Objave

ePOŠTA: Brža i jednostavnija administracija za gradove i općine

 

U vremenu kada se digitalizacija sve snažnije uvodi u javnu upravu, gradovi i općine traže rješenja koja će im olakšati svakodnevno poslovanje, ubrzati procese i smanjiti papirologiju. Poseban naglasak stavlja se na komunikaciju s građanima i institucijama, gdje je pouzdana i brza dostava dokumenata ključna za učinkovit rad. Upravo zato razvili smo modul HP servis (ePošta) koji omogućuje da se službeni dokumenti šalju brzo, jednostavno i u potpunosti digitalno.

 

Prednosti za lokalnu samoupravu

Sve više jedinica lokalne samouprave prepoznaje ePoštu kao ključni alat za modernizaciju poslovanja i ostvarivanje značajnih ušteda troškova. Korištenjem ovog modula, smanjuje se potreba za papirom i fizičkom arhivom, dok se istovremeno ubrzavaju administrativni procesi koji su dosad zahtijevali puno vremena i resursa. Rezultat je učinkovitije poslovanje, lakše praćenje dokumenata te brža i pouzdanija usluga za građane. Osim toga, digitalna dostava omogućuje transparentnost i preciznost u evidenciji, što dodatno podržava profesionalnost i kvalitetu rada u jedinicama lokalne samouprave.

 

Libusoft Cicom - SPI - E-POŠTA Brža i jednostavnija -administracija  

 

Korisnička iskustva: uspjesi lokalnih zajednica

Sve više lokalnih zajednica prepoznaje prednosti modula ePošta u svakodnevnom radu. Primjerice, općina Kršan ističe kako je uvođenje digitalne dostave donijelo značajan napredak i olakšanje u procesu otpremanja dokumenata. Suradnju s timom koji je proveo implementaciju ocjenjuju vrlo pozitivno, naglašavajući učinkovitost i podršku tijekom cijelog projekta.

Slična iskustva imaju i drugi korisnici, poput općina Lipovljani, Fužine, Rogoznica te gradova Kutina, Rab, Novalja i Umag, koji su uspješno integrirali ePoštu u svoje administrativne procese. Među njima se posebno izdvaja Grad Bjelovar, koji je zahvaljujući ovom modulu uspio digitalno otpremiti više od 42.000 dokumenata. Prema njihovim riječima, „jednim klikom dokumente šaljemo Pošti, koja ih dostavlja građanima, što nam je donijelo značajnu uštedu vremena i novca.“

Ova pozitivna iskustva potvrđuju kako digitalna dostava dokumenata putem modula ePošta ne samo da ubrzava i pojednostavljuje rad, već i donosi značajne uštede i veću transparentnost u radu lokalnih samouprava.

 

Digitalizacija kao temelj učinkovite javne uprave

Implementacija modula ePošta jasno pokazuje koliko digitalni alati mogu unaprijediti svakodnevni rad jedinica lokalne samouprave, smanjiti administrativne prepreke i olakšati protok informacija unutar službi. Osim što ubrzava interne procese, ovaj modul poboljšava i komunikaciju s građanima, omogućujući pravovremenu i pouzdanu dostavu dokumenata te transparentno praćenje pošiljki. Moderni gradovi i općine koje koriste ovu tehnologiju ostvaruju bolje i brže upravljanje, smanjuju troškove i resurse te istovremeno podižu kvalitetu i efikasnost svojih usluga.

 

Želite saznati više?

Za dodatne informacije o implementaciji modula ePošta i upute za pokretanje digitalne otpreme dokumenata, možete nam se obratiti na marketing@spi.hr. Naši stručnjaci stoje vam na raspolaganju za sva pitanja i pomoć u korištenju ovog alata.

E-POŠTA: Gotovo 20 gradova i općina u procesu digitalne dostave dokumenata

Digitalizacija javne uprave sve više dobiva na važnosti, a jedan od ključnih koraka prema uredu bez papira je modul HP servis (ePošta) u sklopu SPI Uredskog poslovanja. Ova funkcionalnost omogućava potpunu digitalnu otpremu dokumenata izravno iz sustava, praćenje pošiljki i zaprimanje digitalne povratnice koja automatski ažurira status predmeta.

Zahvaljujući ePošti, dokumenti se šalju brzo i jednostavno, bez potrebe za printanjem i kuvertiranjem, a primatelji ih dobivaju u digitalnom ili fizičkom obliku – ovisno o svojoj dostupnosti. U praksi to znači da korisnici štede vrijeme i novac, dok je rad u potpunosti usklađen s modernim trendovima digitalne administracije.

