Dugogodišnji korisnik SPI aplikacija Grad Virovitica prepoznao je prednosti vođenja digitalnog uredskog poslovanja na način da ga koristi cijela gradska uprava.
Nakon priprema u kojima su sudjelovali djelatnici Grada i LIBUSOFT CICOMA, održana je obuka za 47 djelatnika gradske uprave koji su uspješno savladali rad u aplikaciji Uredsko poslovanje.
Poslovni proces kolanja digitalne dokumentacije u Gradu:
- Pisarnica urudžbira i skenira ulaznu poštu.
- Urudžbiranu poštu pisarnica migrira (signira) na pročelnika U.O.
- Pročelnik, elektroničkim putem, preuzima predmete (poštu) koji su mu migrirani (signirani), što se automatski bilježi u digitalnoj internoj dostavnoj knjizi.
- Ako pročelnik odluči da bi predmet trebao riješiti neki od referenata iz njegovog odjela, elektroničkim putem migrira (signira) taj predmet referentu iz svog odjela, što se automatski bilježi u digitalnoj internoj dostavnoj knjizi.
- Referent, elektroničkim putem, preuzima predmete koji su mu signirani (migrirani), što se automatski bilježi u digitalnoj internoj dostavnoj knjizi.
- Sve vlastite akte u predmetima koji su im signirani referenti samostalno urudžbiraju kroz aplikaciju SPI Uredsko poslovanje, pri čemu se urudžbeni brojevi automatski formiraju prema unaprijed zadanim parametrima. Uz svaki urudžbeni broj referent pridružuje i digitalnu verziju dokumenta.
- Po završetku rada na predmetu referent mijenja status predmeta u „Spremno za arhiviranje“
- Arhivar upisuje podatke potrebne za arhiviranje predmeta i označava predmet statusom „Ad acta“.
Želimo im puno uspjeha u daljnjem radu sa aplikacijom SPI Uredsko poslovanje.