Objave

SPONZOR DOGAĐAJA: Podržali smo 7. Kongres hrvatskih arhivista u Puli

U Puli je u hotelu Park Plaza Histria svečano započeo 7. Kongres hrvatskih arhivista, stručni skup koji se ove godine održava pod geslom „Arhivi u digitalnome društvu” i traje do 24. listopada. Kao tvrtka koja već godinama aktivno doprinosi razvoju digitalnih rješenja za javni i poslovni sektor, Libusoft Cicom s ponosom je među sponzorima ovog važnog događaja.

Digitalizacija kao put prema očuvanju povijesti

Svečano otvaranje kongresa obilježio je govor Petera Galbraitha, bivšeg veleposlanika Sjedinjenih Američkih Država u Hrvatskoj, koji je istaknuo važnost očuvanja i dostupnosti povijesnih dokumenata. Galbraith je podsjetio kako je američko veleposlanstvo hrvatskim arhivima ustupilo više od 6 000 digitaliziranih fotografija, zapisnike mirovnih pregovora i druge dokumente koji, kako je rekao, mogu pomoći u pisanju objektivne povijesti za buduće generacije.

Predsjednica Hrvatskog arhivističkog društva Silvija Babić naglasila je važnost okupljanja arhivista i stručnjaka iz različitih zemalja te istaknula kako arhivi danas preuzimaju nove uloge u digitalnom društvu.

Libusoft Ciciom - 7. Kongres hrvatskih arhivista u Puli -

 

Umjetna inteligencija u arhivskoj struci

Tijekom narednih dana kongres donosi niz zanimljivih predavanja i rasprava o suvremenim izazovima arhivske profesije. Posebnu pozornost privlači tematski blok posvećen primjeni umjetne inteligencije u arhivskoj struci, gdje će biti predstavljeni primjeri uvođenja AI tehnologija u obradu i pretraživanje arhivskog gradiva te mogućnosti automatske ekstrakcije metapodataka iz slikovnih dokumenata.

Uz to, sudionici će se baviti i temom zaštite gradiva u novim okolnostima digitalnog poslovanja. Raspravljat će se o ulozi specijalnih knjižnica industrijskih subjekata, izazovima rada u Nacionalnom arhivskom informacijskom sustavu te o kibernetičkoj sigurnosti arhivske građe u digitalnom okruženju.

Digitalna transformacija i rješenja Libusoft Cicoma

Tema ovogodišnjeg kongresa digitalna transformacija arhivistike posebno je bliska našem poslovanju. U Libusoft Cicomu svakodnevno razvijamo i unapređujemo rješenja za uredsko poslovanje koja omogućuju sigurno i učinkovito upravljanje dokumentima kroz FINA kvalificirani potpis i integraciju s poštom.

Iako se u praksi često usredotočujemo na ugovore, račune i proračune, svaki od tih dokumenata ima i svoju povijesnu i trajnu vrijednost. Upravo zato vjerujemo da kvalitetna obrada, pohrana i čuvanje dokumentacije počinju već u trenutku njezina nastanka, osobito danas, kada sve veći dio poslovanja prelazi u digitalni oblik. S ponosom podržavamo struku koja čuva pisano nasljeđe i oblikuje temelje za digitalnu budućnost.

Više o samoj konferenciji možete pročitati klikom na stranice Hrvatskog arhivističkog društva.

MASOVNI POTPIS: Brža, jednostavnija i ekološki prihvatljivija administracija

Masovni potpis u SPI Uredskom poslovanju omogućuje jedinicama lokalne i regionalne samouprave, kao i proračunskim korisnicima, da značajno ubrzaju i pojednostave administrativne procese. Ova funkcionalnost uvodi potpuno digitalno potpisivanje izlazne dokumentacije kvalificiranim FINA ePotpisom, čime se smanjuje potreba za ispisom i fizičkim arhiviranjem dokumenata.

