U svakodnevnom radu lokalne uprave, mnogo se vremena gubi na čekanje potpisa i završne korake. Dokument rijetko nastaje i završava na jednom mjestu. Prvo ga treba izraditi, zatim provjeriti, uskladiti, odobriti i na kraju potpisati. Svaki od tih koraka može biti važan za ishod, ali upravo se potpis često doživljava kao „posljednja sitnica” prije zaključenja procesa. Problem nastaje kada taj posljednji korak potraje duže nego što bi trebao. Dokument je spreman, sadržaj je provjeren, sve je dogovoreno – ali osoba koja ga treba potpisati trenutačno je na sastanku, službenom putu ili terenu. Dokument zato ostaje čekati. Ponekad nekoliko sati, ponekad do sljedećeg radnog dana, a u složenijim procesima i dulje. Jedan takav zastoj možda ne izgleda značajno., no kada se ponavlja na desecima ili stotinama dokumenata, vrijeme čekanja počinje se pretvarati u ozbiljan administrativni trošak.
Primjerice, ako na jednom dokumentu zbog ispisa, fizičkog prijenosa, potpisivanja, skeniranja i ponovnog slanja administrativni proces zahtijeva samo 10 do 15 minuta dodatnog rada, kod 100 dokumenata mjesečno to predstavlja između 16 i 25 sati rada. Riječ je o ilustrativnom izračunu, ali dobro pokazuje kako se male vremenske uštede na pojedinačnom dokumentu mogu pretvoriti u značajnu uštedu na razini cijele organizacije. Europska komisija među glavnim prednostima elektroničkog potpisivanja upravo navodi uklanjanje vremena i troškova povezanih s ispisivanjem, kopiranjem, slanjem, skeniranjem i fizičkim arhiviranjem dokumenata.
Potpisnik nije u uredu, a dokument čeka
Jedan od najjednostavnijih, ali i najčešćih razloga zastoja jest nedostupnost osobe koja treba potpisati dokument. Sastanak izvan ureda, službeni put, rad na terenu ili jednostavno drugačiji raspored mogu značiti da dokument ne može dalje dok se potpisnik ne vrati. Kod klasičnog procesa situacija često izgleda ovako: dokument se ispisuje, fizički dostavlja na potpis, nakon potpisivanja ponovno se skenira i vraća osobi koja ga je pripremila. Ako se u međuvremenu pojavi još neki zadatak ili dokument nije odmah pronađen, nekoliko minuta administracije lako prerasta u sate čekanja. Digitalni proces mijenja upravo taj dio. Dokument više ne mora fizički putovati do osobe koja ga treba potpisati.
Previše ručnih koraka usporava cijeli proces
Ispis, potpisivanje, skeniranje, slanje e-poštom, spremanje i arhiviranje – svaki od tih koraka pojedinačno djeluje beznačajno. Problem je u njihovom zbroju. Što je više ručnih radnji, više je mjesta na kojima proces može zastati. Dokument može biti poslan na pogrešnu adresu, ostati u nečijem pretincu, čekati skeniranje ili završiti u mapi u kojoj ga kasnije nije jednostavno pronaći. U digitalnom procesu cilj nije samo „zamijeniti kemijsku olovku elektroničkim potpisom”, nego ukloniti nepotrebne međukorake. Europska komisija elektronički potpis upravo opisuje kao jedan od elemenata koji omogućuju potpunu digitalizaciju poslovnih procesa, uz smanjenje potrebe za ispisivanjem, kopiranjem, skeniranjem i fizičkim arhiviranjem.
Teško je pratiti gdje se dokument nalazi
Gdje je trenutačno dokument? Čeka li još nečiji potpis? Je li već potpisan ili ga treba ponovno poslati? To su pitanja koja se pojavljuju kada proces nije dovoljno transparentan. Kod klasične dokumentacije status često ovisi o komunikaciji među zaposlenicima. Dokument se može nalaziti kod voditelja, u e-mailu, na stolu osobe koja ga je pripremila ili u fizičkoj mapi. Digitalizirani procesi omogućuju da se koraci procesa lakše prate i evidentiraju. To je posebno važno u organizacijama u kojima kroz isti proces prolazi velik broj dokumenata i sudjeluje više osoba. U konačnici, cilj nije samo brže potpisati dokument, nego smanjiti vrijeme koje zaposlenici troše na njegovo traženje i provjeravanje statusa.
Rad više nije vezan uz ured
Lokalna uprava danas nije organizacija u kojoj su svi odgovorni ljudi cijeli radni dan za svojim radnim stolom. Službeni sastanci, terenski rad, koordinacije i druga događanja dio su svakodnevnog poslovanja. Međutim, dokumenti ne prestaju nastajati zato što je osoba koja ih treba potpisati izvan ureda. Ako je za potpis potrebno fizički doći do računala ili ureda, lokacija potpisnika postaje ograničenje za cijeli proces. Upravo zato mobilno potpisivanje može imati praktičnu vrijednost. Dokument koji čeka potpis ne mora nužno čekati i povratak potpisnika u ured. Uz Potpis na dlanu, korisnik može dokument pregledati i kvalificirano elektronički potpisati putem mobilnog uređaja. Aplikacija je integrirana sa SPI sustavom, a nakon potpisivanja dokument se vraća u sustav bez potrebe za ispisivanjem i skeniranjem.
