Objave

FINA MASOVNI POTPIS: Više od 83.000 dokumenata potpisano u prvoj godini korištenja

Potreba naših korisnika za bržim, jednostavnijim i masovnijim načinom potpisivanja kvalificiranom digitalnom potpisom potakle su nas na traženje novih tehnologija kojima možemo zadovoljiti zahtjeve naših korisnika. Rješenje je bilo u novoj tehnologiji FINA Potpis u oblaku koje je u samo godinu dana od puštanja u produkciju nadmašilo sva očekivanja. Upravo zato rezultati koji su uslijedili predstavljaju jedan od najkonkretnijih pokazatelja uspješne digitalizacije uredskog poslovanja. U razdoblju kraćem od godinu dana, putem FINA masovnog potpisa u SPI-ju ovjereno je ukupno 83.754 dokumenata, čime je nadmašen ukupan broj potpisa koji su ranije bili izvršeni klasičnim putem. Riječ je o potpuno novom rješenju koje je spojilo Fininu pouzdanu potpisnu infrastrukturu s realnim potrebama korisnika lokalne i regionalne samouprave, posebno onih koji svakodnevno sudjeluju u masovnim upravnim postupcima.

 

Masovni potpis kao odgovor na stvarne potrebe korisnika

Masovni potpis u SPI uredskom poslovanju razvijen je s jasnim ciljem – ukloniti uska grla u procesima potpisivanja velikog broja akata. U situacijama gdje jedan postupak rezultira stotinama ili tisućama rješenja, pojedinačno elektroničko potpisivanje postaje operativno neodrživo. FINA masovni potpis omogućio je da se veliki broj dokumenata ovjeri jednim unosom PIN-a, uz zadržavanje pune pravne valjanosti kvalificiranog elektroničkog potpisa. Upravo ta kombinacija pravne sigurnosti i operativne učinkovitosti dovela je do brzog prihvaćanja rješenja u praksi, što potvrđuju i brojke korištenja.

 

Potpis u oblaku – nova tehnologija potpisa u SPI sustavu

Ključni tehnološki iskorak ostvaren je uvođenjem FINA potpisa u oblaku, nove generacije potpisivanja koja ne zahtijeva fizičke certifikate na USB sticku ili kartici. Potpisivanje se provodi putem mobilnog uređaja, čime se proces dodatno pojednostavljuje i ubrzava. FINA potpis u oblaku u SPI-ju donosi znatno širi skup funkcionalnosti. Omogućeno je kako pojedinačno, tako i masovno potpisivanje dokumenata, precizno pozicioniranje vizualnog potpisa, prilagodba izgleda dokumenta uklanjanjem OIB-a s vizuala te dodavanje službenog grba. Time je potpisivanje u potpunosti prilagođeno potrebama javnopravnih tijela.

 

Libusoft Cicom FINA MASOVNI POTPIS Više od 83.000 dokumenata potpisano u prvoj godini korištenja

 

Potpis na dlanu kao prirodan nastavak digitalnog razvoja

Cjelokupno rješenje dodatno je unaprijeđeno integracijom Potpisa na dlanu, koji omogućuje potpisivanje izravno na mobilnom uređaju. Ova funkcionalnost posebno dolazi do izražaja u radu čelnika i odgovornih osoba koje više nisu vezane uz radno mjesto ili fizičku opremu za potpisivanje, već mogu donositi odluke brzo i sigurno, neovisno o lokaciji.

 

Analitika korištenja koja potvrđuje povjerenje u rješenje

Analitički podaci korištenja jasno pokazuju da masovni potpis nije ostao na razini tehničke mogućnosti, već je postao svakodnevni alat u radu brojnih jedinica lokalne samouprave. Ukupno 83 754 masovna potpisa u manje od godinu dana govore sami za sebe. Posebno se istaknuo Grad Bjelovar s više od 27 000 potpisanih dokumenata, dok su među općinama najaktivniji korisnici općina Sveti Filip i Jakov te Jasenice s oko 5000 potpisa. Ovi podaci potvrđuju da rješenje jednako dobro funkcionira u gradovima i manjim općinama.