 

Digitalno potpisivanje bez papira

Korisnici sada mogu pregledavati dokumente u Potpisnoj mapi, jednostavno organizirati vizual potpisa koristeći drag & drop metodu te potpisivati dokumente pojedinačno ili masovno, prema trenutnim potrebama. Osim toga, omogućeno je lako supotpisivanje i prilagodba izgleda vizualnog potpisa, čime se svaki dokument može precizno označiti i potvrditi. Ova funkcionalnost ne samo da značajno štedi vrijeme i ubrzava administrativne procese, nego i smanjuje rizik od pogrešaka, povećava ukupnu efikasnost u radu te doprinosi očuvanju okoliša smanjenjem potrebe za ispisom i fizičkim arhiviranjem dokumenata.

 

Korisnička iskustva: posao koji je trajao danima sada traje pola sata

Među novim korisnicima, sedam ih je već aktivno koristilo masovni potpis, dok je 21 korisnik trenutno u fazi implementacije. Ističe se primjer Općine Lipovljani, koja navodi da je uvođenjem masovnog potpisa vrijeme potrebno za obradu i ovjeru dokumentacije smanjeno s nekoliko dana na svega pola sata. Ovo iskustvo jasno pokazuje kako masovni potpis značajno povećava administrativnu učinkovitost i ubrzava tijek rada.

 

Libusoft Cicom - MASOVNI POTPIS

 

Predvodnici u masovnom potpisivanju

Sve više jedinica lokalne samouprave prepoznaje prednosti masovnog potpisa i prelazi na potpuno digitalizirano poslovanje. Među nekima od njih nalaze se općine Pakoštane, Janjina, Podbablje, Podstrana, Fužine i Kršan te gradovi Otočac, Kastav i Vodice. Njihova iskustva pokazuju kako digitalno potpisivanje olakšava svakodnevni rad, ubrzava procese i donosi veću kontrolu nad dokumentacijom.

 

Digitalizacija koja štedi vrijeme i resurse

Masovni potpis u SPI Uredskom poslovanju predstavlja ključni iskorak prema modernom, učinkovitom i sigurnom upravljanju dokumentima. Ova funkcionalnost značajno ubrzava administrativne procese i smanjuje potrebu za papirologijom. Pozivamo vas da razmotrite uvođenje masovnog potpisa kao važan korak prema suvremenom i transparentnom upravljanju dokumentacijom. Za dodatne informacije slobodno nas kontaktirajte na marketing@spi.hr.

MASOVNI POTPIS: Gotovo 30 novih jedinica lokalne samouprave uvelo masovni potpis za brže poslovanje

Uvođenjem funkcionalnosti masovnog potpisivanja u SPI Uredskom poslovanju, korisnicima je omogućeno digitalno potpisivanje velikog broja dokumenata odjednom, čime se značajno ubrzava administrativni proces i smanjuje potreba za fizičkim arhiviranjem.

 

Ključne značajke masovnog potpisa

 

  • Pregled dokumenata u potpisnoj mapi: omogućuje korisnicima da pregledaju sve dokumente koji čekaju potpis u jednom sučelju.
  • Drag & drop smještaj potpisa: jednostavno povucite i ispustite vizual potpisa na željeno mjesto na dokumentu.
  • Masovno potpisivanje: potpisivanje nekoliko tisuća dokumenata odjednom, što značajno štedi vrijeme.
  • Uređivanje vizuala potpisa: mogućnost prilagodbe izgleda potpisa prema potrebama korisnika.
  • Supotpisivanje: omogućuje više osoba da potpišu isti dokument, čime se olakšava suradnja u organizaciji.

 

FINA masovni potpis

 

Implementacija i iskustva korisnika

 

Od novih korisnika, 7 ih je već aktivno koristilo masovni potpis, a 21 korisnik je u fazi implementacije. Jedan od prvih korisnika koji su iskusili sve njegove prednosti je Općina Lipovljani, gdje su administrativni procesi značajno ubrzani i pojednostavljeni.

