Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja (NN 132/21) (dalje u tekstu: Naputak) nadopunjuje Uredbu o uredskom poslovanju (NN 75/21) (dalje u tekstu: Uredba) te zamjenjuje Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (NN 38/88) koji je na bio na snazi pune 32 godine te je njegova izmjena bila jedan od ključnih preduvjeta za ujednačavanje evidencija i uspostavu mreže javnopravnih tijela.

Velika novost je da su Naputkom propisane i evidencije uredskog poslovanja koje više nisu propisane Uredbom.

Promjene koje Naputak donosi možemo podijeliti u četiri kategorije:

  1. Klasifikacijske oznake

Naputkom su definirane klasifikacijske oznake u dijelu glavnih grupa, grupa i podgrupa, dok klasifikaciju predmeta prema djelatnosti unutar podgrupe i prema obliku propisuje čelnik javnopravnog tijela. Sama struktura klasifikacijske oznake nije promijenjena, no promijenio se klasifikacijski okvir te su tijela obvezna uskladiti svoje opće akte s istim do 1. siječnja 2022. godine. Sukladno promjeni općeg akta potrebno je prilagoditi i klasifikacijske oznake u informacijskom sustavu uredskog poslovanja kako bi se osiguralo pravilno i usklađeno urudžbiranje i arhiviranje dokumenata.

  1. Popis brojčanih oznaka javnopravnih tijela

Popis brojčanih oznaka javnopravnih tijela puno je više od puke evidencije brojčanih oznaka, on je temelj za uspostavu jedinstvenog sustava evidencije i komunikacije javnopravnih tijela.

Popis sadrži minimalno sljedeće podatke o javnopravnom tijelu:

  1. brojčanu oznaku javnopravnog tijela
  2. vrstu javnopravnog tijela
  3. naziv
  4. OIB
  5. adresu
  6. adresu elektroničke pošte
  7. datum osnivanja
  8. datum ukidanja i poveznicu na pravnog sljednika ako ga ima
  9. mrežnu adresu za zaprimanje pismena od informacijskih sustava uredskog poslovanja drugih tijela.

Uz navedeno, Naputkom je propisan postupak i način dodjele brojčanih oznaka te način ažuriranja obveznih podataka.

  1. Evidencije uredskog poslovanja

Uredba definira evidencije uredskog poslovanja, kao službene evidencije u koje se evidentira zaprimljeno ili nastalo dokumentarno gradivo, i vode se u elektroničkom obliku kao dio informacijskog sustava uredskog poslovanja.

Jedna od većih novosti koju je donijela Uredba o uredskom poslovanju i s njom vezan Naputak je vođenje svih evidencija uredskog poslovanja kroz informacijski sustav te ručne knjige postaju stvar prošlosti.

Naputkom je propisano da se u informacijskom sustavu elektroničkog uredskog poslovanja vode evidencije predmeta upravnog postupka prvog stupnja, evidencija predmeta upravnog postupka drugog stupnja te evidencija predmeta neupravnog postupka s cijelim nizom obveznih podataka čije je popunjavanje nužno kako bi se ispunila obveza propisana člankom 167. st.1. Zakona o općem upravnom postupku (47/09, 110/21). Navedena odredba nalaže da javnopravna tijela podatke o rješavanju upravnih stvari te o provedenim postupcima zaštite od postupanja javnopravnih tijela i postupanja pružatelja javnih usluga dostavljaju putem jedinstvenog informacijskog sustava za nadzor nad provedbom zakona.

Naputkom je u ovom dijelu također propisano na koji način se u informacijskom sustavu evidentiraju pošiljke označene stupnjem tajnosti te pošiljke u vezi s natječajima za zapošljavanje, postupcima javne nabave i drugim posebno uređenim postupcima, odnosno kako u informacijskom sustavu voditi knjigu primljene pošte.

Javnopravna tijela dužna su uspostaviti evidencije uredskog poslovanja u skladu s odredbama Naputka do 1. siječnja 2023.

  1. Podaci o pismenu te sadržaj omota spisa

Koliko god je Uredbom i Naputkom stavljen veliki naglasak na  digitalizaciju postupka ne možemo zanemariti činjenicu da će se u određenoj mjeri postupci i dalje voditi u fizičkom obliku. Slijedom navedenog, Naputkom je propisano što se ispisuje na pismeno zaprimljeno u fizičkom obliku te na omotu spisa. Valja naglasiti da je na pismenu zaprimljenom u fizičkom obliku obvezno ispisati i jedinstvenu oznaku pismena u obliku linearnog ili 2D bar koda, što informacijski sustav uredskog poslovanja čini neizostavnim dijelom zakonitog postupanja sa spisima.

 

Ovaj članak je za Vas priredio Vedran Padovan, spec. admin. publ., specijalist korisničke podrške, LIBUSOFT CICOM d.o.o.

 

Za više detalja PRIJAVITE SE na besplatan webinar koji ćemo održati 15. prosinca 2021. godine: Novosti koje donosi Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja.

LC WEBinar je namijenjen svim LC korisnicima koji koriste SPI aplikaciju Uredsko poslovanje 223, no pozivamo sve zainteresirane da se uključe!