Arhiva potpis na dlanu - LIBUSOFT CICOM d.o.o.

Digitalna transformacija lokalne i javne uprave donosi ne samo brže i učinkovitije procese, već i potrebu za potpunom pravnom valjanosti svih elektroničkih radnji. U tom kontekstu, kvalificirani elektronički potpis predstavlja ključnu inovaciju – digitalni ekvivalent vlastoručnog potpisa, koji osigurava punu pravnu snagu u svim državama članicama Europske unije. Iako digitalizacija, elektronička komunikacija i elektronička ovjera sve više postaju standard u poslovanju javnopravnih tijela, njihova primjena nije uvijek jednostavna. Kompleksnost sustava, sigurnosni zahtjevi i pravna nedorečenost često smanjuju povjerenje u ove alate, što može usporiti njihovo uvođenje. Upravo zato je ključno razumjeti kako kvalificirani elektronički potpis ne samo da ubrzava procese, već i pruža sigurnost i pravnu zaštitu u svakodnevnom radu uprave.

Što je točno digitalizacija?

Strategija digitalne Hrvatske za razdoblje do 2032. godine definira digitalizaciju kao pojam koji opisuje proces korištenja digitalnih, odnosno informacijskih i komunikacijskih tehnologija (kako bi se pružile brže, jeftinije, sigurnije i kvalitetnije usluge/proizvodi). No Strategija digitalne Hrvatske dio je puno višeg cilja i Europska unija u Uredbi eIDAS kaže da:

„Izgradnja povjerenja u online okruženje ključna je za gospodarski i socijalni razvoj. Zbog nedostatka povjerenja, posebno zbog osjećaja pravne nesigurnosti, potrošači, poduzeća i tijela javne vlasti oklijevaju provoditi transakcije elektroničkim putem te koristiti odnosno uvoditi nove usluge.“. Navedeno ističe nužnost uspostave pravno-tehnološkog okvira, prvenstveno javne uprave, koji bi u svojem temeljnom cilju imao brzinu, ekonomičnost, sigurnost i kvalitetu.“ º

Ako pogledamo usluge povjerenja (elektronički potpisi, elektronički pečati, elektronički vremenski žigovi, elektroničke dokumenti, usluge elektroničke preporučene dostave i usluge certificiranja za autentikaciju mrežnih stranica), elektronički potpisi su najosobniji i samim time trebaju uživati i najveće povjerenje te pružiti najveće benefite potpisniku, kao i tijelu koje ga je ovlastilo.

Što je kvalificirani elektronički potpis?

Kvalificirani elektronički potpis (QES – Qualified Electronic Signature) najviša je razina elektroničkog potpisa propisana eIDAS regulativom (EU br. 910/2014). On jamči autentičnost potpisnika, cjelovitost dokumenta i njegovu nepromjenjivost nakon potpisivanja. Da bi potpis bio kvalificiran, mora biti izrađen pomoću kvalificiranog certifikata i sigurnog uređaja za stvaranje potpisa, koje izdaje ovlašteni pružatelj usluge povjerenja. Drugim riječima, takav potpis nedvojbeno potvrđuje identitet osobe i ne može biti izmijenjen ili krivotvoren bez traga.

Primjena elektroničkog potpisa u praksi

Primjena elektroničkog potpisa u postupcima koji se vode kod javnopravnih tijela već je gotovo sveprisutna. Uzmemo li u obzir tri najčešće primjenjivana propisa, možemo uvidjeti da primjena elektroničkog potpisa polako postaje imperativ i nužan alat u svakodnevnom radu. Uredba o uredskom poslovanju kaže:

„ Na akte se stavlja kvalificirani elektronički potpis kvalificiranog pružatelja usluge povjerenja ili elektronički pečat u skladu s člankom 33. stavcima 5. i 6. ove Uredbe.“¹

