Na što se odnosi i kako tumačiti Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi donosimo u Izvatku iz Okružnice o sastavljanju i predaji financijskih izvještaja proračuna, proračunskih i izvanproračunskih korisnika državnog proračuna te proračunskih i izvanproračunskih korisnika proračuna JLP(R)S za razdoblje od 1. siječnja do 30. lipnja 2019. objavljene od strane Ministarstva financija 28. lipnja ove godine.
VI. e-Račun u javnoj nabavi
Temeljem Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (Narodne novine, broj 94/18) dana 1. srpnja 2019. na snagu stupa obveza izdavanja elektroničkih računa u postupcima javne nabave. Već od 1. prosinca 2018. naručitelji su bili obvezni primati elektronički račun ukoliko im dobavljač isti pošalje umjesto papirnatog računa. Elektronički račun (e-Račun) predstavlja račun izdan, prenijet i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu koji sadrži sve propisane obvezne stavke računa te je usklađen sa zakonskom regulativom i propisanim europskim standardima koji ga ureduju. U smislu ovoga Zakona račun zaprimljen putem elektroničke pošte u PDF formatu ne smatra se elektroničkom ispravom.
Obveznici primjene e-Računa su svi obveznici primjene Zakona o javnoj nabavi, odnosno javni i sektorski naručitelji definirani zakonom kojim se ureduje javna nabava, gospodarski subjekti koji izvršavaju ugovor o javnoj nabavi ili su isporučitelji u jednostavnim nabavama (dobavljači naručitelj a u sustavu javne nabave) te informacijski posrednici koji pružaju usluge razmjene elektroničkih računa i pratećih isprava u postupcima javne nabave.
Područje primjene e-Računa odnosi se na cjelokupnu javnu nabavu, što, osim nabave velikih vrijednost i, podrazumijeva i postupke jednostavne nabave roba i usluga te provedenih projektnih natječaja procijenjene vrijednosti manje od 200.000,00 kuna te radova procijenjene vrijednosti manje od 500.000,00 kuna. Obveza primjene e-Računa odnosi se i na postupke izdavanja narudžbenice gospodarskom subjektu ako narudžbenica ima sva bitna obilježja ugovora ili kad se plaćanje vrsi temeljem ponude, dakle i na nabave male vrijednosti. Tako će primjerice za usluge cateringa za Ministarstvo XY u iznosu od 3.000 kn naručene putem narudžbenice, pružatelj usluge biti obvezan izdati e-Račun.
Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi ne primjenjuje se na:
- račune izdane po izvršenju ugovora o javnoj nabavi koji spadaju u područje primjene zakona kojim se ureduje javna nabava, ako su nabava i izvršenje ugovora proglašeni tajnima ili moraju uključivati posebne sigurnosne mjere u skladu sa zakonima i drugim propisima koji su na snazi u državi članici te pod uvjetom da je država članica Europske unije utvrdila da ključni interesi ne mogu biti zajamčeni manje drastičnim mjerama;
- gotovinska plaćanja kao što su plaćanja službenom karticom za primjerice cestarinu, gorivo, taxi, ručak i slično, jer pripadaju području uređenom Zakonom o fiskalizaciji u prometu gotovinom (Narodne novine, broj 133 /12, 115/16, 1 06/18);
- fakturiranje zakupa poslovnih prostora i najma pravnim osobama; fakturiranje komunalne naknade pravnim/fizičkim osobama;
- fakturiranje komunalnih usluga pravnim/fizičkim osobama (odvoz smeća, opskrba vodom… );
- fakturiranje stambene pričuve za gradske stanove od strane zgrade, a posredstvom upravitelja;
- fakturiranje školarina fizičkim/pravnim osobama (osim ako je pravna osoba javni odnosno sektorski naručitelj);
- prodaja zemljišta pravnim i fizičkim osobama (jer se radi o kupoprodaji u kojoj kupac nije javni/sektorski naručitelj);
- prefakturiranje režijskih troškova (struja, voda) između dva proračunska korisnika; naknada 10% za uređenje voda;
- prefakturiranje materijalnih troškova prema javnom /sektorskom naručitelju…
Proces izdavanja i zaprimanja elektroničkih računa odvija se putem informacijskih posrednika. Sukladno Zakonu o elektroničkom izdavanju račun a u javnoj nabavi, javni naručitelji obvezni su usluge informacijskog posredništva zaprimanja i s lan ja elektroničkih računa povjeriti FINA-i kojoj je dodijeljena uloga informacijskog posrednika za državu. Ukoliko je obveznik javne nabave javni naručitelj koji je izuzet iz obveze korištenja FINA-e kao svog informacijskog posrednika ili sektorski naručitelj, za razmjenu e-Računa može odabrati FINA-u ili nekog drugog informacijskog posrednika registriranog na području Republike Hrvatske ili druge države članice Europske unije. Sukladno Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi javni naručitelji koji su izuzeti iz obveze korištenja FINA-e kao svog informacijskog posrednika smatraju se jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i tijela javnog prava koja u iznosu većem od 50% financira jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili su podložna upravljačkom nadzoru od strane jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili je vise od polovine članova njihovih upravnih, upravljačkih ili nadzornih tijela imenovala jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave.