 

Libusoft Cicom e-pošta

 

 

Rast interesa i implementacija

Trenutno se radi na uvođenju ePošte u 15 gradova i općina, od kojih su tri već potpuno završile proces. Ovaj rast pokazuje da sve više lokalnih jedinica prepoznaje prednosti digitalne dostave dokumenata, što ubrzava rad i povećava transparentnost.

Iskustvo Grada Bjelovara, o kojem smo pisali u našim prethodnim objavama, a koji je putem ePošte otpremio više od 42.000 dokumenata, jasno pokazuje koliko ova funkcionalnost može unaprijediti svakodnevno poslovanje:

 

„Praktički jednim klikom dokumente šaljemo Pošti, koja ih dostavlja izravno građanima – digitalno ili u fizičkom obliku. Na taj način odjednom možemo poslati i do 17 tisuća dokumenata, što znači veliku uštedu i novca i vremena.“

 

Brža, digitalna i sigurna otprema dokumenata

Ako želite unaprijediti svoje administrativne procese, ubrzati radne tokove i značajno uštedjeti vrijeme i resurse prelaskom na potpuno digitaliziranu dostavu dokumenata, naš stručni tim stoji vam na raspolaganju za savjetovanje i podršku. Javite nam se na marketing@spi.hr i napravite korak prema modernoj i učinkovitoj upravi bez papira.

 

ISKUSTVO BJELOVARA S ePOŠTOM: ‘Izuzetno smo zadovoljni, otpremili smo više od 42.000 dokumenata’

,

Nešto više od dva mjeseca prošlo je od kako je Grad Bjelovar u svoj sustav uveo u potpunosti digitalnu pisarnicu i novi način komunikacije s građanima. Riječ je o sustavu koji su ugradili zahvaljujući našem modulu HP servis (ePošta) koji se nalazi u sustavu Uredskog poslovanja i koji je spojen na sustav Hrvatske pošte.

“Izuzetno smo zadovoljni funkcionalnošću ePošte i cjelokupnim projektom integracije u naš ERP sustav. Sustav radi stabilno, omogućuje jednostavnu i brzu otpremu pismena”, poručuju iz Gradske uprave dodajući kako ovo “inovativno rješenje svakodnevno dokazuje svoju vrijednost.”

Dokaz je i činjenica da su u protekla dva mjeseca kroz novi sustav otpremili više od 42 tisuće pismena, od kojih se otprilike polovica odnosi na upravne i porezne postupke, dok drugu polovicu čini ostala službena pošta.

Kako točno funkcionira sustav preko našeg modula?

Podsjetimo, naš modul omogućava digitalnu otpremu jednog ili tisuće različitih dokumenata istovremeno izravno iz Uredskog poslovanja. Dokumenti se otpremaju u sustav Hrvatske pošte gdje se pošiljke pregledavaju i ovisno o dostupnosti korisnika, nadalje dostavljaju digitalno ili ispisuju i otpremaju u fizičkom obliku. Cijeli proces dostave korisnik prati u realnom vremenu i zaprima digitalnu povratnicu koji status pošiljke ažurira izravno u SPI sustavu.

Zaposlenici Grada Bjelovara hvale jednostavnu integraciju sustava, brzu komunikaciju i smanjenje papirnate dokumentacije. “Novi sustav omogućio im je više vremena za složenije zadatke, što direktno poboljšava kvalitetu usluga građanima”, navode te dodaju da su i reakcije građana uglavnom pozitivne, ali i da očekuju još bolji odjek nakon što građani kroz komunikacijsku kampanju otvore svoje ePoštanske pretince.

Uštede su već vidljive

Na pitanje jesu li već sada vidljive i uštede u novom načinu rada navode: “Ušteda vremena je evidentna – zahvaljujući ePošti, službenici manje vremena troše na administrativne postupke i više se fokusiraju na složenije zadatke. Troškovi su također nešto niži, međutim glavni motiv za korištenje ove usluge nije bila financijska ušteda, već povećanje učinkovitosti, brže komuniciranje i moderan pristup koji olakšava rad i građanima i službenicima. Važno je naglasiti da usluga nije poskupjela u odnosu na prijašnji način rada, što je dodatna prednost za sve uključene.”