Opći porezni zakon navodi: „Porezno rješenje mora sadržavati 1. naziv poreznog tijela, broj i datum rješenja, 2. uvod, izreku i obrazloženje, 3. uputu o pravnom lijeku, 4. potpis ovlaštene osobe i otisak pečata ili elektronički potpis ili elektronički pečat poreznog tijela.”²

Zakon o općem upravnom postupku navodi: „Rješenje se sastoji od zaglavlja, uvoda, izreke, obrazloženja, upute o pravnom lijeku te vlastoručnog potpisa ovlaštene službene osobe i otiska službenog pečata javnopravnog tijela ili kvalificiranog elektroničkog potpisa ovlaštene službene osobe ili kvalificiranog elektroničkog pečata javnopravnog tijela.“³

Također, valja obratiti pažnju i na članak 75. st. 1. 2. Zakona o općem upravnom postupku koji kaže:

„1. Javnopravna tijela i stranke te druge osobe koje sudjeluju u postupku primarno komuniciraju elektroničnim putem i pomoću sustava državne informacijske infrastrukture.

2. Podnesci dostavljeni u elektroničkom obliku s kvalificiranim elektroničkim potpisom sukladno posebnim propisima smatrat će se vlastoručno potpisanim.“

Iz navedenog možemo zaključiti kako je uz činjenicu da je elektronička komunikacija primarna u pogledu poslovanja javnopravnih tijela za puni pravni učinak i njezino izjednačavanje s klasičnom dostavom nužno korištenje kvalificiranog elektroničkog potpisa.

Valja istaknuti da jedna od najvećih prednosti kvalificiranog elektroničkog potpisa leži u njegovoj internacionalnoj valjanosti. Uredba eIDAS govori o pravnim učincima elektroničkih potpisa u okviru Europske unije:

Elektroničkom potpisu se kao dokazu u sudskim postupcima ne smiju uskratiti pravni učinak i dopuštenost samo zbog toga što je on u elektroničkom obliku ili zbog toga što ne ispunjava sve zahtjeve za kvalificirani elektronički potpis.
Kvalificirani elektronički potpis ima jednak pravni učinak kao vlastoručni potpis.
Kvalificirani elektronički potpis koji se temelji na kvalificiranom certifikatu izdanom u jednoj državi članici priznaje se kao kvalificirani elektronički potpis u svim ostalim državama članicama.

Sveprisutnost u nacionalnim propisima, njegova nužnost u valjanoj elektroničkoj komunikaciji i valjanost na području cijele Europske unije čine kvalificirani elektronički potpis osnovnim i nezaobilaznim alatom moderne javne uprave.

Kako Potpis na dlanu koristi kvalificirani elektronički potpis

Rješenje Potpis na dlanu koristi upravo kvalificirani elektronički potpis u skladu s eIDAS regulativom. Potpisivanje se obavlja putem mobilne aplikacije, jednostavno i sigurno, uz potpunu autentifikaciju korisnika.

Svaki potpis automatski se evidentira, ovjerava i pohranjuje u sustavu, čime se osigurava:

nepromjenjivost i vjerodostojnost dokumenta,
puna zakonska usklađenost,
transparentnost i praćenje svakog potpisa,
sigurna pohrana i arhiviranje u SPI sustavu.

Korisnici tako mogu biti sigurni da dokument potpisan putem aplikacije ima istu pravnu snagu kao da je potpisan ručno uz dodatnu prednost digitalne sigurnosti i jednostavnosti. Primjena kvalificiranog elektroničkog potpisa u okviru rješenja Potpis na dlanu omogućuje lokalnim upravama da ubrzaju i pojednostave administrativne procese, uklone potrebu za fizičkim potpisivanjem i dostavom dokumenata te osiguraju potpunu pravnu valjanost i transparentnost poslovanja. Time se lokalne jedinice približavaju europskim standardima digitalnog upravljanja efikasno, odgovorno i u potpunosti usklađeno sa zakonom.