 

Povjerenje, učinkovitost i kontinuirani razvoj

Uspjeh FINA masovnog potpisa u SPI sustavu temelji se na povjerenju u Fininu infrastrukturu, visokoj razini učinkovitosti te kontinuiranom razvoju rješenja u skladu s potrebama korisnika. U manje od godinu dana, novo uvedena tehnologija nadmašila je rezultate klasičnog potpisivanja i postavila nove standarde u digitalnom uredskom poslovanju. FINA potpis u oblaku i masovni potpis u SPI-ju danas nisu samo tehnološka novost, već dokazano rješenje koje omogućuje brži, sigurniji i moderniji način rada javne uprave.

KVALIFICIRANI ELEKTRONIČKI POTPIS U PRAKSI: Sigurnost, sljedivost i učinkovitost 

Digitalizacija javne uprave ne završava uvođenjem elektroničke komunikacije – njezin stvarni učinak vidi se tek kada su svi koraci postupka pravno ispravni, sljedivi i standardizirani. U tom kontekstu, digitalni potpis i pečat postaju ključni elementi koji ne služe samo ovjeri dokumenta, već osiguravaju formalnu ispravnost cijelog postupka. 

Nakon što smo u prethodnom članku objasnili što je kvalificirani elektronički potpis i zašto ima jednaku pravnu snagu kao vlastoručni, u ovom tekstu fokus stavljamo na njegovu ulogu u informacijskim sustavima uredskog poslovanja, odabir certifikata te potrebu za masovnim potpisivanjem u praksi javne uprave. 

 

Informacijski sustav uredskog poslovanja kao „pravni pomoćnik“ 

Prema Uredbi o uredskom poslovanju, informacijski sustav uredskog poslovanja nadilazi puku evidenciju pismena. Njegova je svrha automatizirano i standardizirano vođenje dokumenata, izrada propisanih izvještaja te usklađena komunikacija s drugim državnim informacijskim sustavima, uključujući sustav za nadzor primjene Zakona o općem upravnom postupku (ZUPIT). 

Drugim riječima, sustav uredskog poslovanja postaje svojevrsni pravni pomoćnik službenicima – vodi ih kroz postupak i osigurava da su svi propisani koraci ispunjeni. Proces izrade akta započinje odabirom vrste postupka i dodjelom odgovarajućih brojčanih oznaka (klasa, urudžbeni broj, jedinstvena oznaka pismena). Te se radnje automatski evidentiraju sukladno važećim propisima i pravilnicima o upravljanju dokumentarnim gradivom, čime se osigurava potpuna sljedivost i formalna ispravnost dokumentacije. 

 

Potpis kao završna potvrda ispravnog postupanja 

Potpisivanje akta predstavlja završni korak u procesu njegove izrade. Kada službenik potpisuje akt unutar informacijskog sustava uredskog poslovanja ili ga putem sustava upućuje nadređenoj osobi na potpis – time se implicitno potvrđuje da je postupak proveden u skladu s propisima. Digitalni potpis u tom smislu nije samo tehnička radnja, već dokaz da je postupak vođen pravilno, uz poštivanje Uredbe o uredskom poslovanju i drugih relevantnih propisa o službenim evidencijama. Upravo zato digitalni potpis i pečat imaju ključnu ulogu u osiguravanju pravne sigurnosti javnopravnih tijela. 

 

KVALIFICIRANI ELEKTRONIČKI POTPIS U PRAKSI Sigurnost, sljedivost i učinkovitost-

 

Koji certifikat odabrati? 

U praksi javne uprave danas se koriste dvije osnovne vrste certifikata za kvalificirani elektronički potpis, a razlika među njima ne leži u pravnom učinku, već u načinu korištenja i operativnoj prilagodbi potrebama potpisnika. 