Broj korisnika najnovijeg sustava rada koji je Libusoft Cicom omogućio u suradnji s Hrvatskom poštom iz dana u dan se povećava. U LC-u smo iznimno smo zahvalni svima koji su nam ukazali povjerenje i odlučili se za naš novi modul u Uredskom poslovanju HP servis (ePošta).

NOVI KORISNICI: Sve više gradova i općina uvodi digitalnu pisarnicu i komunikaciju s građanima putem sustava ePošta

,

Nakon Grada Bjelovara, brojni su gradovi i općine prepoznali značaj uvođenja digitalne pisarnice i dostave u svoje poslovanje. Posljednja među njima ovih je to dana učinila Općina Kršan istaknuvši kako su prva općina u Istarskoj županiji koja svojim mještanima osigurava takav oblik komunikacije.

“Uvođenjem servisa ePošta činimo značajan iskorak prema modernizaciji i digitalizaciji naših usluga. Našim građanima želimo omogućiti još bržu, još sigurniju i još jednostavniju komunikaciju s općinskom upravom, a ovaj servis upravo to i omogućuje”, izjavio je načelnik Kršana Roman Carić.

Kako sustav funkcionira?

Unaprijeđenje sustava Općini Kršan omogućili smo u suradnji s Hrvatskom poštom. Sustav Uredskog poslovanja preko našeg modula spojili smo na servis Hrvatske pošte čime smo Kršanu omogućili potpunu digitalnu otpremu dokumenta izravno iz Uredskog poslovanja.

Tako sada njihovi zaposlenici digitalno otpremaju jednu ili tisuće pošiljki u servis Pošte, ondje se pošiljke pregledavju i ovisno o dostupnosti korisnika, nadalje dostavljaju digitalno ili ispisuju i otpremaju u fizičkom obliku. Cijeli proces dostave korisnik prati u realnom vremenu i zaprima digitalnu povratnicu koji status pošiljke ažurira izravno u SPI sustavu.

Prednosti sustava

Zahvaljujući takvom procesu gradovi i općine više nemaju izazove s printanjem i kuvertiranjem dokumenata te štede i vrijeme i rad zaposlenika koje mogu preusmjeriti na druge poslove.

Uz sve to, osiguravaju i kvalitetniju komunikaciju te naposlijetku i uslugu svojim građanima. Više o našem rješenju možete pronaći OVDJE. 

 

SPI UREDSKO POSLOVANJE: Zašto je više od 500 korisnika izabralo baš naše rješenje

Nakon niza godina ulaganja naših stručnjaka s ponosom možemo reći kako danas u SPI Uredskom poslovanju posluje više od 500 korisnika diljem zemlje, a koji odnedavno imaju i najmoderniju mogućnost poslovanja uz potpisivanje više tisuća dokumenata odjednom kvalificiranim potpisom u FINA oblaku te dostavu dokumenata putem ePošte. Upravo ovo posljednje nedavno je realizirao naš korisnik Grad Bjelovar zatvorivši time puni krug digitalizacije poslovanja.

SPI Uredsko poslovanje prati Uredbu o uredskom poslovanju te omogućava upravljanje dokumentima u skladu sa zakonskim odredbama, kontrolu nad kolanjem dokumenata te značajno unaprjeđuje komunikaciju i brzinu rješavanja predmeta.

Najnovije funkcionalnosti

Naši stručnjaci iz dana u dan, uz zakonske odredbe, prate i potrebe svih naših korisnika slijedom čega smo uveli i niz funkcionalnosti koje osiguravaju kvalitetniji rad. Riječ je o:

  • tehnologiji aplikacije na webu koja značajno ubrzava rad i olakšava prijave te rad s datotekama na računalu
  • višestrukom unosu datoteka s drag n drop funkcijom i kategorizacijom datoteka na pismena, priloge i interne akte
  • dohvatu podataka iz OIB registra
  • izravnom upisu ugovara u registar ugovora
  • izravnom upis fizičkih računa u Salda konti
  • potpisivanju kvalifikacijskim potpisom i do 15.000 dokumenata pomoću Fina oblaka
  • spoju na e-Poštu koji omogućava digitalnu dostavu i praćenje dokumenta
  • novom jedinstvenom ekranu zaprimljenih pošiljki koji omogućava lakši rad s dokumentima (jedno mjesto za sve komunikacijske kanale, mogućnost rasporeda neurudžbiranih dokumenata, preglednija i lakša ovjera…)

Podrška korisnicima

Zs sve korisnike Uredskog poslovanja osiguravamo i podršku u radu. Na raspolaganju su im naše kolege iz korisničke podrške spremne saslušati sve o izazovima te iznaći potrebna rješenja.

