Dugogodišnji korisnik SPI aplikacija Grad Virovitica prepoznao je prednosti vođenja digitalnog uredskog poslovanja na način da ga koristi cijela gradska uprava.

Nakon priprema u kojima su sudjelovali djelatnici Grada i LIBUSOFT CICOMA, održana je obuka za 47 djelatnika gradske uprave koji su uspješno savladali rad u aplikaciji Uredsko poslovanje.

Poslovni proces kolanja digitalne dokumentacije u Gradu:

  • Pisarnica urudžbira i skenira ulaznu poštu.
  • Urudžbiranu poštu pisarnica migrira (signira) na pročelnika U.O.
  • Pročelnik, elektroničkim putem, preuzima predmete (poštu) koji su mu migrirani (signirani), što se automatski bilježi u digitalnoj internoj dostavnoj knjizi.
  • Ako pročelnik odluči da bi predmet trebao riješiti neki od referenata iz njegovog odjela, elektroničkim putem migrira (signira) taj predmet referentu iz svog odjela, što se automatski bilježi u digitalnoj internoj dostavnoj knjizi.
  • Referent, elektroničkim putem, preuzima predmete koji su mu signirani (migrirani), što se automatski bilježi u digitalnoj internoj dostavnoj knjizi.
  • Sve vlastite akte u predmetima koji su im signirani referenti samostalno urudžbiraju kroz aplikaciju SPI Uredsko poslovanje, pri čemu se urudžbeni brojevi automatski formiraju prema unaprijed zadanim parametrima. Uz svaki urudžbeni broj referent pridružuje i digitalnu verziju dokumenta.
  • Po završetku rada na predmetu referent mijenja status predmeta u „Spremno za arhiviranje“
  • Arhivar upisuje podatke potrebne za arhiviranje predmeta i označava predmet statusom „Ad acta“.

Želimo im puno uspjeha u daljnjem radu sa aplikacijom SPI Uredsko poslovanje.