rada, što je dodatna prednost za sve uključene.”

Broj korisnika najnovijeg sustava rada koji je Libusoft Cicom omogućio u suradnji s Hrvatskom poštom iz dana u dan se povećava. U LC-u smo iznimno smo zahvalni svima koji su nam ukazali povjerenje i odlučili se za naš novi modul u Uredskom poslovanju HP servis (ePošta).

PRVI U HRVATSKOJ: Grad Bjelovar u suradnji s LC-om uveo sustav ePošte za lakšu i bržu komunikaciju s građanima

Grad Bjelovar prva je jedinica lokalne samouprave koja je građanima omogućila bržu, učinkovitiju te besplatnu novu uslugu komunikacije kroz sustav ePošta. Istovremeno, prvi su grad u Hrvatskoj koji od sada svoje pošiljke šalje bez ispisa u pisarnici i predaje u poštanskom uredu – izravno iz svog sustava, digitalnim putem. ePošta pritom im osigurava praćenje pošiljaka te povratnicu vraća izravno u sustav uredskog poslovanja.

Sustav e-Pošta, Hrvatske pošte, Libusoft Cicom je povezao sa sustavom Gradske uprave u Bjelovaru nakon što smo realizirali projekt Masovnog potpisivanja dokumenata iz Uredskog poslovanja. Time je smo doprinijeli velikom i zahtjevnom cilju Grada Bjelovara da digitalizira svoje usluge i postane grad bez papira.

Jednim klikom šalje se i do 17 tisuća dokumenata

“Bolja, brža, učinkovitija i besplatna usluga za građane, ono je čemu Grad Bjelovar teži uvođenjem digitalnih alata. Ovim važnim projektom došli smo najdalje dosad u nastojanjima da digitaliziramo usluge Grada te digitalne usluge pružimo i građanima. Do sada smo na godišnjoj razini ispisivali više od 60 tisuća različitih dokumenata, koji su potom završavali u Hrvatskoj pošti. Od sada, praktički jednim klikom, dokumenti se šalju Pošti, koja ih dostavlja izravno građanima – digitalno ili u fizičkom obliku. Grad na taj način odjednom može poslati 17 tisuća dokumenata, što znači veliku uštedu i novca i vremena”, kazao je gradonačelnik Bjelovara Dario Hrebak prezentirajući novost na konferenciji za medije.

Dodao je kako je Bjelovar ovime, uz to što nudi digitalnu i kvalitetniju uslugu građanima, smanjuje trajanje dostave, pruža višu razinu pravne sigurnosti, ali i štedi gradske resurse – vrijeme i novac.

Što e-Pošta znači samim građanima?

Predsjednik Uprave Hrvatske pošte Ivan Čulo na konferenciji za medije detaljno je pojasnio što ePošta znači za same građene. “Grad nam iz svog sustava digitalnim kanalom uputi pošiljke, a mi u sustavu vidimo kojim građanima pošiljku dalje šaljemo digitalno, a za koje ih trebamo isprintati te poslati u fizičkom obliku. Svi građani instaliranjem aplikacije račune zaprimaju digitalno i mogu ih plaćati direktno iz sustava ePošta, mogu ih plaćati i karticama”, pojasnio je Čulo. Također je istaknuo da će se sustav dalje razvijati tijekom ove godine te da će prerasti u digitalni poštanski sandučić.

U Libusoft Cicomu smo ponosni što smo zajedničkom suradnjom s Gradom Bjelovarom i Hrvatskom poštom doprinijeli digitalizaciji gradskog poslovanja i podizanju kvalitete gradskih usluga za građane Bjelovara.

Priču o tome kako je Bjelovar napravio ovaj veliki iskorak na putovanju do grada bez papira donosimo uskoro.