Provodimo i edukacije vezane uz zakonske novosti, ali i vezano uz rad u našem sustavu. Istovremeno, svim korisnicima koji se žele sami educirati i doznati više osigurali smo i zasebnu web stranicu na zatvorenom dijelu weba www.spi.hr – Kutak za uredsko. Ondje mogu pronaći sve potrebne dokumente, pisane i video upute za rad, ali i rubriku u kojoj odgovaramo na pitanja koja nam najčešće postavljaju. 

Zahvaljuemo se svima koji su nam dosad ukazali povjerenje.

POTPIS U OBLAKU I SUSTAV ePOŠTA: Kako je Bjelovar napravio izniman iskorak prema upravi bez papira

,

„Želim upravu bez papira“ – riječi su bjelovarskog gradonačelnika Daria Hrebaka koje su odjeknule salom za sastanke kada se nedavno obraćao svojim djelatnicima, predstavnicima Hrvatske pošte i Libusoft Cicoma. Time je postavio vrlo konkretan i u vremenu opće digitalizacije u potpunosti opravdan zahtjev. Iza zahtjeva krio se niz izazova, no s vremenom smo ih uspjeli riješiti. U nastavku pročitajte kako smo u Bjelovaru zatvorili puni krug digitalizacije.

Kako kreirati digitalni dokument

Napisati dopis, ovjeriti ga kvalificiranim potpisom i dostaviti stranci se ne čini kao strašna stvar, no što kada se radi o izdavanju više stotina akata koje izravno utječu na gradski proračun?

Za takve situacije je prije svega potreban predan rad službenika u informacijskom sustavu i sustav koji može obuhvatiti sve elemente postupka i iz cijelog niza „sirovih“ podataka kreirati predložak akta. No, sadržajno savršen bez adekvatne ovjere akt nema pravni učinak, što nas je dovelo do idućeg izazova.

Kako kvalificiranim potpisom/pečatom ovjeriti stotine/tisuće dokumenata

U školskim primjerima postupka gdje imamo jedan zahtjev koji rezultira jednim aktom vrijeme potrebno da se kreira kvalificirani elektronički potpis/pečat ne čini se kao veliki problem.

No, ako ste čelnik/ca koji svakodnevno potpisuje brojne akte ili pak službenik/ca koji izdaje rješenja u masovnim postupcima, poput komunalne naknade ili uskoro poreza na nekretnine, pojedinačna elektronička ovjera akata postaje izvor frustracije i prirodno se vraćamo „klasičnoj ovjeri“. Stoga mogućnost da jedno potpisno rješenje omogući ovjeru jednog, deset ili deset tisuća dokumenata „jednim unosom pina“ nije komoditet nego akutna potreba te potpisna rješenja poput potpisa u oblaku imaju izniman pravni, tehnološki i operativan značaj u digitalizaciji javne uprave.

Upravo je tu do izražaja došao FINA potpis u oblaku koji omogućava ovjeru do 15.000 akata odjednom! I sada imamo digitalne akte kreirane i evidentirane prema svim standardima digitalnog izdavanja akata, no tu priči nije bio kraj i susreli smo se s novim izazovom.

Kako dostaviti akte građanima

Iako je digitalna dostava zakonski uređena za pravilnu provedbu digitalne dostave potreban je prije svega zahtjev ili izričiti pristanak stranke. Prikupljanje suglasnosti je izazov za sebe, no što ako stranka odbije dati suglasnost za digitalnu dostavu?

Kako bi mogli pružiti cjelovito rješenje okrenuli smo se dobroj praksi dostave sudskih pismena i sustavu ePošta Hrvatske pošte koji omogućava dostavu u korisnički pretinac Hrvatske pošte, ali i u slučaju da digitalna dostava nije moguća automatsku materijalizaciju (printanje i kuvertiranje putem partnerske print kuće) te fizičku dostavu akta!

Time smo omogućili u potpunosti digitalno izdavanje, ovjeru i dostavu akata čak i kada komunikacija prema strankama u digitalnom obliku nije moguća.

Kako bismo omogućili što veću razinu automatizacije uhvatili smo se u koštac i s posljednjim izazovom.

Kako evidentirati dostavu

U upravnom postupku datum dostave stranci je podatak s dalekosežnim posljedicama. O njemu ovisi pravomoćnost, izvršnost, rokovi dospijeća i izračun kamata, ako se radi o utvrđenju obveza… Ukratko bez njega iz akta ne proizlaze pravni učinci i daljnja automatizacija postupka nije moguća.