Kašnjenje potpisa može odgoditi cijeli proces
Potpis često nije samo formalni završetak dokumenta. On može biti uvjet za pokretanje sljedećeg koraka. Primjerice, dokument može biti pripremljen za slanje drugoj instituciji, pokretanje određene aktivnosti ili nastavak internog postupka. Ako potpis izostane, sve aktivnosti koje ovise o tom dokumentu također mogu stati. Zato je korisno promatrati potpis kao dio šireg poslovnog procesa, a ne kao izoliranu administrativnu radnju. Što je vrijeme između završetka dokumenta i njegovog potpisivanja kraće, to dokument brže može nastaviti svoj put. Europska komisija navodi upravo ubrzavanje procesa i smanjenje potrebe za fizičkim potpisima kao jednu od prednosti kvalificiranih elektroničkih potpisa u digitalnim postupcima.
Papirnati procesi troše više od papira
Kada govorimo o prelasku na digitalno potpisivanje, često se kao prva prednost spominje ušteda papira. No stvarna ušteda nije samo u papiru. Tu su i vrijeme zaposlenika potrebno za ispisivanje, fizičko prenošenje dokumenta, čekanje potpisa, skeniranje, slanje, spremanje i pronalaženje dokumentacije. Dodaju se troškovi opreme, potrošnog materijala i fizičkog prostora potrebnog za pohranu. Zato je važnije pitanje: Koliko administrativnog vremena trošimo na dokument nakon što je on već sadržajno završen? Ako se odgovor svodi na „ispisati, odnijeti, potpisati, skenirati i vratiti”, upravo se tu nalazi prostor za optimizaciju. Digitalni potpis omogućuje da dokument ostane u digitalnom obliku od početka do kraja procesa. Europska komisija među koristima takvog pristupa navodi uštedu vremena, smanjenje operativnih troškova i povećanje sigurnosti procesa.
Brži proces ne znači manje sigurnosti
Jedna od važnih zabluda kod digitalizacije jest da se ubrzavanjem procesa nužno smanjuje razina kontrole. Kod službenih dokumenata vrijedi upravo suprotno – digitalni proces mora biti projektiran tako da brzina ne dolazi nauštrb sigurnosti i pravne valjanosti. Kvalificirani elektronički potpis ima posebno važnu ulogu jer prema članku 25. Uredbe eIDAS ima pravni učinak jednak vlastoručnom potpisu. Uredba također propisuje da se elektroničkom potpisu ne može uskratiti pravni učinak samo zato što je u elektroničkom obliku. Europska komisija pritom razlikuje tri razine elektroničkog potpisa – jednostavni, napredni i kvalificirani – pri čemu upravo kvalificirani elektronički potpis ima izričito priznat jednak pravni učinak kao vlastoručni potpis u državama članicama EU-a. Za lokalnu upravu to znači da digitalizacija potpisivanja nije samo pitanje praktičnosti. Važno je odabrati način potpisivanja koji odgovara vrsti dokumenta, razini rizika i zahtjevima procesa.
Od čekanja na potpis do bržeg protoka dokumenata
Vrijeme koje dokument provede „na čekanju” često je nevidljivo u svakodnevnom radu. Ne pojavljuje se nužno kao posebna stavka u izvještajima, ali se osjeti kroz sporije rješavanje predmeta, dodatnu komunikaciju među zaposlenicima i ponavljanje administrativnih koraka. Zato digitalizacija potpisivanja nije samo pitanje toga može li se dokument potpisati elektronički. Pravo je pitanje može li dokument nastaviti svoj put bez nepotrebnog čekanja. Upravo je to jedna od ključnih prednosti rješenja Potpis na dlanu. Aplikacija omogućuje da korisnik dokument zaprimi na mobilnom uređaju, pregleda ga i kvalificirano elektronički potpiše ili ovjeri – bez ispisa, skeniranja i fizičkog dolaska u ured. Nakon potpisivanja, dokumenti se automatski vraćaju u SPI sustav, čime se zadržava digitalni tijek dokumenta i smanjuje potreba za dodatnim ručnim unosima. Drugim riječima, cilj nije samo brži potpis, već i brži proces. Kada dokument ne mora čekati povratak potpisnika u ured, kada ne mora prolaziti kroz ispis i skeniranje i kada se nakon potpisa automatski vraća u sustav, jedan od čestih uskih grla uredskog poslovanja jednostavno se uklanja. Za lokalnu upravu to znači manje čekanja, manje nepotrebnih koraka i više vremena za posao koji ne može obaviti papir umjesto zaposlenika.