Svi elektronički računi naslovljeni na javne naručitelje, neovisno o tome je li financijski posrednik naručitelja FINA ili neki drugi posrednik, moraju biti razmijenjen i kroz centralnu platformu za razmjenu elektroničkih računa kod FINA-e, odnosno kroz FINA-in servis e-Račun za državu. Jedan od preduvjeta korištenja servisa e-Račun za državu, odnosno same razmjene elektroničkih računa, je posjedovanje digitalnih certifikata. Digitalni certifikati koriste se za uspostavu sigurne veze prema centralnoj platformi i elektroničko potpisivanje poruka u komunikaciji korisnika servisa e-Račun za državu. Digitalni certifikati, koji doka zuju primateljima elektroničkog računa da je elektronički račun koji su zaprimi li autentičan, mogu se nabaviti od FINA-e ili nekog drugog povjerljivog izdavatelja certifikata. Razdjeli državnog proračuna, njihovi proračunski korisnici, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te njihovi proračunski korisnici već posjeduju certifikate FINA-e za COP, RegZap, ePoreznu, za što FINA-i plaćaju naknadu u ovisnosti o definiranom modelu ugovora. Korištenje navedenih certifikata računovodstveno se evidentira na osnovnom računu 32999 Ostali nespomenuti rashodi poslovanja.
Stoga, naručitelji koji koriste FINA-ine servise za zaprimanje, prihvat ili odbijanje te slanje elektroničkih računa, nisu obavezni kupovati novi digitalni certifikat s obzirom da im vazi postojeći koji plaćaju u okviru e-paketa za druge FINA-ine i ostale javne elektroničke usluge, te pomoću njega pristupaju servisu e-Račun za državu.
Naručitelji koji su odabrali drugog informacijskog posrednika za razmjenu elektroničkih računa, također se moraju registrirati na servis e-Račun za državu sukladno Pravilniku o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi (Narodne novine, broj 32/19 ), a za razmjenu elektroničkih računa koriste tehničke preduvjete koje propisuje odabrani informacijski posrednik.
Pravilnikom o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručite (je u javnoj nabavi (Narodne novine, broj 32/19) utvrđene su vrsta i visina naknada koju FINA naplaćuje javnim naručiteljima za usluge informacijskog posredništva i korištenja centralne platforme. Visina naknade za uslugu korištenja centralne platforme od strane javnih naručitelja, odnosno organizacijske jedinice javnih naručitelja FINA-i se placa mjesečno u iznosu od 10,00 kuna.
Naknada za korištenje servisa e-Račun za državu računovodstveno se evidentira na osnovnom računu 32389 Ostale računalne usluge.
Javni naručitelji koji su zakonskim odredbama izuzeti od obveze povjeravanja usluga informacijskog posredništva zaprimanja i slanja elektroničkih računa povjeriti FINA-i, a za informacijskog posrednika su odabrali FI NA-u, uslugu korištenja centralne platforme također plaćaju mjesečno u iznosu od 10,00 kuna.
Visina naknade za obavljanje usluge informacijskog posredništva slanja elektroničkih računa i pratećih isprava za javne naručitelje određena je Pravilnikom prema broju poslanih elektroničkih računa javnog naručitelja.
Oni javni naručitelji koji su zakonskim odredbama izuzeti od obveze povjeravanja usluga informacijskog posredništva zaprimanja i slanja elektroničkih računa FINA-i, te su odabrali drugog informacijskog posrednika za obavljanje spomenutih usluga, plaćaju naknadu koju su s odabranim informacijskim posrednikom ugovorili, a koja se može razlikovati od visina naknada definiranih Pravilnikom o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi. I u tom slučaju naručitelji će naknadu posredniku za pružanje usluga informacijskog posredništva zaprimanja i slanja elektroničkih računa evidentirati na osnovnom računu 32389 Ostale računalne usluge.
Za gospodarske subjekte koji šalju mali broj računa (npr. OPG ili mali dobavljači) izrađena je portalska aplikacija putem koje se e-Računi kreiraju, potpisuju, šalju i zaprimaju pojedinačno. Jedini preduvjet za korištenje servisa e-Računa putem navedene portalske aplikacije je da gospodarski subjekt ima FINA-ine digitalne certifikate na FINA e-kartici ili CoBranding kartici/tokenu banke s kojom Fina ima ugovor o poslovnoj suradnji za uslugu e-Račun te pristup Internetu.