 

Certifikati pohranjeni na kriptografskim uređajima (QSCD) 

Certifikati pohranjeni na kriptografskim uređajima (QSCD) omogućuju izradu kvalificiranog elektroničkog potpisa koji je u potpunosti izjednačen s vlastoručnim potpisom. Certifikat se nalazi na fizičkom uređaju, poput USB tokena ili pametne kartice, zbog čega je za njegovo korištenje potreban čitač kartica ili USB priključak, kao i instalacija dodatnog softvera na svakom računalu s kojeg se potpisuje. Preuzimanje takvog uređaja u pravilu se obavlja osobno, a samo potpisivanje vezano je isključivo uz rad na računalu. Zbog navedenih karakteristika, ova vrsta certifikata najčešće se koristi u situacijama kada je riječ o pojedinačnom potpisivanju dokumenata. 

 

Certifikati za udaljeno potpisivanje, odnosno potpisivanje „u oblaku“ 

S druge strane, certifikati za udaljeno potpisivanje, odnosno potpisivanje „u oblaku“, također omogućuju izradu kvalificiranog elektroničkog potpisa s punom pravnom snagom. Razlika je u tome što se certifikat fizički ne nalazi kod potpisnika, već je pohranjen u sigurnom okruženju izdavatelja certifikata, poput Fine ili AKD-a. Autentifikacija se provodi putem mobilne aplikacije, pri čemu mobilni uređaj u potpunosti zamjenjuje klasični kriptografski uređaj. Preuzimanje certifikata moguće je online, bez potrebe za dolaskom u poslovnicu, a potpisivanje se može obavljati s različitih uređaja – računala, mobitela ili tableta. Osim za pojedinačno potpisivanje, ovakvi certifikati osobito su pogodni i za masovno potpisivanje većeg broja dokumenata. 

Neovisno o vrsti certifikata, pravni učinak kvalificiranog elektroničkog potpisa ostaje jednak. Razlike se očituju prvenstveno u razini fleksibilnosti, jednostavnosti korištenja i prilagođenosti stvarnim operativnim potrebama javnopravnih tijela i njihovih službenika. 

 

Zašto je masovno potpisivanje nužnost, a ne luksuz? 

Kvalificirani elektronički potpis i pečat donose brojne prednosti: sigurnost, pravnu valjanost na razini Europske unije i standardizaciju postupanja javnopravnih tijela. Ipak, u praksi se često susrećemo s otporom prema njihovoj primjeni, osobito kod velikog broja dokumenata. 

U jednostavnim postupcima, gdje jedan zahtjev rezultira jednim aktom, vrijeme potrebno za elektroničko potpisivanje ne predstavlja značajan izazov. No u masovnim postupcima – poput izdavanja rješenja za komunalnu naknadu ili porez na nekretnine – pojedinačno potpisivanje može postati ozbiljno operativno opterećenje. 

Upravo zato mogućnost da se jednim unosom PIN-a potpiše jedan, deset ili deset tisuća dokumenata nije pitanje komfora, već realna potreba. Rješenja za potpisivanje u oblaku u tom kontekstu imaju izniman pravni, tehnološki i operativni značaj te predstavljaju ključni korak u učinkovitoj digitalizaciji javne uprave. 

 

Kvalificirani elektronički potpis u praksi: Potpis na dlanu 

Potpisivanje se provodi putem mobilne aplikacije, uz pouzdanu autentifikaciju korisnika i potpunu usklađenost s eIDAS regulativom. Time se kvalificirani elektronički potpis približava korisniku i uklanja potreba za dodatnim uređajima, složenim instalacijama ili fizičkom prisutnošću na određenoj lokaciji. 

Svaki potpis evidentira se automatski unutar sustava, čime se osigurava cjelovitost i vjerodostojnost dokumenta tijekom cijelog njegovog životnog ciklusa. Dokumenti ostaju nepromjenjivi nakon potpisivanja, a svi koraci potpisnog procesa transparentni su i sljedivi, uz sigurnu pohranu i arhiviranje unutar SPI sustava. Takav pristup omogućuje javnopravnim tijelima da zadrže punu pravnu sigurnost, a istodobno značajno ubrzaju administrativne postupke. Uklanjanjem potrebe za fizičkim potpisivanjem i ručnom dostavom dokumenata, digitalno potpisivanje postaje prirodan dio učinkovitog i modernog poslovanja. 