Pouzdano i pravno valjano digitalno potpisivanje

Kvalificirani elektronički potpis nije samo tehnološka inovacija – on je pravni temelj digitalnog povjerenja. Uz rješenje Potpis na dlanu, lokalne uprave dobivaju pouzdan, siguran i zakonski priznat način potpisivanja dokumenata, bez papira i bez kašnjenja. Digitalna sigurnost, pravna valjanost i brzina sve to sada doslovno stane na dlan. Za više informacija o rješenju Potpis na dlanu kontaktirajte nas na: marketing@spi.hr

0 t.1Uredbe (EU) br. 910/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. srpnja 2014. o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu i stavljanju izvan snage Direktive 1999/93/EZ
1 čl. 45. st. 5 Uredbe o uredskom poslovanju (N.N. 75/2021)
2 Čl. 98. st. 2 Općeg poreznog zakona (NN 115/16, 106/18, 121/19, 32/20, 42/20, 114/22)
3 čl. 98. st. 1. Zakona o općem upravnom postupku (N.N. 47/09 i 110/21)

Uvođenje digitalnih rješenja u rad lokalnih uprava nije više budućnost – to je svakodnevica. Jedno od takvih rješenja je Potpis na dlanu, mobilna aplikacija koja omogućuje kvalificirano digitalno potpisivanje i ovjeravanje dokumenata, brzo, sigurno i s bilo kojeg mjesta.

Brzina i praktičnost na dohvat ruke

U tradicionalnim procesima ovjere dokumenata svaki je korak zahtijevao vrijeme, fizičku prisutnost i niz nepotrebnih radnji. Dokument je trebalo ispisati, potpisati rukom, skenirati i ponovno slati putem e-pošte ili internog sustava. Često se događalo da dokumenti čekaju na potpis danima, a svaki propust, pogreška ili kašnjenje dodatno je usporavalo cijeli proces. Zvuči poznato? Takav način rada troši ne samo dragocjeno vrijeme, već i materijalne resurse – papir, tintu, energiju i prostor za pohranu.

Potpis na dlanu otklanja sve te prepreke. Umjesto fizičkog papira, službenici primaju dokument izravno na svoj mobilni uređaj gdje ga mogu pregledati, potpisati i ovjeriti u svega nekoliko klikova. Nema potrebe za ispisom, povratnim slanjem ni čekanjem u redovima za potpis. Bez obzira nalaze li se u uredu, kod kuće ili na terenu, korisnici mogu dokument potpisati odmah kad god i gdje god je to potrebno. Time se odluke donose brže, postupci postaju učinkovitiji, a cijeli proces administracije prelazi na novu razinu digitalne agilnosti i organizacijske učinkovitosti.

Sigurnost i pravna valjanost

Kada je riječ o službenim dokumentima, sigurnost i pravna valjanost potpisa imaju presudnu važnost. Upravo zato Potpis na dlanu koristi kvalificirani elektronički potpis koji je u potpunosti usklađen s eIDAS regulativom Europske unije – zakonskim okvirom koji definira pravnu valjanost digitalnih potpisa u državama članicama EU. To znači da svaki dokument potpisan putem ovog rješenja ima istu pravnu snagu kao i vlastoručni potpis na papiru. Korisnici mogu biti sigurni da su svi dokumenti autentični, nepromijenjeni i provjerljivo potpisani, čime se štiti integritet i vjerodostojnost cijelog procesa.

Osim toga, Potpis na dlanu je potpuno integriran sa SPI aplikacijama, što dodatno pojednostavljuje obradu, ovjeru i arhiviranje dokumenata. Svi potpisani materijali automatski se pohranjuju i evidentiraju unutar sustava, osiguravajući transparentnost, sljedivost i potpunu usklađenost s propisima. Na taj način lokalne uprave dobivaju rješenje koje je ne samo brzo i praktično, već i pouzdano, sigurno i u potpunosti usklađeno sa zakonom – temelj za modernu, digitalno odgovornu administraciju.