Prema njihovom iskustvu, digitalizacija potpisa potpuno je promijenila svakodnevni rad:

 

 

“Posao koji bi trajao danima sada završavamo u pola sata.”

 

 

Primjena masovnog potpisa u Lipovljanima pokazala se kao ključan korak prema učinkovitijem poslovanju – smanjeno je ručno potpisivanje i arhiviranje dokumenata, ubrzano donošenje odluka i postignuta veća transparentnost rada. Ovakva iskustva potvrđuju da prelazak na digitalni potpis ne samo da štedi vrijeme, nego i podiže ukupnu administrativnu učinkovitost.

 

 

Brže, jednostavnije i bez papira

 

Masovni potpis u SPI Uredskom poslovanju predstavlja značajan korak prema digitalizaciji i efikasnijem poslovanju. Ova funkcionalnost ne samo da štedi vrijeme, već i smanjuje potrebu za fizičkim arhiviranjem, čime se doprinosi očuvanju okoliša. Ako još niste aktivirali masovni potpis, javite nam se na marketing@spi.hr, iskoristite sve prednosti digitalnog poslovanja i unaprijedite svakodnevni rad svog ureda.

SPI UREDSKO POSLOVANJE: Zašto je više od 500 korisnika izabralo baš naše rješenje

Nakon niza godina ulaganja naših stručnjaka s ponosom možemo reći kako danas u SPI Uredskom poslovanju posluje više od 500 korisnika diljem zemlje, a koji odnedavno imaju i najmoderniju mogućnost poslovanja uz potpisivanje više tisuća dokumenata odjednom kvalificiranim potpisom u FINA oblaku te dostavu dokumenata putem ePošte. Upravo ovo posljednje nedavno je realizirao naš korisnik Grad Bjelovar zatvorivši time puni krug digitalizacije poslovanja.

SPI Uredsko poslovanje prati Uredbu o uredskom poslovanju te omogućava upravljanje dokumentima u skladu sa zakonskim odredbama, kontrolu nad kolanjem dokumenata te značajno unaprjeđuje komunikaciju i brzinu rješavanja predmeta.

Najnovije funkcionalnosti

Naši stručnjaci iz dana u dan, uz zakonske odredbe, prate i potrebe svih naših korisnika slijedom čega smo uveli i niz funkcionalnosti koje osiguravaju kvalitetniji rad. Riječ je o:

  • tehnologiji aplikacije na webu koja značajno ubrzava rad i olakšava prijave te rad s datotekama na računalu
  • višestrukom unosu datoteka s drag n drop funkcijom i kategorizacijom datoteka na pismena, priloge i interne akte
  • dohvatu podataka iz OIB registra
  • izravnom upisu ugovara u registar ugovora
  • izravnom upis fizičkih računa u Salda konti
  • potpisivanju kvalifikacijskim potpisom i do 15.000 dokumenata pomoću Fina oblaka
  • spoju na e-Poštu koji omogućava digitalnu dostavu i praćenje dokumenta
  • novom jedinstvenom ekranu zaprimljenih pošiljki koji omogućava lakši rad s dokumentima (jedno mjesto za sve komunikacijske kanale, mogućnost rasporeda neurudžbiranih dokumenata, preglednija i lakša ovjera…)

Podrška korisnicima

Zs sve korisnike Uredskog poslovanja osiguravamo i podršku u radu. Na raspolaganju su im naše kolege iz korisničke podrške spremne saslušati sve o izazovima te iznaći potrebna rješenja.

Provodimo i edukacije vezane uz zakonske novosti, ali i vezano uz rad u našem sustavu. Istovremeno, svim korisnicima koji se žele sami educirati i doznati više osigurali smo i zasebnu web stranicu na zatvorenom dijelu weba www.spi.hr – Kutak za uredsko. Ondje mogu pronaći sve potrebne dokumente, pisane i video upute za rad, ali i rubriku u kojoj odgovaramo na pitanja koja nam najčešće postavljaju. 

Zahvaljuemo se svima koji su nam dosad ukazali povjerenje.