Kvalificirani elektronički potpis, kada je implementiran kroz rješenje poput Potpisa na dlanu, prestaje biti apstraktan pravni pojam i postaje konkretan alat koji podržava transparentno, odgovorno i zakonski usklađeno digitalno upravljanje. Za više informacija o rješenju Potpis na dlanu obratite nam se na: marketing@spi.hr

SPONZOR DOGAĐAJA: Podržali smo 7. Kongres hrvatskih arhivista u Puli

U Puli je u hotelu Park Plaza Histria svečano započeo 7. Kongres hrvatskih arhivista, stručni skup koji se ove godine održava pod geslom „Arhivi u digitalnome društvu” i traje do 24. listopada. Kao tvrtka koja već godinama aktivno doprinosi razvoju digitalnih rješenja za javni i poslovni sektor, Libusoft Cicom s ponosom je među sponzorima ovog važnog događaja.

Digitalizacija kao put prema očuvanju povijesti

Svečano otvaranje kongresa obilježio je govor Petera Galbraitha, bivšeg veleposlanika Sjedinjenih Američkih Država u Hrvatskoj, koji je istaknuo važnost očuvanja i dostupnosti povijesnih dokumenata. Galbraith je podsjetio kako je američko veleposlanstvo hrvatskim arhivima ustupilo više od 6 000 digitaliziranih fotografija, zapisnike mirovnih pregovora i druge dokumente koji, kako je rekao, mogu pomoći u pisanju objektivne povijesti za buduće generacije.

Predsjednica Hrvatskog arhivističkog društva Silvija Babić naglasila je važnost okupljanja arhivista i stručnjaka iz različitih zemalja te istaknula kako arhivi danas preuzimaju nove uloge u digitalnom društvu.

Libusoft Ciciom - 7. Kongres hrvatskih arhivista u Puli -

 

Umjetna inteligencija u arhivskoj struci

Tijekom narednih dana kongres donosi niz zanimljivih predavanja i rasprava o suvremenim izazovima arhivske profesije. Posebnu pozornost privlači tematski blok posvećen primjeni umjetne inteligencije u arhivskoj struci, gdje će biti predstavljeni primjeri uvođenja AI tehnologija u obradu i pretraživanje arhivskog gradiva te mogućnosti automatske ekstrakcije metapodataka iz slikovnih dokumenata.

Uz to, sudionici će se baviti i temom zaštite gradiva u novim okolnostima digitalnog poslovanja. Raspravljat će se o ulozi specijalnih knjižnica industrijskih subjekata, izazovima rada u Nacionalnom arhivskom informacijskom sustavu te o kibernetičkoj sigurnosti arhivske građe u digitalnom okruženju.

Digitalna transformacija i rješenja Libusoft Cicoma

Tema ovogodišnjeg kongresa digitalna transformacija arhivistike posebno je bliska našem poslovanju. U Libusoft Cicomu svakodnevno razvijamo i unapređujemo rješenja za uredsko poslovanje koja omogućuju sigurno i učinkovito upravljanje dokumentima kroz FINA kvalificirani potpis i integraciju s poštom.

Iako se u praksi često usredotočujemo na ugovore, račune i proračune, svaki od tih dokumenata ima i svoju povijesnu i trajnu vrijednost. Upravo zato vjerujemo da kvalitetna obrada, pohrana i čuvanje dokumentacije počinju već u trenutku njezina nastanka, osobito danas, kada sve veći dio poslovanja prelazi u digitalni oblik. S ponosom podržavamo struku koja čuva pisano nasljeđe i oblikuje temelje za digitalnu budućnost.

Više o samoj konferenciji možete pročitati klikom na stranice Hrvatskog arhivističkog društva.

MASOVNI POTPIS: Brža, jednostavnija i ekološki prihvatljivija administracija

Masovni potpis u SPI Uredskom poslovanju omogućuje jedinicama lokalne i regionalne samouprave, kao i proračunskim korisnicima, da značajno ubrzaju i pojednostave administrativne procese. Ova funkcionalnost uvodi potpuno digitalno potpisivanje izlazne dokumentacije kvalificiranim FINA ePotpisom, čime se smanjuje potreba za ispisom i fizičkim arhiviranjem dokumenata.