Kako digitalizacija ne bi ovisila o ručnom unosu tog važnog podatka integrirali smo se sa sustavom za praćenje pošiljki Hrvatske pošte i povezali podatak na relevantne dijelove sustava kako bi omogućili potpunu automatizaciju postupka.

Zaključno

Iako digitalizacija naoko izgleda kao relativno lagan i prirodan proces, samo u ovom primjeru potrebna je potpuna usklađenost sustava FINE, Hrvatske pošte, partnerske print kuće i Libusoft Cicoma, te naravno sve oplemenjeno i s elementima državne informacijske infrastrukture. No, najvažniji element u cijeloj priči je svakako vizija, volja i predanost Grada Bjelovara da digitalnim alatima pruži bolju uslugu građanima.

Vedran Padovan, voditelj Odjela uredskog poslovanja i Platforme Otvoreno

Želite li, poput Grada Bjelovara, zatvoriti puni krug digitalizacije obratite nam se na e-mail: marketing@spi.hr

PRVI U HRVATSKOJ: Grad Bjelovar u suradnji s LC-om uveo sustav ePošte za lakšu i bržu komunikaciju s građanima

Grad Bjelovar prva je jedinica lokalne samouprave koja je građanima omogućila bržu, učinkovitiju te besplatnu novu uslugu komunikacije kroz sustav ePošta. Istovremeno, prvi su grad u Hrvatskoj koji od sada svoje pošiljke šalje bez ispisa u pisarnici i predaje u poštanskom uredu – izravno iz svog sustava, digitalnim putem. ePošta pritom im osigurava praćenje pošiljaka te povratnicu vraća izravno u sustav uredskog poslovanja.

Sustav e-Pošta, Hrvatske pošte, Libusoft Cicom je povezao sa sustavom Gradske uprave u Bjelovaru nakon što smo realizirali projekt Masovnog potpisivanja dokumenata iz Uredskog poslovanja. Time je smo doprinijeli velikom i zahtjevnom cilju Grada Bjelovara da digitalizira svoje usluge i postane grad bez papira.

Jednim klikom šalje se i do 17 tisuća dokumenata

“Bolja, brža, učinkovitija i besplatna usluga za građane, ono je čemu Grad Bjelovar teži uvođenjem digitalnih alata. Ovim važnim projektom došli smo najdalje dosad u nastojanjima da digitaliziramo usluge Grada te digitalne usluge pružimo i građanima. Do sada smo na godišnjoj razini ispisivali više od 60 tisuća različitih dokumenata, koji su potom završavali u Hrvatskoj pošti. Od sada, praktički jednim klikom, dokumenti se šalju Pošti, koja ih dostavlja izravno građanima – digitalno ili u fizičkom obliku. Grad na taj način odjednom može poslati 17 tisuća dokumenata, što znači veliku uštedu i novca i vremena”, kazao je gradonačelnik Bjelovara Dario Hrebak prezentirajući novost na konferenciji za medije.

Dodao je kako je Bjelovar ovime, uz to što nudi digitalnu i kvalitetniju uslugu građanima, smanjuje trajanje dostave, pruža višu razinu pravne sigurnosti, ali i štedi gradske resurse – vrijeme i novac.

Što e-Pošta znači samim građanima?

Predsjednik Uprave Hrvatske pošte Ivan Čulo na konferenciji za medije detaljno je pojasnio što ePošta znači za same građene. “Grad nam iz svog sustava digitalnim kanalom uputi pošiljke, a mi u sustavu vidimo kojim građanima pošiljku dalje šaljemo digitalno, a za koje ih trebamo isprintati te poslati u fizičkom obliku. Svi građani instaliranjem aplikacije račune zaprimaju digitalno i mogu ih plaćati direktno iz sustava ePošta, mogu ih plaćati i karticama”, pojasnio je Čulo. Također je istaknuo da će se sustav dalje razvijati tijekom ove godine te da će prerasti u digitalni poštanski sandučić.

U Libusoft Cicomu smo ponosni što smo zajedničkom suradnjom s Gradom Bjelovarom i Hrvatskom poštom doprinijeli digitalizaciji gradskog poslovanja i podizanju kvalitete gradskih usluga za građane Bjelovara.

Priču o tome kako je Bjelovar napravio ovaj veliki iskorak na putovanju do grada bez papira donosimo uskoro.