Kako bi unaprijedio svoje dosadašnje uredsko poslovanje Grad Zaprešić je u suradnji sa LC-om krenuo u projekt uvođenja digitalnog SPI/Uredskog poslovanja.
Projekt uvođenja digitalnog uredskog poslovanja su vodile Suzana Alar Šekelja iz Grada Zaprešića koja je imenovana koordinatoricom i Irena Levanić konzultantica za uredsko poslovanje naše tvrtke.
Projekt se odvijao u tri faze:
- Priprema (dogovor oko terminskog plana, utvrđivanje poslovnog procesa digitalnog kolanja predmeta i dokumenata, unos odluke o brojčanim oznakama i regulacija prava pristupa aplikaciji);
- Edukacija djelatnika gradske uprave koja je održana u LC edukativnom centru na kojem su djelatnici Grada Zaprešića stekli potrebna znanja za samostalnim radom u aplikaciji SPI/Uredsko poslovanje;
- Produkcija digitalnog uredskog poslovanja pod nadzorom LC konzultanata.
Nakon produkcije digitalnog uredskog poslovanja, Tajnica Grada Danica Jaman i konzultantica Irena Levanić prezentirali su gradonačelniku sustav digitalnog uredskog poslovanja i prednosti koje je Grad Zaprešić dobio uvođenjem takvog sustava.
Plan je Grada Zaprešića u 2015. godini krenuti i sa Sustavom informiranja građana putem kojeg će građani moći preko weba pratiti rješavanje predmeta.
Digitalno uredsko poslovanje u Gradu Zaprešiću funkcionira na slijedeći način:Pisarnica urudžbira ulazni dokument i skenira ga;
Zaduži se pročelnik upravnog odjela kojem na mail stigne obavijest o novom dokumentu;
Pročelnik elektronički preuzme dokument, pregleda ga i proslijedi ga referentu na rješavanje;
Referent nakon elektroničkog preuzimanja dokumenta nastavlja raditi na predmetu na način da samostalno u sustavu urudžbira izlazni dokument i pridružuje digitalnu datoteku u sustav;
Nakon što je završen rad na predmetu, referent digitalni predmet označava spremnim za arhiviranje i djelatnici pisarnice provode njegovo arhiviranje.
