Digitalna transformacija javne uprave dobila je ove godine novi zamah uvođenjem funkcionalnosti masovnog potpisa u sustav SPI Uredsko poslovanje. Riječ je o rješenju koje omogućuje elektroničko potpisivanje velikog broja dokumenata odjednom, čime se znatno skraćuje vrijeme obrade i smanjuje potreba za papirologijom.
Lipovljani među prvim korisnicima: administracija koja traje pola sata umjesto nekoliko dana
Jedan od prvih korisnika koji su u potpunosti iskusili sve prednosti novog sustava je Općina Lipovljani. Administrativni procesi su digitalizirani, ubrzani i pojednostavljeni, a posao koji je ranije trajao danima sada se odrađuje u svega pola sata. Pročelnica Općine Lipovljani, Danijela Matejaš, ističe:
Najveća vrijednost nam je u uštedi vremena i činjenici da se možemo više posvetiti drugim predmetima i građanima.
Prvi veliki test novog modula u Općini Lipovljani bilo je potpisivanje 1.230 dokumenata za obračun komunalne naknade, što je ranije zahtijevalo višednevni ručni rad. Zahvaljujući masovnom potpisu, proces je sada moguće dovršiti u svega tridesetak minuta, uz potpunu digitalnu sigurnost i mogućnost elektroničkog arhiviranja dokumenata. Implementacija je provedena brzo i bez zastoja, uz usku suradnju s timom Libusofta koji je pružao tehničku podršku tijekom cijelog postupka, od pripreme dokumentacije za FINA ePotpis do obuke korisnika za rad u aplikaciji.
Funkcionalnosti masovnog potpisa u SPI Uredskom poslovanju
Masovni potpis u SPI sustavu donosi niz mogućnosti koje korisnicima pojednostavljuju rad:
- Pregled dokumenata u Potpisnoj mapi – svi dokumenti koji čekaju potpis dostupni su u jednom sučelju.
- Drag & drop smještaj potpisa – vizual potpisa može se jednostavno postaviti na željeno mjesto.
- Masovno potpisivanje – potpisivanje tisuća dokumenata odjednom, bez potrebe za pojedinačnim otvaranjem.
- Supotpisivanje – više osoba može potpisati isti dokument, što olakšava suradnju unutar organizacije.
- Uređivanje vizuala potpisa – korisnici mogu prilagoditi izgled potpisa prema vlastitim potrebama.
- Digitalna arhiva – svi potpisani dokumenti pohranjuju se elektronički, čime se smanjuje potreba za fizičkim arhiviranjem i čuva okoliš.
Širi učinak: digitalizacija koja mijenja način rada lokalne uprave
Uz Lipovljane, masovni potpis u SPI Uredskom poslovanju već koriste ili uvode brojne jedinice lokalne samouprave, među kojima su općine Pakoštane, Janjina, Podbablje, Podstrana, Fužine i Kršan te gradovi Otočac, Kastav i Vodice. Njihova dosadašnja iskustva potvrđuju da digitalno potpisivanje donosi veću učinkovitost i točnost u radu, smanjuje potrošnju papira i potrebu za fizičkim arhiviranjem, ubrzava donošenje odluka te povećava transparentnost u upravljanju dokumentacijom.
Korak prema modernoj i zelenijoj upravi
Masovni potpis nije samo tehničko rješenje, već predstavlja važan korak prema potpuno digitaliziranom, brzom i ekološki prihvatljivom poslovanju. Zahvaljujući ovoj funkcionalnosti, jedinice lokalne samouprave štede vrijeme, resurse i smanjuju troškove, dok istodobno povećavaju učinkovitost i zadovoljstvo zaposlenika. Ako i vaša organizacija želi pojednostaviti i ubrzati administrativne procese, kontaktirajte nas na marketing@spi.hr i saznajte kako možete uvesti masovni potpis u svoje poslovanje.