 

Digitalno potpisivanje bez papira

Korisnici sada mogu pregledavati dokumente u Potpisnoj mapi, jednostavno organizirati vizual potpisa koristeći drag & drop metodu te potpisivati dokumente pojedinačno ili masovno, prema trenutnim potrebama. Osim toga, omogućeno je lako supotpisivanje i prilagodba izgleda vizualnog potpisa, čime se svaki dokument može precizno označiti i potvrditi. Ova funkcionalnost ne samo da značajno štedi vrijeme i ubrzava administrativne procese, nego i smanjuje rizik od pogrešaka, povećava ukupnu efikasnost u radu te doprinosi očuvanju okoliša smanjenjem potrebe za ispisom i fizičkim arhiviranjem dokumenata.

 

Korisnička iskustva: posao koji je trajao danima sada traje pola sata

Među novim korisnicima, sedam ih je već aktivno koristilo masovni potpis, dok je 21 korisnik trenutno u fazi implementacije. Ističe se primjer Općine Lipovljani, koja navodi da je uvođenjem masovnog potpisa vrijeme potrebno za obradu i ovjeru dokumentacije smanjeno s nekoliko dana na svega pola sata. Ovo iskustvo jasno pokazuje kako masovni potpis značajno povećava administrativnu učinkovitost i ubrzava tijek rada.

 

Libusoft Cicom - MASOVNI POTPIS

 

Predvodnici u masovnom potpisivanju

Sve više jedinica lokalne samouprave prepoznaje prednosti masovnog potpisa i prelazi na potpuno digitalizirano poslovanje. Među nekima od njih nalaze se općine Pakoštane, Janjina, Podbablje, Podstrana, Fužine i Kršan te gradovi Otočac, Kastav i Vodice. Njihova iskustva pokazuju kako digitalno potpisivanje olakšava svakodnevni rad, ubrzava procese i donosi veću kontrolu nad dokumentacijom.

 

Digitalizacija koja štedi vrijeme i resurse

Masovni potpis u SPI Uredskom poslovanju predstavlja ključni iskorak prema modernom, učinkovitom i sigurnom upravljanju dokumentima. Ova funkcionalnost značajno ubrzava administrativne procese i smanjuje potrebu za papirologijom. Pozivamo vas da razmotrite uvođenje masovnog potpisa kao važan korak prema suvremenom i transparentnom upravljanju dokumentacijom. Za dodatne informacije slobodno nas kontaktirajte na marketing@spi.hr.

MASOVNI POTPIS: Gotovo 30 novih jedinica lokalne samouprave uvelo masovni potpis za brže poslovanje

Uvođenjem funkcionalnosti masovnog potpisivanja u SPI Uredskom poslovanju, korisnicima je omogućeno digitalno potpisivanje velikog broja dokumenata odjednom, čime se značajno ubrzava administrativni proces i smanjuje potreba za fizičkim arhiviranjem.

 

Ključne značajke masovnog potpisa

 

  • Pregled dokumenata u potpisnoj mapi: omogućuje korisnicima da pregledaju sve dokumente koji čekaju potpis u jednom sučelju.
  • Drag & drop smještaj potpisa: jednostavno povucite i ispustite vizual potpisa na željeno mjesto na dokumentu.
  • Masovno potpisivanje: potpisivanje nekoliko tisuća dokumenata odjednom, što značajno štedi vrijeme.
  • Uređivanje vizuala potpisa: mogućnost prilagodbe izgleda potpisa prema potrebama korisnika.
  • Supotpisivanje: omogućuje više osoba da potpišu isti dokument, čime se olakšava suradnja u organizaciji.

 

FINA masovni potpis

 

Implementacija i iskustva korisnika

 

Od novih korisnika, 7 ih je već aktivno koristilo masovni potpis, a 21 korisnik je u fazi implementacije. Jedan od prvih korisnika koji su iskusili sve njegove prednosti je Općina Lipovljani, gdje su administrativni procesi značajno ubrzani i pojednostavljeni.