Ušteda resursa i automatizacija

Digitalno potpisivanje ne donosi samo bržu obradu dokumenata, već i značajnu uštedu resursa. Uvođenjem rješenja Potpis na dlanu eliminira se potreba za papirnatim dokumentima, tonerima, pisačima, skenerima i drugim fizičkim uređajima koji su dugo bili neizostavan dio administrativnog procesa. Svaki potpis obavlja se elektronički, čime se smanjuju troškovi materijala, održavanja i logistike, ali i količina otpada koju stvaraju tradicionalni uredi.

Uz to, svaka radnja u sustavu odvija se digitalno i automatski – bez ručnog prepisivanja, ponovnog unosa podataka ili traženja dokumenata u arhivama. Potpisani dokumenti i e-računi automatski se sinkroniziraju sa SPI sustavom, što omogućuje trenutnu pohranu, lak pristup i potpunu evidenciju svih postupaka. Time se osigurava digitalna sljedivost, odnosno mogućnost uvida u svaki korak – od kreiranja do arhiviranja dokumenta. Prednost takvog pristupa nije samo u uštedi vremena i novca, nego i u održivosti poslovanja. Manje papira znači manju potrošnju prirodnih resursa i manji ekološki otisak, što lokalne uprave čini odgovornijima prema okolišu i zajednici.

Tko sve može koristiti Potpis na dlanu?

Rješenje Potpis na dlanu osmišljeno je s ciljem da olakša svakodnevni rad svim odgovornim osobama u sustavu lokalne i javne uprave koje redovito potpisuju službene dokumente. Idealno je za načelnike, gradonačelnike, ravnatelje, pročelnike, ali i za voditelje odjela, tajnike, računovođe te sve one koji su uključeni u procese odobravanja i ovjere dokumenata.

U praksi to znači da se širok spektar dokumenata, od akreditacija, financijskih izvješća i odluka o nabavi, pa sve do internih akata, rješenja i dopisa, može potpisati brzo, sigurno i bez potrebe za fizičkim prisustvom. Bez obzira nalazi li se potpisnik u uredu, na sastanku ili službenom putu, svaki dokument dostupan je u digitalnom obliku i spreman za potpis u svega nekoliko trenutaka. Takva fleksibilnost znatno olakšava svakodnevni rad rukovoditeljima i službenicima, a istovremeno doprinosi bržem donošenju odluka i boljoj organizaciji rada. Potpis na dlanu omogućuje potpisivanje dokumenata u stvarnom vremenu, čime se ubrzava tijek informacija i smanjuju zastoji u procesima.

Korak prema modernoj i učinkovitijoj upravi

Uvođenjem rješenja Potpis na dlanu, lokalne uprave mogu značajno ubrzati svoje procese, smanjiti administrativni teret i uštedjeti vrijedne resurse. Digitalno potpisivanje više nije daleka budućnost ni privilegija velikih institucija – danas je to standardna praksa koja omogućuje rad bez papira, uz potpunu sigurnost, jednostavnost i dostupnost s bilo kojeg mjesta. Potpis na dlanu mijenja način na koji se dokumenti potpisuju i ovjeravaju – brzo, sigurno i u potpunosti digitalno. Riječ je o rješenju koje povezuje ljude, ubrzava procese i donosi stvarne rezultate u svakodnevnom radu lokalne samouprave. Pridružite se brojnim lokalnim upravama koje su već digitalizirale svoje poslovanje. Saznajte kako Potpis na dlanu može unaprijediti učinkovitost vaše organizacije i pojednostaviti radne procese. Kontaktirajte nas i otkrijte prednosti digitalnog potpisivanja: marketing@spi.hr

Objave

Što je kvalificirani elektronički potpis i kako „Potpis na dlanu“ osigurava pravnu snagu i sigurnost dokumenta