Slikovito rečeno, ako promatramo poslovanje i strukturu većine javnopravnih tijela u usporedbi s bilo kojim živim organizmom, u tom smislu uredsko poslovanje predstavlja svojevrsni krvotok svakog takvog sustava. Preciznije rečeno, bez obzira je li riječ o jedinicama lokalne i područne samouprave ili ustanovama u području zdravstva, kulture i obrazovanja, uredsko poslovanje predstavlja skup pravila kojima se uređuje postupanje sa svim dokumentima i pismenima koja nastaju u radu navedenih tijela.
Međutim, iako se predmetni pojam prije svega povezuje s administrativnim i tehničkim radnjama u smislu izrade i otpreme niza upravnih i neupravnih akata, kao i primitka, otvaranja ili upisivanja različitih dokumenata i pismena, uredsko poslovanje je ipak potrebno promatrati u puno širem i suštinski značajnijem smislu. Stoga je potrebno naglasiti kako je pravilno provođenje takvih administrativnih radnji često od odlučnog značaja za zakonitost postupanja, a time posredno i svrhovitost postojanja niza radnih procesa u nadležnosti javnopravnih tijela, uredsko poslovanje opravdano dobiva sasvim drugi značaj i položaj. Praktičan primjer koji potvrđuje navedeno? O pravilno provedenoj i izvršenoj dostavi akata u upravnim ili poreznim postupcima često izravno ovisi uspjeh naplate brojnih javnih davanja, a propusti takve prirode mogu dovesti do teških i često nepopravljivih štetnih posljedica financijske naravi.
Nadalje, u duhu životnog i poslovnog usklađivanja s tehničkim mogućnostima vremena u kojem se nalazimo, digitalizacija u najširem smislu polako i sigurno prestaje biti daleka budućnost te kao takva čvrstim i stabilnim koracima dobiva obrise novog poslovnog standarda 21. stoljeća. Tako elektronički potpisi na digitalnim dokumentima zamjenjuju prave potpise na papiru, glomazni arhivi papirnatih dokumenata polako ustupaju mjesto digitalnom poslovanju u oblaku, a sve smo bliže trenutku kad će klasična korespondencija papirnatih dokumenata ustupiti mjesto dvosmjernoj digitalnoj komunikaciji između građana i javnopravnih tijela.
Dodajmo prethodno navedenome kako je u najavi donošenje nove Uredbe o uredskom poslovanju, koja, stupi li na snagu u bitno neizmijenjenom obliku od onog objavljenog na eSavjetovanju, uistinu predstavlja promjenu tektonske težine i naravi koja će se odraziti na apsolutno sva postupanja i poslovanje svih javnopravna tijela u Republici Hrvatskoj. Uvodi se pojam informacijski sustav uredskog poslovanja, a koji će sasvim opravdano postati središnje mjesto svakog rada i postupanja, od donošenja upravnih i poreznih akata od strane nadležnih službenika, preko njihove izrade i otpreme te evidentiranja obveza u analitičkim evidencijama, sve do pohrane istih u digitalnoj pismohrani javnopravnih tijela.
Jeste li spremni na budućnost?