Prema njihovom iskustvu, digitalizacija potpisa potpuno je promijenila svakodnevni rad:

 

 

“Posao koji bi trajao danima sada završavamo u pola sata.”

 

 

Primjena masovnog potpisa u Lipovljanima pokazala se kao ključan korak prema učinkovitijem poslovanju – smanjeno je ručno potpisivanje i arhiviranje dokumenata, ubrzano donošenje odluka i postignuta veća transparentnost rada. Ovakva iskustva potvrđuju da prelazak na digitalni potpis ne samo da štedi vrijeme, nego i podiže ukupnu administrativnu učinkovitost.

 

 

Brže, jednostavnije i bez papira

 

Masovni potpis u SPI Uredskom poslovanju predstavlja značajan korak prema digitalizaciji i efikasnijem poslovanju. Ova funkcionalnost ne samo da štedi vrijeme, već i smanjuje potrebu za fizičkim arhiviranjem, čime se doprinosi očuvanju okoliša. Ako još niste aktivirali masovni potpis, javite nam se na marketing@spi.hr, iskoristite sve prednosti digitalnog poslovanja i unaprijedite svakodnevni rad svog ureda.

SPI UREDSKO POSLOVANJE: Zašto je više od 500 korisnika izabralo baš naše rješenje

Nakon niza godina ulaganja naših stručnjaka s ponosom možemo reći kako danas u SPI Uredskom poslovanju posluje više od 500 korisnika diljem zemlje, a koji odnedavno imaju i najmoderniju mogućnost poslovanja uz potpisivanje više tisuća dokumenata odjednom kvalificiranim potpisom u FINA oblaku te dostavu dokumenata putem ePošte. Upravo ovo posljednje nedavno je realizirao naš korisnik Grad Bjelovar zatvorivši time puni krug digitalizacije poslovanja.

SPI Uredsko poslovanje prati Uredbu o uredskom poslovanju te omogućava upravljanje dokumentima u skladu sa zakonskim odredbama, kontrolu nad kolanjem dokumenata te značajno unaprjeđuje komunikaciju i brzinu rješavanja predmeta.

Najnovije funkcionalnosti

Naši stručnjaci iz dana u dan, uz zakonske odredbe, prate i potrebe svih naših korisnika slijedom čega smo uveli i niz funkcionalnosti koje osiguravaju kvalitetniji rad. Riječ je o:

  • tehnologiji aplikacije na webu koja značajno ubrzava rad i olakšava prijave te rad s datotekama na računalu
  • višestrukom unosu datoteka s drag n drop funkcijom i kategorizacijom datoteka na pismena, priloge i interne akte
  • dohvatu podataka iz OIB registra
  • izravnom upisu ugovara u registar ugovora
  • izravnom upis fizičkih računa u Salda konti
  • potpisivanju kvalifikacijskim potpisom i do 15.000 dokumenata pomoću Fina oblaka
  • spoju na e-Poštu koji omogućava digitalnu dostavu i praćenje dokumenta
  • novom jedinstvenom ekranu zaprimljenih pošiljki koji omogućava lakši rad s dokumentima (jedno mjesto za sve komunikacijske kanale, mogućnost rasporeda neurudžbiranih dokumenata, preglednija i lakša ovjera…)

Podrška korisnicima

Zs sve korisnike Uredskog poslovanja osiguravamo i podršku u radu. Na raspolaganju su im naše kolege iz korisničke podrške spremne saslušati sve o izazovima te iznaći potrebna rješenja.

Provodimo i edukacije vezane uz zakonske novosti, ali i vezano uz rad u našem sustavu. Istovremeno, svim korisnicima koji se žele sami educirati i doznati više osigurali smo i zasebnu web stranicu na zatvorenom dijelu weba www.spi.hr – Kutak za uredsko. Ondje mogu pronaći sve potrebne dokumente, pisane i video upute za rad, ali i rubriku u kojoj odgovaramo na pitanja koja nam najčešće postavljaju. 

Zahvaljuemo se svima koji su nam dosad ukazali povjerenje.